Keramahan kepada masyarakat dan lingkungan, melekat dari sosok Bapak Walidi. Ringan tangan sosial kemasyarakatan, melekat pada dirinya. Usia yang belum genap untuk pensiun, terhenti atas kehendak Tuhan.
Selasa, 9 Februari 2021, Perumahan Villa Tanah Baru berduka cita. Selamat Jalan Pak Walidi. Menjadi orang baik yang menghadap keharibaan Nya, tentu meninggalkan kesan kehilangan di antara Warga VTB. Terima kasih atas inspirasi kebaikann selama ini dalam merengkuh kehangatan dalam hidup bertetangga.
Perkembangan mu cukup melegakan bapaku. Ya….aku yang merasa diri menjadi bapak dari tiga anak. Anak pertamaku bernama Nasywa. Kau lah puisi kehidupanku. Bait bait langkah kehidupan bersamaku telah banyak mengajarkan tentang arti tanggung jawab.
Ketakutan mu saat melihat tontonan menegangkan, mendekatkan badanku ke badanmu. Begitu juga di setiap malam, saat beranjak tidur. Tak lupa diri ini terus mengingat dan mendampingimu untuk belajar membunyikan tulisan Al Qur’an. Sejak jilid 5 yang kuharuskan ulang sejak jilid 2 (metode IQRA’), kini Nasywa telah kembali ke Jilid 5.
“Thole kalo memilih game tidak mendidik” katanya sambil menggerutu. Aku pun menimpali, “ya kakak pilihan game yang bisa buat belajar“. Dua penggal percakapan itu menjadi puisi tersendiri buat kakak Nasywa.
Akhirnya, menerimamu setulus tulus ya, adalah caraku untuk menyampaikan rasa syukurku kepada Sang Pencipta. Karena hanya Sanf Pencipta lah pemilikmu.
Seri ke-15 buatku, sepedaan Warga Villa Tanah Baru. Menamakan grup dengan “RodaVit“, rutin digelar di hari minggu demi merengkuh Vitalitas. Minggu, 7 Februari 2021, berdelapan orang mengambil spot Alun Alun Kota Depok. Meski Taman kota tersebut ditutup dari dampak Zona Merah COVID 19 tak menyurutkan semangat menaklukkan rute ke Grand Depok City. Di bulan November 2020, spot tersebut gagal kuraih, baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/08/sepedaan-alun-alun-depok/
Kondisi alam sebentar hujan sebentar reda, tak menyurutkan semangat Roda Vit. Torehan dua jam dengan lebih dari 20 KM menunjukkan efektivitas bersepeda santai. Berbeda dengan minggu sebelumnya, lebih dua jam dengan 15, 3 KM. Baca 👇https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/31/sepedaan-kaos-baru/
Akhirnya, sepedaan dengan rute kota kembang nya Depok itu telah mewarnai perjalanan rombongan sepedaan warga VTB “Roda Vit”. Tentu masih banyak lagi spot spot di wilayah kota Depok yang akan didatangi. Begitu juga calon anggota Roda Vit yang segera akan bergabung.
Tatkala proses bisnis komunikasi internal suatu Kementerian telah memenuhi persyaratan kearsipan, maka perpindahan sarana persuratan dari konvensional ke elektronik secara otomatis berkonsepsi central file.
Aku menyebut biggiantcentralfile. Central file pun menjelma sebagai ruang digital. Lalu lintas komunikasi kedinasan tertangkap pada central file tersebut. Bukan mengada ada, ribuan pengguna aplikasi persuratan yang notabene sebagai PNS di Kementerian ESDM.
Dalam pelaksanaan tugas fungsi nya, Surat diterima dan dibuat serta terdistribusi melalui sarana elektronik, yang diberikan nama NADINE. Secara database, rekam jejak baik historis sampai dengan jumlah kopi naskah dinas telah terdeteksi.
Arahan pimpinan yang biasa di disebut dengan disposisi, telah tersimpan di dalam server. Betapa banyaknya arahan pimpinan sejak Menteri, Pejabat eselon satu, eselon dua dan terus sampai kepada atasan langsung.
