Pengelolaan dan Pengadministrasian dokumen kontrak kerjasama Migas

Kamis, 30 Oktober 2019
Melalui inisiasi Bagian Hukum Ditjen Migas terselenggara sesi diskusi pengelolaan arsip kontrak kerjasama migas kasubag pengelolaan informasi Hukum, dalam pengantar diskusi menyampaikan latar belakang terkait surat Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas tentang penyerahan dan penyimpanan arsip kontrak kerjasama sektor migas.

Tujuan Forum ini diskusi tersebut untuk lebih mendalami terkait beberapa ketentuan yang mengatur arsip negara sebagai bagian bentuk pertanggungjawaban pengelolaan sumber daya alam yg dipercayakan kepada pemerintah.

Lebih dari itu, untuk mengkonfirmasi fungsi arsip kontrak kerjasama yang secara langsung menjadi bahan dan data dukung pelaksanaan fungsi pembinaan usaha Hulu Migas.

Atmosfir Sub Sektor Migas bisa dibilang mempunyai kondisi khusus dibanding sub sektor lainnya diantara sektor Energi dan Sumber Daya Mineral. Terjadi periodesasi pelaksanaan kontrak kerjasama migas yang sampai tahun 2001 ditangani Pertamina. Kemudian sampai saat ini ditangani pemerintah dengan pembentukan lembaga independen BP Migas lanjut berkembang dengan putusan mahkamah konstitusi menjadi SKK Migas.

Di sisi regulator dan pelaku usaha, tingkat eksklusif bisnis migas masih terasa untuk dapat menerima kehadiran keterbukaan informasi publik. Misalnya saja terjadi sengketa informasi antara PT Chevron dengan salah satu LSM pada pengadilan komisi informasi di tahun 2012.

Meski demikian, pada beberapa tahun terakhir ini, tuntutan perubahan birokrasi menempatkan pola pikir para Aparatur Sipil Negara terhadap konektivitas kelembagaan baik legislatif dan eksekutif.

Misalnya saja, pertanyaan pada forum tersebut dari kasubag pertimbangan hukum migas, bobit SH MH “apakah salinan kontrak kerjasama dikirimkan ke DPR?”,

Mendengar kalimat tersebut, penulis teringat latar belakang kemunculan istilah arsip terjaga dalam UU Kearsipan 2009. Inisiasi salah satu anggota DPR berhasil menghasilkan pasal untuk menangkap salinan Kontrak Kerjasama Migas secara kelembagaan pada Arsip Nasional Republik Indonesia.

Hal tersebut penulis tegaskan dengan merujuk pasal 51 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009, bahwa arsip kontrak kerjasama sektor migas merupakan kategori arsip terjaga yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sebagai lembaga kearsipan, baik berupa daftar dan copy naskah perjanjian /kontrak.

Forum yang diskusi tersebut memang belum menggali lebih dalam dan mengkonfirmasi terkait kewajiban menyerahkan arsip terjaga kepada lembaga kearsipan (ANRI).

Dinamika forum lebih menekankan pada tingkat urgensitas pemindahan arsip kontrak kerjasama migas dari Direktorat Hulu ke Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Hukum.

Penulis dalam kedudukan jabatan arsiparis menyampaikan beberapa pendapat antara lain:
1. Sesuai ketentuan kearsipan, unit kearsipan Ditjen Migas dalam hal ini dibawah manajemen Bagian umum senantiasa melaksanakan fungsi dukungan administrasi dalam wujud menerima pemindahan seluruh rekaman kegiatan/arsip pelaksanaan fungsi Ditjen Migas.

2. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang telah selesai proses administrasi dan selesai audit (status inaktif) dengan dilengkapi dengan berita acara pemindahan yang ditanda tangani kedua belah pihak dan disertakan daftar arsip.

3. Dalam hal arsip aktif, unit kearsipan berperan untuk melakukan pembinaan terhadap pengelolaan arsip dengan asistensi dan dukungan layanan terhadap kepentingan akses dan penyimpanan

4. Meski demikian, dalam hal arsip aktif, tanggung jawab pengaturan yang dan penyimpanan berada di unit kerja

5. Tatkala arsip kontrak kerjasama migas masih berada dalam status aktif maka perlu menyepakati Tanggung Jawab pengelolaan dalam bentuk program kegiatan yang dicantum pada RKAKL Direktorat Hulu atau Bagian Hukum dalam bentuk swakelola.

6. Praktik pengelolaan data arsip dengan program di RKAKL dilandasi dengan keterbatasan dan tingkat prioritas anggaran di Bagian Umum. Praktik tersebut telah terlaksana di Bagian Keuangan untuk pengelolaan dokumen keuangan dan Direktorat Infrastruktur untuk arsip pembangunan Jargas.

Pada akhirnya, tulisan ini berusaha mengilustrasikan dua hal yakni terkait kewajiban penyerahan arsip terjaga (arsip kontrak kerjasama migas) ke lembaga kearsipan ANRI, dan kewajiban pengelolaan arsip aktif yang masih menjadi tanggung jawab unit kerja dalam rangka mendukung pelaksanaan fungsi kemigasan dan menjaga Atmosfir bisnis migas.

Program kegiatan pengelolaan data kerjasama migas yang tercantum pada RKAKL akan menjawab tingkat urgensitas pemindahan arsip dari Direktorat Hulu Migas ke Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Hukum.

Jaminan ketersediaan arsip kontrak kerjasama dapat terengkuh secara maksimal karena ketersediaan anggaran. Akhirnya pengarsipan bukan hanya urusan pada pemindahan penyimpanan fisik kertas naskah kontrak kerjasama, namun dapat dikembangkan dengan pendekatan digitasi manajemen data arsip demi kecepatan akses data dalam kerangka pencapaian kinerja pembinaan usaha Hulu migas.

