Ide Pengarsipan Elektronik

“Apakah bapak sebagai arsiparis tidak menginginkan kemudahan dalam pengarsipan” sela Pranata Komputer saat diskusi persuratan elektronik. Masih terngiang kalimat itu smmpai detik ini. Semangat dan Kecakapan programer PNS yang turut mengembangkan aplikasi Nadine Kementerian ESDM. 

Pasalnya, aplikasi persuratan elektronik “nadine” akan di desain sebagai aplikasi utama dengan julukan “Ngantor”. Apa itu aplikasi utama? Yang aku tangkap adalah seluruh aplikasi perkantoran yang saat ini dipergunakan oleh Kementerian ESDM direncanakan terintegrasi dengan nadine.

Keunikan Tanda tangan Elektronik sebagai bentuk pengabsyahan dokumen elektronik menjadi dalih penguatan bahwa seluruh aplikasi perkantoran membutuhkan validasi tanda tangan, dan itu berada di nadine. 

Misalnya beberapa aplikasi pelayanan publik perizinan yang membutuhkan pengabsyahan berupa Tanda tangan elektronik, akan terhubung dengan aplikasi nadine. Tentu ini menjadi loncatan perkembangan kearsipan. Dimana kearsipan melalui persuratan elektronik menjadi basis dari seluruh aplikasi dengan konsep single sign on (SSO). 

Namun, apalah dikata, kebijakan SPBE yang telah mendikotomikan antara aplikasi umum dan aplikasi khusus yang mendirek pembagian kewenangan instansi pemerintahan. Misalnya untuk aplikasi umum seperti persuratan akan didorong ke aplikasi SRIKANDI. Sedangkan aplikasi khusus, dapat dikembangkan oleh tiap Kementerian sesuai urusan kepemerintahan. 

Sampai disini, nalarku harus membenarkan keduanya. Benar, gagasan dari seorang Pranata komputer Kementerian ESDM bernama mbak Risa, bahwa muara Birokrasi berada pada persuratan dinas. Namun tidak juga keliru, tatkala kebijakan nasional telah membagi antara aplikasi umum dan khusus dalam implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). 

Akhirnya, tantangan arsiparis di dalam pengarsipan secara elektronik, akan berada pada akses pada bermacam macam aplikasi perkantoran. Tatkala aplikasi persuratan menjadi induk dari seluruh aplikasi perkantoran, maka pengarsipan yang menjadi tugas arsiparis akan mudah terlaksana. 

Secara bisnis proses, aplikasi persuratan elektronik KESDM memiliki pengaturan pengguna atau user pada unsur pelaksana kearsipan. Praktis, ide mbak Risa itu akan membantu arsiparis dalam pengarsipan secara elektronik. 

Berbeda tatkala aplikasi perkantoran lain yang tidak terdapat akses pelaksana kearsipan di dalamnya, tentu akan banyak merepotkan kearsipan. Dokumentasi log pada tiap rekaman kegiatan perkantoran akan terkumpul pada aplikasi nadine (saat nadine menjadi aplikasi utama dari seluruh aplikasi yang ada). 

Akhirnya, nalarku terantuk pada suatu kesimpulan bahwa ide kreatif itu perlu pemaknaan yang luas, bukan sekedar kebijakan yang sudah ditetapkan. Tentu kebijakan memuat unsur distribusi kewenangan, atau secara pragmatis bisa di istilah kan “bagi bagi kue” 

Terlepas dari itu, pameo “ego sektoral” yang sering mencuat disaat urusan menasional, tentu menjadi pertimbangan kemunculan konsep distribusi kewenangan. Semoga berkenan