Fitur aplikasi naskah dinas elektronik KESDM, Jurnal Disposisi menjadi log book riwayat perjalanan surat dari pimpinan kepada bawahan. Secara fungsi,”Jurnal Disposisi” menginformasikan riwayat perjalanan naskah dinas. Jenjang organisasi dari atas kebawah telah menciptakan perjalanan disposisi surat.
“Dari atas ke bawah, sudah terekam, bagaimana alur naik nya? ” Chalange Pak Dirjen Migas di Jumat, 23 Oktober 2021. Sebagai pimpinan tertinggi di unit organisasiku, briefing yang diberikan kepada para sekretaris cukup bersejarah. Memoriku dalam sepuluh terakhir, di hari ini menyaksikan kembali arahan Dirjen ke petugas teknis administrasi persuratan.
History perjalanan dokumen kerja dari meja ke meja telah mampu terdeteksi dalam satuan tanggal dan jam. Pun catatan disposisi kepada alamat aksi. Apa itu alamat aksi?
Istilah alamat aksi menunjukkan akun/pengguna aplikasi persuratan elektronik. Alamat aksi terwakili kode jabatan secara berurut terdiri MEM, DJM, DMB, DMBP, DMBPH, dan nama staf.
Urutan tunggal seperti tersebut diatas, tak terlalu menyulitkan dalam monitoring jurnal disposisi menteri. Berbeda jika urutannya tersusun sejak MEM, DJM, SJN, DMB, DME. Dua kode pimpinan tinggi madya dan dua pimpinan tinggi pratama sebagai akun aplikasi persuratan yang merekam aliran naskah dinas. Rekapitulasi data surat pun bertambah komplek.
“Begitu panjang, menyulitkan dalam tracing history atau riwayat surat” tutur beliau. Filter riwayat mendasarkan akun/pengguna belum dilaksanakan programer aplikasi nadin.
Fitur Jurnal Disposisi hanya melekat pada akun sekretaris dan pejabat serta staf terkait. Fitur ini akan terisi data surat tatkala pengguna menyesaikan data surat. Dokumentasi riwayat pada fitur tersebut menjadi bahan contekan penyusunan data rekap disposisi menteri.
“Aku belum bisa bayangin, gambaran tindaklanjut disposisi menteri” Ujar Ganjar. Penugasan langsung kepadany selaku staf sekretariat pimpinan tinggi madya, menggugah nalar persuratan.
Sampai disini, masih banyak isian nomor referensi surat masuk dan keluar pada jendela input surat keluar belum terisi.Primary key berupa nomor reference menjadi jembatan penghubung antara perjalanan turun dan naik. Surat yang turun akan kembali naik untuk mendapatkan pengabsyahan dari pimpinan.
Riwayat disposisi surat dari Menteri dituangkan ke dalam format “selendang surat” Meski terbatas pada dua lembar pertama, namun cukup informatif. Apa itu selendang surat? Yakni formulir penyelesaian surat masuk yang disepakati sebagai sarana persuratan di KESDM. Data pada riwayat surat yang belum terfilter sesuai manajemen akun, mengaburkan fungsi selendang surat (form penyelesaian surat masuk).
Setelah dipelototi, nyatanya terdapat perpaduan selendang surat masuk dan keluar. Surat masuk diibaratkan turun, dan surat keluar sebagai tindak lanjut naik. Akhirnya, tulisan ini menjadi pendalamanku agar nantinya terjadi diskusi perbaikan aplikasi.
Nurul Muhamad