Semoga bermanfaat

Stock Opname arsip

Satu cara untuk tetap menjaga semangat kegiatan kearsipan adalah mengilustrasikan proses kearsipan.

Salah satu ilustrasi tersebut adalah stock opname atau ganti simpan pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/28/stock-opname-arsip/

Satu protret kearsipan di bulan Agustus 2019 tersebut dimaknai untuk menjamin ketersediaan ruang simpan.

Tak dipungkiri, bentuk arsip kertas senantiasa menyedot kebutuhan berupa space lemari dan ruangan untuk merawat arsip. Perawatan arsip kertas terkait erat dengan penyimpan yang sesuai dengan standar kaidah kearsipan dengan harapan memudahkan dalam penelusuran arsip.

Pun dalam minggu ini, tim arsip Ditjen Migas bergerak melakukan stock opname atau ganti simpan koleksi arsip.

Direncanakan kurang lebih 600 boks dalam lima hari kedepan dapat terlaksana agar ruang pengolahan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 tetap berada pada tingkat kepadatan boks yang normal.

Sampai dengan bulan Oktober 2019, kepadatan arsip telah melewati besaran kapasitas penyimpanan. Lebih dari 3.000 boks arsip sebagai hasil pengolahan perlu dipindahkan untuk mengurangi tingkat kepadatan arsip di ruang pengolahan.

Beberapa kelompok arsip yang direncanakan pindah ke ruang simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung perkantoran antara lain
1. Arsip pembayaran pengadaan barang dan jasa di bawah 200 juta
2. Arsip niaga migas
3. Arsip persuratan
4. Arsip pengolahan migas
5. Arsip pengangkutan migas
6. Arsip laporan pekerjaan DIPA

Proses ganti simpan akan memanggil kembali arsip yang pada kurun waktu sebelum berada di Ruang Simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung. Kelompok arsip yang ditarik ke ruang pengolahan adalah dokumen pengadaan yang telah melewati retensi /masa simpan 9 – 10 tahun.

Penentuan metode untuk melakukan pengurangan arsip adalah mempertegas kembali definisi dokumen pengadaan yang semula terdiri dari dokumen panitia lelang dan persyaratan administrasi pengadaan menjadi dokumen inti pengadaan saja.

Rekaman kegiatan pengadaan mengendap secara menyeluruh pada berkas dokumen panitia. Sedangkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan (seperti dokumen teknis, dokumen beaya yang diusulkan calon penyedia jasa) akan dipisahkan untuk disingkirkan.

Pemisahan dan menyingkirkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan tersebut menjadi langkah untuk mengurangi beban penyimpanan arsip kertas.

Dokumen pengadaan Ditjen migas identik dengan pengadaan melalui pelelangan Umum. Usia arsip yang tertua adalah 13 tahun(2006). Sedangkan rencana pengurangan arsip akan menyasar pada arsip dengan kurun waktu sampai tahun 2012.

Pada akhirnya, proses stock opname atau ganti simpan di ruanh simpan Offstorage akan memperbaharui daftar arsip kelompok dokumen lelang. Selain itu sebagai optimasi pemanfaatan ruang simpan.

Semoga bermanfaat

Revitalisasi Museum Migas

Senin, 28 Oktober 2019
Di Hotel JS Luwansa Jakarta Selatan, terselenggara Forum Grup Discussion yang berjudul Revitalisasi Pengelolaan Museum Minyak dan Gas Bumi dengan pemateri dari Direktorat Penelitian dan Pengembangan Budaya, Badan Pengelola Taman Mini Indonesia Indah ( BP TMII) dan Direktorat pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Acara yang digelar oleh Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi sebagai bagian dari Manajamenen Perubahan pada Sekretariat Direktorat Jenderal Migas.

Dari pemateri pada acara tersebut, Sigit Gunarjo menyampaikan bahwa tiga museum yang bermula dari Kementerian ESDM mengalami perkembangan pada kelembagaan yang diserahkan kepada Pemerintah daerah yakni Museum Kars, Museum Gunung Merapi, dan Museum Tsunami Aceh. Sedangkan Museum Geologi dan Museum Geopark Batur telah berkembang menjadi Unit Pelaksana Teknis di bawah Koprdinasi Badan Geologi Kementerian ESDM.

Bagaimanakah nasib kelembagaan Museum Migas???? . Pada tautan berikut, 👇 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/03/museum-migas/
penulis mengilustrasikan kondisi sampai dengan Tahun 2019 yang masih mencari bentuk kelembagaan yang tepat.

Pun sebagai pihak yg berkecimpung dalam pengembang TMII, Sigit Gunarjo menekankan harapannya segera melaksanakan revitalisasi museum migas sedari kelembagaan dengan penekanan sinergi dari Kementerian, asosiasi kemigasan dan komunitas museum.

Pemateri kedua dari Kemendikbud mengawali definisi museum dari konggres organisasi internasional museum di 1974, 2004 dan 2007 yang memberikan penekanan kelembagaan yang bersifat tetap, tidak mencari keuntungan dan melayani masyarakat dalam kepentingan pendidikan dan kesenangan serta menjaga warisan budaya.

Pun pada konsensus nasional yang tercermin pada perundangan yakni UU tentang Cagar Budaya dan Peraturan Pemerintah tahun 2015 tentang Museum, kelembagaan yang bersifat tetap tersebut pada setiap tiga tahunnya diwajibkan mendapatkan nomor pendaftaran Museum.

