AUBKD e-Arsip Terintegrasi.

Masa pandemi, menjadi pendorong penerapan korespondensi elektronik pada tiap instansi pemerintahan. Adanya Perpres 95/2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang sebetulnya pembaharuan dari kemunculan inisiasi Elektronik Government di era tahun 2001 menjawab tantangan pembatasan sosial karena dampak Virus COVID 19. 

Kemudian semakin diterimanya korespondensi elektronik dikalangan aparatur sipil negara tidak lepas keberadaan Balai Sertifikat Elektronik (BSre) sebagai bagian dari instansi BSSN untuk menjalin kerja sama kepada seluruh kementerian dan lembaga negara. 

Tak ayal, berbarengan dengan penyesuaian sistem kerja ASN dalam pencegahan dan penyebaran virus COVID 19, korespondensi pun telah berubah wajah dan memasuki babak baru dengan pemanfaatan teknologi informasi atau berwujud elektronik. 

Kini, hampir bisa kita dengar implementasi naskah dinas elektronik untuk setiap Kementerian dan lembaga demi menjawab tantangan berkerja dari rumah atau WFH. Misalnya di instansi yang menaungi penulis sebagai jabatan arsiparis yaitu Kementerian ESDM, aplikasi yang diberikan nama NADINE (naskah dinas elektronik) didudukkan sebagai sarana mail handling secara elektronik dan dapat diterima dengan baik oleh pengguna internal sampai dengan stakeholder sektor Energi. 

Dalam konteks tata laksana kepemerintahan sebagaimana yang diatur pada sistem pemerintahan berbasis elektronik, telah ditetapkan penggolongan aplikasi khusus dan aplikasi umum. Dimana pada area aplikasi umum terdapat kearsipan yang juga menaungi urusan korespondensi, naskah dinas, dan mail handling  (kearsipan dinamis) 

Singkatnya, Aplikasi SIKD oleh ANRI yang telah banyak diserahkan ke banyak Kementerian dan lembaga pada beberapa tahun lalu didorong untuk berkembang dan melakukan banyak penyesuaian demi menjadi Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis (AUBKD) . Sebagaimana tautan berita pada 27 Februari 2019 oleh Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian PAN&RB yang diakses penulis pada 22/10/2020 baca: https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/penerapan-e-arsip-dukung-spbe

Pada perkembangannya, di bulan Oktober 2020, uji coba AUBKD dilaksanakan oleh beberapa Kementerian dan lembaga diantaranya Kominfo, BPKP, MK, BKN, Sekjen DPR RI, Kementerian PAN dan RB, serta ANRI. Baca https://anri.go.id/publikasi/berita/anri-gelar-acara-launching-uji-coba-aubkd-penyerahan-nilai-merit-sistem-dari-kasn-dan-pendandatanganan-kerja-sama-dengan-yppk

Uji coba implementasi aplikasi pun disambung dengan uji keamanan (penetration test) oleh BSSN. Pengujian tersebut ditargetkan selesai pada tanggal 22 Oktober 2020.

Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana, Kementerian PAN dan RB telah mempersiapkan Penetapan dan Pelucuran Aplikasi Umum, satu diantara Aplikasi Umum ialah Bidang Kearsipan Dinamis yang bernama AUBKD e-Arsip Terintegrasi. 

Tentunya kita terus menanti tersusun dan terbahas Rancangan Keputusan Menteri PAN&RB beserta dengan lampirannya sampai melewati legal drafting dan penandatanganan. 

Kementerian PAN dan RB terus mengawal kebijakan salah satunya dengan menginisiasi Ajang Komunikasi dan Sosialisasi (AKSI) menajemen resiko sistem pemerintahan berbasis elektronik. Baca 👇 

https://menpan.go.id/site/berita-terkini/risiko-negatif-dan-positif-dalam-manajemen-risiko-spbe

Terbitnya Permen PAN&RB 5/2020 tentang Pedoman Manajemen Resiko SPBE dan AKSI SPBE menjadi bagian penting dalam penetapan konteks dan penilaian resiko positif dan negatif. Baca juga https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/memahami-penilaian-risiko-lewat-aksi-spbe

Berikut resiko menurut Permen PAN&RB 5/2020:  Risiko positif Aplikasi Umum adalah terjadinya peningkatan nilai indeks SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik) dan kepuasan terhadap layanan Aplikasi Umum. Sehingga, berdampak terhadap reputasi Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam hal penerapan SPBE meningkat.