Pun log disposisi yang kemudian diterjemahkankan pada fitur jurnal disposisi, dapat meriwayat alur surat. Informasi kapan diterima, didistribusikan, oleh siapa dan apa info arahan pimpinan, telah lengkap tersaji di aplikasi persuratan elektronik Kementerian ESDM.
Akhirnya, unit kearsipan satu yang menjadi pemilik bisnis proses persuratan dapat mengatur daftar arsip aktif. Baik daftar secara tematik yang didasarkan pada klasifikasi masalah, maupun secara Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Tentu perlu pengaturan aplikasi lebih lanjut.
Daftar Arsip Tematik berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip perlu disusun demi melaksananakan rekomendasi ANRI kepada Kementerian ESDM. Satu diantara rekomendasi atas tindak lanjut pengawasan kearsipan eksternal tahun 2020 tersebut, menjadi PR bagi para arsiparis.
Lepas kopi darat antar sub koordinator urusan kearsipan bersama arsiparis di Ruang Rapat Records Center Kementerian ESDM pada Kamis dan jumat 4-5 Januari 2021, perhatian atas penyusunan daftar arsip Tematik tersebut menjadi prioritas.
Nilai sangat memuaskan yang berhasil digondol oleh unit kearsipan Kementerian ESDM menohok keberadaan daftar tersebut. Nah, bagaimana memulai penyusunan daftar tersebut?
Melalui aplikasi naskah dinas elektronik, penyusunan daftar arsip Tematik berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis dengan mudah dilaksanakan. Namun demikian, perlu pengaturan aplikasi sehingga dapat menampilkan data surat sebagaimana kriteria yang dihasilkan.
Aplikasi persuratan elektronik Kementerian ESDM telah menerapkan prinsip Kearsipan. Prinsip tersebut diterjemahkan melalui proses bisnis registrasi naskah dinas (masuk dan keluar) dengan penentuan kode klasifikasi.
Klasifikasi yang diinput setiap pengguna aplikasi merupakan terjemahan dari tema tema yang menjadi entitas Kementerian ESDM. Sebagai contoh tema : Migas_Hulu_Eksplorasi. Tatkala terdapat pengaturan tampilan data surat berdasar klasifikasi, maka telah tersusun daftar arsip secara tematik.
Kemudian yang menjadi PR ialah penambahan proses bisnis registrasi naskah dinas dengan menentukan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis pada setiap data yang akan diinput oleh pengguna aplikasi nadin.
Akhirnya, rekomendasi ANRI kepada Kementerian ESDM, dapat terlaksana dengan pengelolaan aplikasi naskah dinas elektronik. Kolaborasi antara Pranata komputer yang mendapatkan penugasan tata kelola naskah dinas elektronik dan arsiparis menjadi mutlak untuk dilakukan.
Senada dengan penyampaian penulis dalam acara PKPKT dan Sinkronisasi Program Kearsipan TA 2021 Kementerian ESDM. Bahwa, aplikasi naskah dinas elektronik yang saat ini dipergunakan oleh seluruh pegawai dan seluruh unit organisasi termasuk SKK Migas dan BPH Migas merupakan terjemahan konsepsi centralfile zaman now.
Memang perlu merubah paradigma berpikir kearsipan konvensional (kertas) ke paradigma berpikir arsip elektronik. Munculnya pertanyaan terkait cara pemberkasan arsip yang tertangkap melalui aplikasi nadin, menjadi trigger untuk memaknai setiap proses bisnis persuratan.
Misalnya, Proses bisnis registrasi surat melalui penentuan klasifikasi dan SKKAD merupakan penerapan elektronikfillingsystem. Klasifikasi menjadi dasar penyimpanan arsip artinya nama berkas tercermin di dalam klasifikasi tingkat tersier. Sedangkan isi berkas merupakan item file baik surat masuk maupun surat keluar. Semoga berguna
Menarik, istilah reform pada instrumen pengawasan kearsipan eksternal. Selain parameter pemenuhan, “reform” bisa jadi mengakomodir terobosan yang dilakukan oleh obyek pengawasan eksternal. Hal itu akan memperkaya enggel pengawasan kearsipan nasional yang sejatinya menjadi inisiasi penyelamatan memori kenegaraan dan kepemerintahan serta memori kebangsaan bangsa Indonesia.