Dalam pengukuran standar museum, maka Menteri atau Direktorat yang melaksanakan fungsi museum akan menerbitkan jenis tipe sesuai dengan kehandalan bangunan dan ruang SDM, koleksi, program publik dan pendanaan.

Diakhir tulisan ini, ilustrasi diatas menjadi titik awal bagi Indonesia untuk dapat mempertahankan museum Migas sebagai bagian dari cara menjaga warisan budaya.

Tatkala sebelas tahun (2003 – 2014) , pendanaan tetap yang berasal dari APBN dapat merengkuh penjagaan warisan budaya Indonesia sektor migas, kini saatnya revitalisasi museum migas dapat mengembalikan fasilitas publik demi pentingnya pendidikan bagi anak cucu bangsa.

Semoga bermanfaat

Sumpah Pemuda

Para Pemuda terus bertumbuh dan berkembang. Ribuan tahun yang lalu, kala Muhammad menjadi sosok perubahan peradaban manusia terekam sejak berumur belia. Pun di era milenial ini, pemuda yang digadang gadang, diberikan kesempatan untuk lebih banyak berkiprah.

Tak jarang kita jumpai, usia pemuda menduduki jabatan, RT sampai kepala Kelurahan. Tahun 2016, saat penulis menginjak usia 34 tahun, ditunjuk pada jabatan ketua RT di Kelurahan Tanah Baru. Pun demikian, pak lurah saat ini memiliki tahun kelahiran 1982.Kini di tahun 2019, menteri Pendidikan dan Kebudayaan diemban oleh pemuda usia 35 tahun.

Pemuda yang dibayangi ketakutan naik pesawat ✈ terbang, kini mondar mandir dari bandara satu ke bandara lainnya sebagai penumpang tetap. Pemuda yang terbiasa antar kota lintas propinsi, kini bergerak ke luar negeri. Pemuda kampung yang punya hobi mengelap motor pun bekembang dengan menyodorkan cucian mobil pada tiap bulannya. Tanda tangan pemuda yang dipergunakan untuk menunjukkan kehadiran saat kuliah atau masuk kerja, kini sebagai bentuk legalisasi proses terealisasikan anggaran.

Pemuda dan Pemudi sampai pada tumbuh dan kembang. Mungkin sudah suratan takdir dari Nya. Sepasang Muda mudi bersama menambah datangnya jiwa. Dua ke tiga tak terasa sampai ada yg lebih dari lima jiwa. Dulu masih culun di Ibukota, sekarang menjadi ternama, minimal pada cerita sosok pemuda di lingkungan sekitar nya.

Ilustrasi ini bukan menceritakan siapa dan bagaimana. Tulisan ini mencoba memaknai suatu pertumbuhan dan perkembangan para pemuda. Sebagaimana momentum 28 Oktober pada Bangsa Indonesia. Satu momentum yang dijadikan hari nasional Negara Indonesia, “Hari Sumpah Pemuda”

Teks sumpah pemuda yang telah disempurnakan pada ejakan kata katanya berbunyi :
Sumpah Pemuda
Kami Putra dan Putri Indonesia, mengaku bertumpah darah yang satu, tanah air Indonesia.
Kami Putra dan Putri Indonesia, mengaku berbangsa yang satu, bangsa Indonesia.
Kami Putra dan Putri Indonesia, menjunjung bahasa persatuan, Bahasa Indonesia

Memaknai momentum hari nasional Sumpah Pemuda tidak dapat dilepaskan dari konteks waktu dan tantangan kondisi kehidupan.

Bisa jadi ini eranya tukang Teknologi Informasi, karena kemudahan hidup dengan adanya Internet dan berbagai aplikasi berbasis Android telah meracik kehidupan menjadi sangat instan. Pemuda dan teknologi berusaha diramu sedemikian rupa menjadi pemandangan di segala urusan.

Diakhir tulisan ini, penulis yg merasa di usia bawah 40 tahun menjadi bagian dari pemuda indonesia, mencari eksistensi diri dengan terus bergerak maju dengan semangat litetasi digital.

Mengabarkan kepada dunia terkait hal yang berada di sekitar untuk tumpah darah, satu bangsa dan satu persatuan di Bumi Indonesia.

Semoga bermanfaat

Mushola Al Ukhuwah

“bahkan kalo perlu kehidupanku akan kusedekahkan untuk mushola” jawabku kepada seorang tetangga. Kalimat tersebut secara spontan terucap kala Beliau sebagai seorang tokoh dimataku memberi pesan untuk merampungkan pembangunan mushola sebelum datang masa serah terima jabatan ketua RT 10.

Terlalu berlebihan gk sih, kalimat “menyedekahkan kehidupan”????
Sebetulnya terlalu percaya diri mengucap kalimat itu. Tanpa bermaksud congkak, lebih mendalam hanya sekedar untuk menunjukkan keseriusan ku dalam mewujudkan keinginan mempunyai mushola di wilayah mukim?

Meski urusan Mushola bukan hanya urusan terkait berapa jumlah uang yg kita kuasai untuk disumbangkan. Namun perhatian dan rasa penerimaan untuk terus menjalankan operasionalnya.

Tatkala perhatian terukur dari jumlah rupiah yang tidak sedikit, akan besar rasa penerimaan jikalau mushola ramai dikunjungi pada tiap lima waktunya. Namun bila puluhan bahkan ratusan juta telah dipersembahkan demi berdirinya bangunan tak juga membuat ramai dalam operasional lima waktu, datanglah kesan hampa.

Disinilah ada peran serta dan bersifat partisipatif yang sukarela. Bukan untuk menampik anggapan orang tentang mudahnya mendirikan bangunan dan tantangan berat untuk mengisi dan meramaikan mushola. Namun kedua nya, sedari mendirikan bangunan sampai dengan mengisi dan menjalankan mushola ibarat gayung bersambut.