Rencana aksi Penanganan Risiko SPBE yaitu melakukan sosialisasi dan bimtek Aplikasi Umum yang berada dibawah naungan ANRI, Kementerian PANRB (Deputi Yanlik) dan Kementerian Kominfo; menjaga atau meningkatkan kualitas layanan (SLA) pengoperasian Aplikasi Umum dan pemanfaatan Pusat Data sementara dan pembangunan Pusat Data Nasional yang merupakan tanggung jawab Kementerian Kominfo.

Risiko Negatif dari Aplikasi Umum adalah sebagai berikut :

1. Perbedaan penerapan proses bisnis Aplikasi Umum di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Hal ini berdampak pada sulit dilakukan integrasi Aplikasi Umum dan aplikasi sejenis lainnya. Penanganan risiko ini yaitu dilakukan mitigasi risiko. Rencana Aksi untuk menangani risiko tersebut dengan melakukan pemetaan aplikasi sejenis yang digunakan K/L/D, mendorong dan memberikan asistensi K/L/D menggunakan aplikasi umum, serta memberikan asistensi penyesuaian proses bisnis. Penanggung jawab dari penanganan risiko ini terdiri dari ANRI, Kementerian PANRB (Deputi Yanlik), dan Kementerian Kominfo.
2. Kesulitan penggunaan Aplikasi Umum oleh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah yang mengakibatkan tidak optimal penggunaan Aplikasi Umum. Mitigasi risiko perlu diterapkan dengan melakukan sosialisasi dan bimtek penggunaan Aplikasi Umum ke K/L/D. 
3. Kesulitan integrasi data aplikasi sejenis dengan data Aplikasi Umum sehingga proses integrasi data memakan waktu lama dan sulit dilakukan. Mitigasi risiko untuk menangani risiko tersebut adalah memberikan asistensi integrasi data dan aplikasi yang merupakan tanggung jawab Kementerian Kominfo.
4. Pencurian, Kehilangan, dan Kerusakan Data. Risiko ini menyebabkan berkurangnya kualitas data dalam hal konsistensi, akurasi, kemuktakhiran, bahkan hilangnya aset negara. Risiko ini harus dihindari atau dicegah dengan cara melakukan back-up data dan uji coba pemulihan data secara berkala, melakukan audit TIK dan monitoring terhadap serangan keamanan, serta melakukan bimtek keamanan informasi pada K/L/D. Penanggung jawab dari risiko ini diantaranya Kementerian Kominfo, BPPT dan BSSN.
5. Kendala akses Aplikasi Umum berdampak pada menurunnya kualitas layanan (SLA) Aplikasi Umum dan menurunnya kinerja serta reputasi organisasi. Mitigas risiko yang perlu dilakukan adalah melakukan monitoring dan perawatan sistem aplikasi secara berlaka, monitoring dan perawatan infrastruktur Pusat Data Nasional, meningkatkan kualitas akses jaringan komunikasi khususnya di Pemeritnah Daerah, monitoring terhadap serangan keamanan, serta melakukan audit TIK. Penanggung jawab atas penanganan risiko diatas adalah Kementerian Kominfo, BSSN, dan BPPT.
6. Kendala Penanganan Permasalahan pada Aplikasi Umum. Dampak yang akan terjadi adalah menurunnya kinerja dan reputasi organisasi. Oleh karena itu, perlu mitigasi risiko melalui kegiatan pembangunan service desk terkait bisnis layanan dan pembangunan service desk terkait teknis TIK. Keduanya merupakan tanggung jawab dari ANRI, Kementerian PANRB (Deputi Yanlik), dan Kementerian Kominfo.

Akhirnya, percepatan dan Rencana aksi implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik sebagaimana tertuang dalam Peraturan Presiden 95/2018 yang selama ini turut menginisiasi dalam mempertahankan kinerja pemerintah di masa pandemi, patut untuk mandapatkan komitmen dukungan dari seluruh elemen pemerintahan baik pusat maupun daerah.