Kamis, 4 Februari 2021 bertempat di Ruang rapat Gedung RecordsCenter Kementerian ESDM, Bu Zita Asih, Kepala Pusat Akreditasi ANRI menyampaikan pijakan pengawasan kearsipan nasional yakni keluaran/output dalam menjamin ketersediaan arsip. Pada sisi manfaat/outcome dapat ditunjukkan dengan satu indikator yakni terwujudnya akuntabilitas kinerja. Pada puncaknya berkesinambungan ke arah terwujudnya memori kolektif organisasi negara dan kebangsaan.
Pesatnya perubahan lingkungan kepemerintahan (era transformasi Jabatan administratator, transformasi digital) dan tantangan kedaruratan kesehatan masyarakat (Pandemi COVID 19) memaksa pengawasan kearsipan untuk terus mengakselerasi diri.
Lepas pengawasan atas ketersediaan kebijakan teknis (sistem), menyongsong implementasi berwujud pada lancarnya aliran rekaman kegiatan organisasi negara ke muaranya memaksa reform paradigma pengawasan. Apesnya, entitas fisik arsip yang dikawal untuk sampai pada muara sebenarnya (Lembaga Kearsipan) harus berhadapan dampak pembatasan sosial atas Pandemi COVID 19.
Tanpa menafikan pemenuhan standar pelayanan minimal secara konvensional (entitas fisik kertas), tentu paradigma pengawasan secara digital menjadi pilihan yang fundamental. Tidak bakal lupa namun cukup gagap, tatkala konsensus kearsipan nasional telah menyebut area perkembangan teknologi informasi pada sebelas tahun lalu.
Akhirnya tulisan ini hanya menjadi pendalamanku sebagai petugas arsip negara tentang reform pengawasan kearsipan eksternal. Mutlak diperlukan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) . Senada dengan itu, bu Zita ( Pusat Akreditasi ANRI) pun telah menyampaikan rencana pengawasan kearsipan eksternal 2021 yang berbasis aplikasi.
Setiap pejabat tentu meyakini legasinya. Pun pada 18 nama sejak 70an melegasi perjalanan Sekretaris Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Numenkelatur Jabatan pimpinan tinggi pratama yang seeselonering dengan jabatan Direktur. Tiap pegawai tentu memiliki kenangan saat menduduki jenjang karir tersebut. Kiprah para ahli dalam memimpin unit pendukung administrasi dan dukungan manajemen Direktorat Jenderal Migas.
1 Feb 2021 : Alimudin Baso
26 Sept 2018 : Iwan Prasetya Adhi
3 Mei 2018 : Budiyantono
11 Agust 2015 : Susyanto
Hufron Asrofi
M. Hidayat
Edy Hermantoro
Heri Purnomo
Edi Purnomo
2009: Rida Mulyana
Teguh Pamudji
Waryono Karno
Wiranto Wiroatmojo
1997: Rivai Hamzah
1995: Rachmat Sudibyo
1993: Widartomo Wirjatmodjo
1989: Marzuan
1978: Adimir Addin
Berjejer foto Sesditjen Migas di ruang rapat itu membisikkan tentang arti legasi. Meski pada muara yang lebih luas, kiprah dalam setiap kehadiran pejabat untuk memberikan sumbangsih kepada Bangsa dan Negara lebih utama dari legasi.
Transformasi digital & pembatasan kegiatan masyarakat (PKM) mengubur korespondensi manual. Dulu banget, untuk menerbitkan satu naskah korespondensi memerlukan proses dan butuh beberapa orang pegawai. Setidaknya pada instansi pemerintah dimana terdapat juru ketik. Seorang pegawai yang mengoperasikan peralatan mesin ketik untuk penerbitan naskah korespondensi.