Konon katanya, dari cerita seorang tetangga yang berasal dari Nganjuk Jawa timur, beberapa mushola yang didirikan oleh satu keluarga lepas menjalankan ibadah haji, kalah bertahan dari desakan kondisi lingkungan.

Kondisi lingkungan yang begitu dinamis lebih bisa seoring dengan mushola yang didirikan dengan peran partisipatif warga sekitar.

Pun di Mushola Al Ukhuwah Villa Tanah Baru, tidak ada target setahun selesai membangun. Kalimat itu pernah kusampaikan kepada tokoh masyarakat yang menaruh harapan dan bahkan kerelaan untuk menggelontorkan rupiah nya untuk mempercepat pembangunan Mushola.

Suatu harapan bahwa mushola dapat merasa dimiliki oleh warga sekitar demi eksistensi yang terukur dengan waktu lebih lama menjadi satu dalih kuat, minimal tiga tahun waktu yang ditetapkan dalam pembangunan.

Sedikit demi sedikit bersamaan dengan pengkondisian yang lebih mengabdi bagi generasi penerus di perumahan Villa Tanah Baru.

Akhir tulisan ini, demi mendapatkan rasa kepemilikan warga sekitar untuk mushola tercinta, tak lupa membrotcast, menyebarkan informasi terbaru terkait kebutuhan dana pembangunan dalam kondisi Minus.

Assalamualaikum
Bersama ini kami selaku Ketua RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru mengucapkan beribu rasa terima kasih atas donasi, infaq dan Sodakoh untuk pembangunan Mushola.

Kiranya masih diberikan kepercayaan dalam penyaluran tabungan kebaikan akhirat, kami masih menerima dengan mengucapkan semoga Amal kebaikan Bapak Ibu Saudara diberikan predikat Jariyah di sisi Allah. AMIIN

Berikut kondisi laporan
PEMASUKAN : Rp. 171.794.500,
PENGELUARAN :Rp.175.622.000
SALDO MINUS
Per hari Sabtu, 26 Oktober 2019 Rp.3. 827.500,-.

RINCIAN PENGELUARAN
1. Bayar material 26 Oktober : 280.000
2. Bayar tukang 26 Oktober : 1.890.000
3. Bayar tukang 17 Oktober : 1.500.000
4. Bayar material 17 Oktober : 1.469.000
5. Bayar tukang 14 Oktober: 600.000
6. Beli Roster K : 4.575.000
7. Pemasangan pintu dan jendela: 5.400.000
8. Tukang plester dan keramik Lt 2 : 10.900.000
9. Material plester dan keramik Lt.2: 13.521.000
10. Pembelanjaan Jan s.d. Maret : 73.255.000
11. Pembelanjaan melalui Bp. Eko : 17.092.000
12. Pembelanjaan melalui Bp. Irwan : 12.760.000
13. Paket Kanopi & Atap genting (Sulani): 17.185.000
14. Paket Keramik lantai dasar: 5.770.000
15. Tukang Mei (Munadi/Heru/Syahril): 5.250.000
16. Karpet 3 roll: 2.800.000
17. Amplifier: 1.550.000

Daftar Donatur pembangunan mushola al Ukhuwah Villa Tanah Baru.
1. Pratama Persada: 15.000.000
2. Abdul Haris Semendawai 12.000.000,
3. Eko Saputro(D6) 10.492.000
4. PT. MN. Investama ( Bp. Suwandi): 10.000.000,
5. Nurul Muhamad: 10.000.000,
6. Kotak Amal Tarawih 2019: 9.104.500,
7. Hj. Normawati (Ibunda Irwan): 7.000.000
8. Baderi(B3) 7.000.000,
9. Hadi Suprayitno(G1): 6.000.000,
10. H. Imron (T.B. bintang Jaya): 5.850.000 (60 btg kanal C baja ringan, 50 btg reng baja),
11. Patmawati (Ibunda Erna F6): 5.000.000,
12. Suwandi(C3): 4.000.000,
13. Adiknya Suwandi : 4.000.000,
14. Bayu Suryono Hadi(C6): 4.000.000
15. Afrian J.P(H7): 3.242.000 (1 jt uang & TOA&kipas A.)
16. Kader PKS seTanah Baru: 3.000.000,
17. Krestiana Evelyn(H6): 3.000.000,
18. Endang G2: 2.500.000,
19. H. Suryadi(D9): 2.420.000 (hebel dan semen),
20. Pegawai LPSK (Relasi Bp.Dawai): 2.250.000,
21. Gagah Pramada(F6) 2.703.000,
22. Aan Mardian : 2.620.000 (semen 20 sak+ 1, 5jt),
23. Hamba Allah E7: 2.000.000,
24. Ifa Rufaida(kakanda Irwan): 2.000.000,
25. Bogi (E1): 2.000.000,
26. Wahyuni (ibunda Agus): 2.000.000
27. PT Multi Consulting Utama ( Bp. ade): 1.500.000,
28. Hamba Allah: 1.500.000,
29. Hj.Halimah (Ibunda Netty E3): 1.500.000,
30. Habib Salim : 1.475.000,
31. Alm.Radjiyem(Ibunda Ibnu): 1.300.000,
32. NN (teman Rusdan): 1.250.000,
33. Ibnu F1: 1.500.000,
34. Arisan ibu2 blok FGH : 1.100.000,
35. Jawahirul Ade Ahyar: 1.000.000,
36. Ari Cahyo(H8): (1.000.000, + jam Digital)
37. Roesdan(F3): 1.000.000,
38. Agus(G4): 1.000.000,
39. Zidane: 1.000.000,
40. H. Apriyanto: 1.000.000,
41. Rayhan (C3): 1.000.000,
42. Maradona: 1.000.000,
43. Irvan Ardiansyah (B10): 1.000.000,
44. Nasywa(H6): 2.000.000,
45. Pradipta (H6): 1.500.000,
46. Rosnaetti (E3): 1.000.000,
47. H. Anwari: 1.000.000,
48. H.A. D5: 1.000.000,
49. Nurdin: 1.000.000,
50. Fatimatuzzahra (H6): 1.500.000,
51. Wiyono Kanopi (Bp.Rusdan): 1.000.000 (jasa tukang),
52. NN blok D: 1.000.000,
53. Jamaah masjid al ikhlas gd. Migas: 1.000.000,
54. Aniswatul M.: 1.000.000,
55. Shareva D5: 1.000.000
56. Hamba Allah F4: 700.000,
57. Romli(G6): 500.000,
58. Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500.000,
59. Juhani : 500.000,
60. H.A. (saudara suwandi): 500.000,
61. Totok: 500.000,
62. Habib Asy Asy’ari (relasi puryanto security): 500.000,
63. H.A.: 500.000,
64. Sulani Kanopi: 500.000,
65. Ika Sri Martiani (kakanda Bogi): 500.000,
66. H.A. : 350.000,
67. H. Syamsudin : 320.000,
68. H.A.: 300.000,
69. Bu Yanti C9 : 450.000,
70. Hari Susilo BNI (temen Irwan) : 300.000,
71. H. A.: 300.000,
72. H.A. blok C: 250.000,
73. H.A.: 200.000.
74. Bu ari (H5): 250.000,
75. H.A. : 200.000,
76. Bu Maria (H4): 500.000,
77. H.A: 150.000
78. Kotak infaq (Tromol): 450.000
79. H. A: 150.000
80. H. A: 300.000
81. Alm Romilah (ibunda Nurul): 2.000.000
82. H. A: 150.000

