Layanan Kearsipan untuk Infrastruktur Migas

Hubungan kerja atau relasi pekerjaan secara fungsional dari jabatan Arsiparis dapat terhubung kepada seluruh jabatan termasuk jabatan pengelola anggaran. Hubungan kerja tersebut dalam rangka Layanan Kearsipan. Layanan tersebut yakni penyimpanan dan penelusuran arsip.

Layanan kearsipan di Ditjen Migas bersifat pemberian dukungan manajemen internal, termasuk didalamnya dukungan kepada Pejabat Pengelola Anggaran antara lain Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Penandatangan SPM.

Meski sesuai Peraturan Menteri Keuangan bahwa Jabatan Pengelola Anggaran yang berkewajiban dalam hal penyimpanan arsip pembayaran bukan arsiparis.

Layanan penyimpanan arsip pembayaran sangat dibutuhkan terkait sifat jabatan pengelola anggaran yang tidak tetap (bergantian sesuai dengan penugasan pimpinan)

Layanan penelusuran arsip diberikan kepada pejabat atau Unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas saat pemeriksaan atau audit sampai dengan kebutuhan arsip untuk aparat hukum.

Layanan Penelusuran Arsip
Senin, 4 Februari 2018, Pejabat Pembuat Komitmen Pembangunan Jaringan Gas untuk Rumah Tangga, Budi Prayitno menelepon untuk membutuhkan arsip pembayaran dalam rangka pemeriksaan auditor BPK.

Setelah menelusuri arsip di Bagian Keuangan ( SDMK), beliau menghubungi kami selaku petugas jaga ruang arsip di Ditjen Migas. Maka kami pun melaksanakan pelayanan kearsipan terhadap pejabat termaksud.

Arsip pembayaran yang ditelusuri tersebut terdiri dari bukti pembayaran atas pelaksanaan pembangunan Jaringan Gas untuk Rumah Tangga di daerah Serang, Bogor dan Cirebon pada tahun 2018.

Terdapat dua jenis arsip yakni arsip pembayaran kepada konsultan pengawas yakni PT. Petratechindo Utama dan araip pembayaran pekerjaan pembangunan oleh KSO PT. Pratiwi – PT. Dhamna.

Layanan Penyimpanan Arsip.
🌟 🌟 Pada akhir tahun 2018, Onne Aswin Alamsyah selaku PPK Feed dan DEDC Jargas wilayah II telah menyampaikan arsip laporan kegiatan perencanaan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga. Arsip tersebut sebanyak 40 an kardus besar dan masih terbungkus rapat.

Saat ini atau sejak desember 2018 beliau telah dilantik sebagai pejabat pengawas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas dan tidak lagi menjabat sebagai PPK Jargas. Meski demikian kewajiban untuk melakukan penyimpanan masih melekat pada diri Onne Aswin Alamsyah.

Kondisi tersebut yang menurut penulis menciptakan kebutuhan layanan penyimpanan arsip.

🌟 🌟 Kamis, 7 Februari, melalui pesan WA, seorang PPK Pembangunan Jargas paket 4 dan 5 yakni kota Tarakan dan Mojokerto menyampaikan kebutuhan layanan penyimpanan arsip.

Keberadaan ruang kerja Direktorat infrastruktur migas di Gedung Migas tidak memungkinkan untuk melalukan penyimpanan arsip pembangunan jargas.

Volume Arsip Laporan Pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk Rumah Tangga melebihi kapasitas atau luasan ruang kerja. Dimana pada Tahun 2018 terdapat 7 kota atau kabupaten dengan ribuan sambungan kompor.

Pak Agung adalah salah satu PPK Pembangunan Jargas dengan beban 2 daerah. Sedangkan Pak Onne Aswin hanya salah satu dari beberapa PPK Feed dan dedc yang telah menyampaikan kebutuhan layanan penyimpanan arsip laporan jargas.