Pengkonsep naskah korespondensi yang merupakan pegawai pada level keahlian menuangkan gagasan melalui tulisan tangan. Arsip tulisan tangan diberkaskan dengan net konsep (hasil ketikan), dan surat yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Rekaman praktik korespondensi tersebut terungkap pada berkas arsip tahun 1970 an. Keberadaan formulir net konsep surat keluar menceritakan panjangnya proses penerbitan korespondensi. Formulir yang berisikan pengkonsep, petugas ketik, waktu pengajuan, pemeriksa konsep, petugas pengetik ulang (hasil koreksi), dan pejabat penandatangan.
Selain informasi pelaku korespondensi, terdapat pula data referensi, tujuan surat, tujuan tembusan, dan catatan pada lembar formulir penyusunan konsep korespondensi yang akan dikeluarkan oleh instansi pemerintah.
Akhirnya, tulisan singkat ini hanya akan menjadi gambaran transformasi digital yang terjadi saat ini telah akan menghilangkan petugas korespondensi. Si pengkonsep surat (pegawai jenjang ahli) merangkap sekaligus sebagai juru ketik.
Selain itu menghilangkan bahan cetakan seperti kertas formulir penyusun naskah korespondensi. Pun saat ini tidak perlu lagi adanya kertas kop yang dicetak demi menstandarisasi kualitas kertas. Begitu juga peralatan pengolah data seperti mesin ketik.
Ratusan mesin ketik manual yang lebih maju dengan sumber daya listrik pun telah menghilang digantikan dengan PC dan laptop. Saat tersusun net konsep korespondensi, pengajuan pun melalui jaringan Internet yang tidak harus berada di gedung perkantoran.
Perjalanan Direktorat Jenderal Migas selaku bagian organisasi negara diwarnai dengan pergantian pimpinan. Senin, 1 Februari 2021 terekam kegiatan pelantikan oleh Menteri ESDM dimana pergantian Sekretaris Direktorat Jenderal Migas yang semula dijabat oleh Bapak Iwan Prasetya Adi oleh Bapak Alimudin Baso.
Kemudian Pengisian Direktur Teknik dan Lingkungan Migas, dimana Bapak Adhi Wibowo memasuki purna tugas oleh Bapak Wakhid Hasyim. Pun pada jabatan Direktur Pembinaan Usaha Hilir setelah Bapak M. Hidayat memasuki purna tugas, kini digantikan oleh Ibu Soerdjaningsih. Untuk Direktur Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas diisi oleh Bapak Noor Arifin Muhammad.
Akhirnya, rekaman kegiatan pengisian jabatan tinggi bakal menambah khasanah kearsipan. Satu diantaranya daftar arsip pejabat tinggi Ditjen Migas sempat sejak berdirinya Direktorat Jenderal Migas. Misalnya daftar nama Direktur DMT (Teknik dan Lingkungan Migas) sebagai berikut:
“Mas, saya pesan kaos sepedanya satu” ujar pak Sopyan (petugas jaga Masjid Izzati) kepadaku sebelum jam berangkat sepedaan Roda Vit. Sebagai Marbot masjid yang tidak jauh dari Perumahan Villa Tanah Baru, tak menjadikan beliau canggung untuk langsung bergabung sepedaan bareng.
Sepedaan dengan menempuh 15,3 KM pada hari Minggu, 31 Januari 2021 menjadi yang perdana, buat bapak yang rutin mengumandang adzan itu. Selamat bergabung buat pak Sopyan. Tentu kebersamaan lebih utama ketimbang usaha memecahkan rekor 23 Kilometer yang dicapai Roda Vit.
Akhirnya, sepedaan mingguan dengan kaos baru, demi merengkuh nuansa kebersamaan dan peningkatan imunitas ragawi-jiwani di masa Pandemi. Perlunya penguatan imunitas disaat puncak klasemen Angka paparan Covid-19 di Kota Depok dipegang oleh Kelurahan Tanah Baru dengan 202 case aktif.
Nurul Muhamad 