Tata berkas aktif

Maren, hari Jumat, 25 Oktober 2019, bu warti, bu Indasah, bu Suci dan bu Warti mendatangi ruang arsip untuk memastikan lagi persiapan pengelolaan arsip aktif di lingkungan Ditjen Migas. Kedatangan mereka untuk sekedar bercerita bahwa telah melaksanakan lanjutan kegiatan penyusunan daftar berkas.

Sebagaimana tautan berikut 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/23/lanjutan-daftar-berkas/, para admin di setiap subdit dan bagian diharapkan telah mempersiapkan sarana simpan arsip pelaksanaan anggaran tahun 2019.

Penyusunan daftar berkas menjadi triger dalam meraih perubahan kondisi pengarsipan di unit kerja. Daftar berkas menjadi dasar penyimpanan arsip yang selama ini menyebar ke setiap koordinator kegiatan dan ke setiap pelaksana kegiatan.

Sebagaimana surat Kepala Biro Umum KESDM tertanggal 24 Oktober 2019 sebagai tindak lanjut surat Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI tertanggal 16 Oktober 2019 bahwa diperlukan persiapan dalam pengelolaan arsip aktif di setiap unit pengolah/unit kerja.

Selain untuk tujuan pengawasan kearsipan internal TA 2020, pengelolaan arsip pelaksanaan kegiatan anggaran akan mendukung manajemen unit dalam proses pencapaian akuntabilitas kinerja.

Tak dipungkiri, keberadaan arsip sebagai rekaman kegiatan belanja barang dan jasa sebagaimana tersebut sesuai Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) akan dibutuhkan untuk memenuhi permintaan data oleh tim auditor baik internal maupun eksternal.

Sebelum disajikan pada proses pengawasan atau pemeriksaan oleh auditor, data dan arsip tentu saja diperiksa terlebih dahulu atas kelengkapan dan kesesuaian sedari perencanaan, input, proses, dan ouput. Pengecekan termaksud yang sering tidak diperhatikan oleh Penanggung jawab kegiatan sehingga tertangkap sebagai potensi temuan.

Semoga kearsipan dapat memberikan sumbangan kerja untuk unit kerja dalam mencapai kinerja sebagaimana pada Perjanjian kontrak kerja atau KPI. Tatkala proses penyiapan tempat arsip telah terlaksana maka saatnya dilanjutkan untuk merapikan arsip pelaksanaan anggaran.

Semoga bermanfaat

RT jabatan Sosial

Tiga hari terakhir ini, anget anget nya dibicarakan di media masa, seperti Siaran di Televisi dari istana presiden Jakarta terkait jabatan baru. Setelah kemaren para menteri, maka di hari ini berlangsung pelantikan wakil menteri.

Pun demikian kiranya di tataran akar rumput bangsa Indonesia yakni Ketua RT. Pada tautan di bawah 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/06/romantika-ketua-rt/ meski bukan menjadi sorotan media, namun menjadi bagian terkecil pelaksanaan kehidupan berbangsa.

Dua kali sudah, pak ketua RT terpilih menanyakan kepadaku tentang data warga. Hal ini menjadi bukti terjadi perpindahan jabatan sosial dengan mulus bak ibarat jabatan penggede di negara ini.

Bisa jadi menteri baru akan menanyakan kepada menteri lama, saya tidak tahu. Tapi di tataran terendah menunjukkan pertanda kebaikan, proses komunikasi untuk mempelancar kegiatan kemasyarakatan, salah satunya komunikasi RT lama dengan RT baru di Perumahan Villa Tanah Baru.
[7/10 08.25] eko: Assalamualaikum, pak RT minta tolong untuk di share list warga Villa Tanah Baru. Native file (excel) ya. suwun. berikut indikasi siapa saja yang sudah ber KTP Villa Tanah Baru
[24/10 13.09] eko: Assalamualaikum, pak RT, file data warga nya adakah?. sekalian sama sususan kepengurusan RT. suwun

Dengan latar belakang diatas, maka tulisan ini sekedar memberikan gambaran berjalannya kepengurusan RT kepada Bapak Ketua RT terpilih di tempat tinggalku.

Sebagaimana tahun 2016 di masa awal diri ini terpilih sebagai ketua RT. Tugas pertama yang dilakukan adalah membentuk kepengurusan. Formatur yang disediakan oleh Kantor Kelurahan adalah Ketua RT, Sekretaris dan Bendahara.

Penyetoran nama sesuai formatur tersebut menjadi bagian akhir dari proses peremajaan Ketua RT se Kelurahan Tanah Baru yang hampir selesai di minggu ini.

Kemudian yang perlu dilakukan adalah konsolidasi ke beberapa warga yang diharapkan kesediaannya untuk nyengkuyong pelaksanaan kegiatan kemasyarakatan. Dalam hal ini adalah kerelaan beberapa warga untuk bersedia menjalankan operasional perumahan yang utama seperti Keamanan dan Lingkungan, serta peringatan hari nasional dan keagamaan.

Dalam semangat nya, pada setiap kepengurusan pastilah ada program program kerja kemasyarakatan tertentu yang menyelimuti angan angan ketua RT. Belum genap angan angan untuk merencanakan, pasti telah didesak kegiatan PKK tingkat RW yang begitu berjibun.

Untuk itu pada periode 2016-2019, kepengurusan tidak melalui program kerja, namun hanya menjalankan rutinitas tertentu saja. Misalnya pertemuan rutin bulanan, pengumpulan dana iuran operasional perumahan, dan melaksanakan peringatan hari besar nasional dan keagamaan.

Pernah terpikirkan olehku kala itu, karena kondisi pertama kalinya menjadi wilayah RT, menarasikan RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru dalam bentuk AD (Anggaran Dasar) dan Anggaran Rumah Tangga (ART).

Karaktristik warga masyarakat yang sebagian besar berpebdidikan tinggi menjadi salah satu alasan perlunya AD ART sebagai pedoman berjalannya RT.

Meski sampai dengan habisnya masa jabatan ketua RT 10, hal tersebut urung terlaksana. Kemudian narasi yang kita bangun mendasarkan pada poin Peraturan Daerah yg di tanda tangani Walikota Depok, dimana poin yang saya pahami adalah pelaksanaan kegiatan RT bersifat sukarela dan partisipatif.

Dua kata tersebut senantiasa melingkupi angan di otaku sebagai warga yang ditunjuk selaku ketua RT. Untuk itu, beberapa hal yang telah saya laksanakan mendasarkan sifat partisipatif dan kerelaan warga.

Salah satu keputusan yang telah saya putuskan adalah menghapus tukang sapu jalan yang telah berjalan pada kepengurusan sebelumnya. Dan menginisiasi kerja bhakti lingkungan sebagai bentuk partisipasi warga untuk memiliki kepedulian lingkungan.

Dengan pertimbangan untuk menghidupkan partisipasi warga dalam kebersihan lingkungan khusus jalan perumahan maka tukang sapu jalanan yang menyedot dana operasional sebesar Rp. 900 ribu per bulan terpaksa saya hapuskan.

“pak RT, kok dikerjakan sendiri” tanya salah satu warga kepadaku. Pertanyaan itu secara sepontan dilontarkan kepadaku saat melihat diri ini sedang membereskan dahan dan ranting hasil bhakti lingkungan pada hari Sabtu.

“iya bu, sekalian fitnes” jawabku malu malu. Karena bagiku, memberikan kesan banyolan lebih mengakrabkan perbincangan. “itu bukan fitnes pak, itu fitnah” pungkas ibu itu sembari bergegas meneruskan jalannya.

Tiada pertanyaan mendalam atau tafsir berlebihan atas kalimat salah satu warga yang juga pernah menjadi pengurus perumahan Villa Tanah Baru.

Bagiku saat itu, hobi saja untuk membunuh waktu libur dengan meluangkan kerelaan diri demi lingkungan hunian. Dan sebetulnya, dengan praktik tersebut, diri ini sedang menjalankan narasi “kepengurusan RT didasarkan dengan kerelaab dan partisipatif dari warganya”.

Kala 2016,diri ini mendapat tafsir narasi kepengurusan sebelumnya, bahwa dengan iuran bulanan, maka dapat membereskan tanggung jawab lingkungan. Meski tidak menolak atas tafsir potensi kekuatan iuran bulanan yang saat ini telah mencapai Rp. 200 ribu per bulan per rumah.

Dengan iuran tersebut, maka RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru dapat menjalankan operasional empat orang petugas keamanan dan satu orang petugas kebersihan (tukang sampah).

Biaya sebesar Rp 88.400.000 dengan rincian honor security senilai 1,7 juta dikalikan 13 bulan (termasuk THR). Sedangkan 28, 6 juta untuk membayar jasa angkut sampah dalam setahun.

Jika dijumlahkan, maka sebesar 117 juta dibagi 12 bulan mendapatkan jumlah beaya yang harus dipenuhi untuk menanggung kebutuhan beaya operasional bulanan (Rp. 9.750.000). Dan dari kebutuhan operasional bulanan, jika dibagi dengan 60 KK yang ada di RT 10 Villa Tanah Baru (termasuk para pengontrak yg kadang belum tentu menetap selama 12 bulan) maka akan bertemu dengan nilai Rp 162.500.

Untuk itu, narasi kepengurusan RT 10 Periode 2016-2019 bukan hanya terletak pada potensi Iuran Bulanan saja. Bentuk partisipasi dari warga yg bersifat sukarela merupakan kekuatan besar dari kegiatan kemasyarakatan.

Selain narasi “sukarela dan partisipasi”, terdapat pemahaman fundamental dalam berjalannya roda kepengurusan RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru periode 2016-2019 yakni membiasakan warga dengan hal baru sehingga tidak menjadi aturan baku meski telah menjadi asumsi tetap pada kepengurusan sebelumnya.

Demikian kiranya ilustrasi informasi yang menjadi pengalaman ketua RT selama tiga tahun menjabat. Tak ada hal lain dari harmonisasi tanpa ada perbedaan pendapat dari warga. Namun demikian, penyelaman keadaan dan penempatan diri pada kebijaksanaan perlu ditunjukkan dengan berjalannya waktu.

Semoga bermanfaat.

MESDM

Begitu seksi kah sektor energi dan sumber daya mineral di negeri ini, hingga kepemimpinan satu periode (lima tahun) harus dikomandani lebih dari dua orang???

Dari deretan nama Menteri pada dua era kepemimpinan nasional yakni Presiden SBY dan Presiden Jokowi menyedot beberapa nama sosok menteri. Setidaknya setelah nama Bapak Purnomo Yusgiantoro yang secara penuh menjabat lima tahun.

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral yang biasa disebut dengan MESDM telah berganti seiring pengumuman oleh Presiden Jokowi pada hari Rabu tanggal 23 Oktober 2019 jam sembilan pagi.

Dari siaran televisi 📺 yang kulihat di kantor Gedung Ibnu Sutowo lantai 4, MESDM dipercayakan kepada Bapak Arifin Tasrif. Dari kalimat Presiden memperkenalkan sosok yang pernah menduduki duta besar RI untuk negara Jepang dan pernah pula menjabat direktur di salah satu BUMN.

Diriku yang merasa sebagai ASN di Kementerian ESDM, terusik untuk mengetahui lebih jauh terkait sosok MESDM pada kabinet Indonesia Maju periode 2019 – 2024. Bukan apa apa, terkadang pertanyaan tetangga kanan kiri datang padaku untuk menanyakan siapa menteri yang memimpin kantorku.

Dari WAG seprofesi pada jabatan arsiparis kudapati info bahwa beliau alumni Institut Teknologi Bandung (ITB) jurusan Kimia. Dan dari hasil gogling kudapati tulisan pernah menahkodai holding company PT. PUPUK Indonesia.

Dari bacaan arsip di dalam tugas keseharian, memang gas untuk industri pupuk cukup menghiasi otak ku. Meski baru sebatas niat pengen sedikit mengulas bagaimana proses bisnis gas dalam industri pupuk. Sekarang disuguhi informasi tukang pupuk sebagai pemimpin sektor ESDM.

Sontak memoriku teringat omongan Alida, temen semasa kuliah di Diploma tiga kearsipan UGM, bahwa industri pupuk tidak bisa jalan tanpa adanya Kebijakan dari sektor migas.

Dalam benaku kemudian menangkap sinyal adanya penekanan kebijakan Gas pada industri pupuk Indonesia. Atau kemudian, ketika seorang menteri ditetapkan oleh Sang Presiden, mendasarkan keterhubungan sepak terjang seseorang pada bidangnya.

Hari kamis, 24 Oktober 2019,bersumber dari pemberitaan kudapati info serah terima jabatan dari Bapak Ignatius Jonan dan Bapak Archandra Tahar kepada MESDM yang baru.

Menjadi catatan buatku adalah selama mengabdikan diri di KESDM (2009 s.d. sekarang) berderet nama menteri Purnomo Yusgiantoro, Darwin Zahedy Saleh, Jero Wacik, Plt. Chaerul Tanjung, Sudirman Said, Plt. Luhut Binsar Pandjaitan, Arcahndra Tahar, Ignatius Jonan dan kini Arifin Tasrif. Sedangkan jabatan wakil MESDM antara lain Widjajono Partowidagdo, Susilo Utomo, Archandra Tahar.

Bagi “kroco mumet” seperti saya, ada dan tidak efek dari kehadiran pemimpin baru bukan menjadi halangan dari pengabdian kepada Negara.

Diakhir tulisan ini, harapan untuk lebih mendapatkan perhatian kearsipan selalu menjadi angan angan. Selama sepuluh tahun terakhir ini, belum pernah satu menteri atau wakil menteri ESDM yang tertangkap gambarnya pada kegiatan kearsipan.

Memang, aku pun harus realistis, kearsipan masih belum menjadi urusan yang dapat dipergunakan sebagai agenda strategis di sektor ini. Sektor energi dan sumber daya mineral lebih kental nuansa bisnis dan terkait dengan urusan “DATA” ketimbang urusan “ARSIP”. Arsip merupakan salah satu bentuk saja dari Data. Data lebih mengemuka dibandingkan arsip.

Semoga bermanfaat

Anak dan Istriku

Rabu, 23 Oktober 2019
Rara si bontot mulai tidur tanpa diiringi “nenen” ibunya. Beberapa malam sih ok, hanya semalem kok agak susah. Meski sempat ku ajak keluar, untuk menjagaku dari kantuk, namun itu juga tak memuluskan jalan Rara dihinggapi kantuknya.

Mendekati jam 11 malam, tangis Rara yang kenceng membangunkan biangnya yang lebih dulu tertidur 😴 😴. Aku pun bisa memaklumi, karena selain bekerja, teman serumahku telah kecapean dalam berdarma untuk keluarga. Di keluarga, istriku rajin memasak untuk sarapan lelaki nya.

Pun setelah lepas dari tugas kantoran, peran lain sebagai ibu, tidak mau dibilang lalai dengan tugas rumahan. Sedari cuci piring, melayani anak anak, cuci pakaian, sampai mengusir 🐭 tikus. Pokoknya diborong semua deh.

Balik ke cerita Rara tadi, bahwa menjadi seorang lelaki itu perlu kesabaran juga. Sabar dalam mengisi kekosongan peran di keluarga. Salah satunya peran yg sudah rutin adalah menidurkan anak anak. Pernahkah merasa bahwa ternyata menenami anak menjelang tidur itu gampang gampang susah??

Tatkala balita kita tidur agak larut malam, bisa jadi mereka tidur siang lumayan lama. Keinginan untuk terus bermain, tak jarang menyulut konflik anak dan orang tua. Terlebih buat istri, yang telah merasa kecapekan.

Dua anak yg sudah lepas dari ketergantungan ketek ibunya, tidak terlalu menyulitkanku. Meski dulu sempat suatu malam, aku pernah mengalami bersitegang dengan Dipta, gara gara terlalu larut malam, lebih jam 11 masih ingin bermain, tak juga beranjak tidur.

Menemani Nasywa dan Dipta menjelang datang kantuk, cukup berbekal susu dalam botol. Susu bubuk dicampur dengan air dingin menjadi amunisi ampuh untuk mendatangkan kantuk mereka.

Mendatangkan kebiasaan membacakan buku cerita, kadang sudah bukan hal yang menarik bagi Nasywa yang telah aktif baca dan tulis. Cerita karangan sendiri pun tak canggung kubawakan tatkala Dipta merasa tidur siang agal lama.

Di akhir tulisan ini, aku pun harus menyampaikan rasa Syukur kepada Sang Pencipta. Betapa besar karunia Nya yang menghadirkan pasangan 👫 hidup. Bersama dia, aku bisa bertahan mengawal keluarga 👪 dengan tiga orang anak.

Dengan keterbatasan kemampuan ku, jadilah ia sosok perempuan yang tangguh. Tidak dapat memprotes segala kekurangan dia, karena begitu banyak kehebatannya yang menutupi figur seorang kepala keluarga.

Terimakasih 🤝 buat istriku

Lanjutan Daftar Berkas

Kemaren, ibu suwarti, staf pada subdit Penyiapan Program Migas menyambangi ruang arsip. “pak nurul, apakah perlu surat balasan terkait pembuatan daftar berkas??” katanya dengan semangat. Mendengar pertanyaan tersebut, diri ini menjadi tersanjung. Bahwa masih ada harapan untuk terus menggelorakan semangat perbaikan wajah perkantoran di birokrasi.

Selama ini, sadar dan tidak, potret pengarsipan masih berada pada tingkatan kesadaran. Gerakan sadar arsip yang terdengar pada seremonial belum menampakkan geliat nyata pada potret ruang perkantoran.

Tanpa adanya gerakan sadar arsip yang digelar dengan seremonial, sebetulnya hampir semua pegawai mempunyai kesadaran perlunya pengarsipan di ruang kerja. Transaksi administrasi keseharian dalam pelaksanaan tugas fungsi organisasi menghasilkan naskah kedinasan yang perlu di perhatikan.

“kala itu bu surya keliling ke ruang kerja, saat melihat odner berada di bawah meja, beliau memberi arahan untuk mengajukan permintaan lemari ke bagian umum” kata bu suwarti.

Ibu Surya merupakan pejabat pimpinan tinggi yang menaungi unit kerja dimana bu suwarti menjalankan tugas pekerjaan keseharian. Dari cerita bu suwarti, saya pun semakin yakin bahwa sebetulnya para pimpinan tinggi juga penuh kesadaran dalam kearsipan.

Kesadaran pengarsipan selalu kepentok dengan sarana penyimpanan. Hari demi hari berganti, arsip pun menjadi tumpukan kertas. Meski ditempatkan pada odner, masih saja menjadi pajangan di bawah meja atau di atas meja kerja.

“bu, setelah daftar berkas teridentifikasi, maka langkah selanjutnya adalah menentukan sarana penyimpanan” kataku untuk menjawab pertanyaan bu suwarti. Aku pun menambahkan bahwa unit kearsipan berharap dalam minggu ini seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Migas telah menentukan dan mempersiapkan sarana penyimpanan arsip.

“Jika nanti mempergunakan odner, maka judul odner dituliskan sesuai daftar berkas, jika nanti mempergunakan boks arsip, maka label boks bertuliskan nama berkas seauai daftar berkas. Jika mempergunakan map, maka subjet map dituliskan nama berkas” kataku untuk menjawab tidak perlu dibuatkan surat balasan terkait penyusunan daftar berkas.

Hal tersebut juga yang menjadi kesepakatan forum kearsipan Ditjen Migas pada tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/17/pembuatan-daftar-berkas/

Kedepan, setelah penentuan sarana simpan, direncanakan forum kearsipan untuk pembahasan pembuatan isi berkas. Sebagai gambaran awal bahwa nantinya judul berkas bisa jadi akan muncul sub judul berkas sesuai dengan kuantitas arsip.

Pada akhir tulisan ini, semoga menjadi perhatian bagi admin di subdit dan bagian dalam pengarsipan secara seragam. Penyeragaman pengarsipan termaksud untuk mempersiapkan kegiatan pengawasan internal dalam kearsipan.

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai