Uji kearsipan ke uji kebangsaan (artelnas 2019)

Layak ajang lomba, lepas sesi ujian tulis yang terdiri psikotes, uji kompetensi pengetahuan tentang kearsipan, para peserta pemilihan arsiparis teladan nasional tahun 2019 di suguhkan pada tantangan berbicara di depan forum.

Tatkala pengetahuan kearsipan tergambar dari ketepatan pemilihan chek poin dan menarasikan jawaban essay, sesi wawancara menjadi tantangan lanjutan untuk mengukur kemampuan arsiparis. Jika tidak terbiasa berbicara di depan forum, kadang pemahaman yang nyantel di memori ingatan dapat menguap.

Undian berupa gulungan kertas bertuliskan angka menjadi pengganti topik di pertanyaan pada sesi wawancara. Pertanyaannya antara lain terkait fungsi Ruang transit atau repisetory, peminjaman arsip, dan autentikasi untuk tiga orang perserta dengan batasan waktu 15 menit.

Ketiga orang peserta yang mendapat giliran ke-1 menempati podium yang berhadapan dengan tiga orang juri. Setiap peserta mendapatkan tiga giliran berbicara untuk menjawab pertanyaan dan menanggapi kedua peserta lainnya ditambah dengan giliran menjawab pertanyaan dewan juri jika masih tersisa waktu.

Tiga orang pada giliran ke-2 mendapatkan pertanyaan yakni empat instrumen kearsipan, perbedaan arsip konvensional dan media baru, dan tahapan pembenahan. Yang menarik adalah pemanggilan pada jabatan yang sama. Misalnya jabatan ‘penyelia’ makan tiga orang memiliki jabatan sama yakni penyelia.

Tiga orang pada giliran ke-3 sampai dengan total 21 orang pada kategori terampil selesai di hari Kamis petang sebelum jam 18.00. Beberapa topik pertanyaan seperti pemberkasan, pelayanan arsip, keabsahan, klasifikasi, definisi arsip menurut UU 43/2009 menjadikan bahan pendalaman dewan juri untuk mengukur kemampuan para peserta.

Di hari kedua, 16 Agustus 2019 sejak dini hari 4.30 WIB para peserta sudah berada di dalam bus untuk menuju ke Gedung DPR/MPR untuk bersama dengan teladan pada jabatan fungsional tertentu lainnya menyaksikan Sidang Bersama DPR RI & DPD RI.

Sampai di lokasi di pagi hari sebelum mentari sempat beranjak memperlihatkan diri memantik semangat para peserta. Meski hanya disediakan tempat duduk di Lobby Gedung Nusantara, namun berkesempatan mengabadikan gambar diri di gedung parlemen.

Lalu lalang para teladan berbagai urusan di seluruh INDONESIA menemani untuk menyaksikan presiden RI menyampaikan pidato tahunan di depan Majelis Permusyawaratan Rakyat dan Pidato kenegaraan didepan DPR RI dan DPD RI.

Apa isi pidato kenegaraan oleh Presiden???? Yang tebal dalam memori penulis adalah data merupakan aset bangsa, perlindungan data pribadi demi kedaulatan rakyat. Inti regulasi adalah untuk melindungi kedaulatan rakyat. Kemudian yang membuat gemuruh adalah, rencana pemindahan Ibukota ke Kalimantan. Atau sindiran presiden untuk tatkala ASN study banding di luar negeri.

Kurang lebih 11.20 WIB acara pun selesai dan terlihat kerumunan masa memburu sosok menteri atau tokoh2 kebangsaan yang melewati lobby untuk sekedar bisa berfoto

Iklan

Arsiparis pekerja intelektual

Menarik bagi saya, tatkala pelaksana tugas kepala ANRI menyampaikan bahwa Arsiparis dapat bekerja di semua lini pada instansi, cakupan NKRI lah yang menjadi ranah pelaksanaan tugas arsiparis. DR. M. TAUFIK menambah bahwa sampai hari ini, masih menunjukkan belum clear nya data kearsipan di Indonesia.

Sambutan kepala ANRI tersebut mengantarkan perhelatan pemilihan Arsiparis Teladan Nasional tahun 2019. Terekam dalam memori komunitas kearsipan, ajang tersebut telah diselenggarakan sebanyak enam kali sejak tahun 2011.

“Tiada artinya dunia kearsipan tanpa arsiparis” tandas Plt. Kepala ANRI di ruang Noerhadi Magetsari pada hari Kamis, 15 Agustus 2019. Tak dipungkiri bahwa ekspektasi atas peran arsiparis dalam pembangunan kearsipan nasional cukup lah beralasan.

Peran dan kiprah beberapa arsiparis yang saya temui pada ajang kompetisi pemilihan teladan, membawa dukungan atas keberhasilan kinerja organisasi.

Sebagaimana dalam pidato sambutan KEPALA ANRI pada acara termaksud, kearsipan dan arsiparis tentunya tidak semestinya merasa kerdil di tata kelola pemerintahan. Sudah selayaknya kearsipan menjadi bagian dengan urusan administrasi pemerintahan lain untuk mendukung terciptanya akuntabilitas kinerja organisasi publik.

Pesan Kepemimpinan NASIONAL agar terwujudnya SDM yang unggul dapat dimulai dengan memaknai bahwa arsiparis termasuk pekerja intelektual. Pekerja yang bukan hanya melekat pada unit kerja. Pekerja yang bukan dihasilkan dari istilah ‘orang buangan’.

Mengimbangi kompetisi di era industri 4.0, arsiparis harus memperbaiki Personality dan Profesional skil, sehingga nampak kompeten pada bidang kearsipan. Tuntutan legitimasi atas kompetensi arsiparis dapat dilaksanakan dengan sertifikasi.

Selain itu, Manajer skil sangat dibutuhkan pada diri arsiparis meski tidak berada di jalur struktural. Program kerja anggaran sangat terbuka lebar untuk mengaplikasikan kompetensi manajerial.

Di akhir tulisan ini, secara pribadi sebagai salah satu peserta pemilihan arsiparis teladan 2019, berusaha memaknai pidato sambutan sebagai suntikan semangat baru. Semangat untuk lebih bermanfaat dengan jalan karir sebagai arsiparis.

Meski terjalnya medan pembangunan kearsipan yang memiliki dimensi kompleksitas tinggi, namun pertama yang harus saya pahami adalah merasa bangga menjadi bagian dari komunitas kearsipan

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/14/arsiparis-teladan-2019/

Hari ini, aku bertemu dengan senior kearsipan UGM, angkatan 1997 yang gemar menulis. Bahkan menyandang gelar nitizen jurnalis terpopuler. Agus Buchori yang diberikan SK arsiparis setelah 10 tahun mengelola arsiparis di Kabupaten Lamongan, selalu mengacuhkan terjalnya kondisi lapangan kearsipan.

Kebebasan intelektual dia wujudkan dengan merangkai kata demi kata menjadi narasi yang turut menyuarakan kearsipan INDONESIA.

Semoga bermanfaat

Arsiparis Teladan 2019

Penjagaan suatu komunitas agar terus lestari dengan adanya semacam pertandingan, saya tulis pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/kompetisi-arsiparis-teladan/

Melalui surat panggilan bertandatangan Plh Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI, sebanyak 46 orang diharapkan hadir dan berkumpul di Jakarta pada hari Kamis, 15 Agustus 2019. Sebanyak 27 orang arsiparis kategori keahlian dan 19 orang kategori ketrampilan berasal dari tiga kelompok instansi pemerintah. Kelompok tersebut adalah kementerian, non kementerian, dan pemerintah provinsi.

Terdapat 24 instansi tingkat pusat yang terdiri 12 kementerian dan 12 lembaga non kementerian, belum menunjukkan separo dari total instansi pusat

Pun sebelas instansi pemerintah daerah menunjukkan tidak mencapai dari separo jumlah provinsi di Indonesia. Meski demikian pulau Jawa, Sumatera, Sulawesi, Nusa Tenggara, bangka belitung telah mengirimkan wakil arsiparis nya untuk datang ke Jakarta dalam ajang jabatan fungsional arsiparis tingkat nasional.

Penjagaan komunitas jabatan arsiparis memang perlu dukungan berbagai pihak. Tahun 2019 ini semangat untuk menjaga Komunitas jabatan arsiparis agar terus berkembang dan lestari memang belum mencapai setengah dari jumlah instansi pemerintah baik bentuk kementerian, non kementerian dan pemerintah provinsi.

Pun tingkat partisipasi dalam ajang arsiparis teladan nasional bukan satu satunya untuk menandai komunitas arsiparis terus mengalami perkembangan, namun setidaknya dapat memberi gambaran.

Gambaran berkurang nya semangat kearsipan dari jumlah arsiparis di seluruh Indonesia. Atau bisa jadi tetap stabil dari awal dilaksanakan nya ajang pemilihan arsiparis teladan sejak tahun 2011.

Semoga komunitas ini terus berkembang. Semoga bermanfaat

Laporan pekerjaan untuk lomba arsiparis teladan 2019

PENDAHULUAN
Berdasarkan Peraturan Menteri ESDM 18/2016, Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi Ditjen merupakan salah satu bagian di Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Bentuk dukungan administrasi kepada berlangsungnya kantor Ditjen Migas yang diemban oleh Sekretariat Ditjen Migas secara fisik akan bertumpu kepada Bagian Umum, Kepagawaian, dan Organisasi.

Penulis berpendapat bahwa dukungan administrasi kepada Ditjen Migas termaksud dapat terlaksana dengan baik jika terdapat juga didalamnya aktivitas layanan operasional perkantoran ,fisik gedung kantor dan manajemen pegawai, organisasi, serta ketatausahaan.

Wajar jika Jumlah pegawai di bagian umum, kepegawaian dan organisasi hampir sama dengan jumlah pegawai satu unit Direktorat.

Pejabat Administrator atau pejabat eselon tiga yang memimpin unit kerja ini disebut Kepala Bagian. Saat ini di jabat oleh Bapak Mukti Yunarso.

Seorang Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dibantu oleh tiga orang pejabat pengawas atau tiga orang pejabat eselon empat.

Untuk pelaksanaan urusan layanan operasional perkantoran dan urusan fisik gedung, Kepala Bagian di bantu oleh pejabat pengawas yang saat ini dijabat oleh Bapak M. Cholid. Sedangkan pejabat pengawas sub bagian kepegawaian dan organisasi dijabat oleh Hening. Pejabat pengawas di dub bagian tata usaha dijabat oleh Ibu Ike Widiyanti.

Sebagaimana Kerangka Acuan Kerja pada RKAKL tahun 2017, perkantoran Ditjen Migas yang berada di Gedung Migas (sebelumnya bernama Gedung Plaza Centris) ditunjang beberapa prasarana yang harus tersedia antara lain layanan operasional seperti langganan daya listrik PLN, Penyediaan Air Bersih, Pengelolaan Air Limbah, Jaringan Telepon dan siaran televisi, Jasa Kebersihan, Jasa Keamanan, Jasa Teknisi Sipil, Jasa Teknisi elektro, Jasa Boga (kantin), Jasa Pengemudi, Jasa Pramu kantor dan Jasa perbaikan peralatan kantor lainnya.

Tak lupa keperluan sehari hari perkantoran yakni adanya barang persediaan berupa alat tulis kantor dan obat obatan pada klinik umum dan klinik gigi serta penyediaan BBM kendaraan operasional dan perawatan kendaraan dinas.

Selain prasarana di atas, sarana kerja seperti ruang kerja antara lain adanya komputer, printer, sound system, Televisi, Handy Talki, Televisi, screen projector 📽, mesin foto copy, work station atau meja kursi, kulkas, peralatan pantry, dispenser diperlukan perawatan tahun berjalan atau pembaharuan sebagaimana kaidah umur barang milik negara.

Pada manajemen kepegawaian terdapat pelaksanaan pengadaan pegawai, penempatan, rotasi dan mutasi, orientasi calon pegawai dan magang, urusan pendidikan kilat, pengurusan administrasi pegawai antara lain rekap kehadiran terkait dengan gaji tunjangan serta uang makan, kenaikan pangkat dan gaji berkala, Laporan Harta Kekayaan ASN dan Penyelenggara Negara, penilaian kinerja jabatan fungsional, Kompilasi Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

Pada Urusan organisasi terdapat penyusunan SOP, analisa beban kerja, uraian jabatan, informasi jabatan, Penilaian kinerja pejabat, bezzeting, pembahasan pengisian jabatan, reorganisaai, Penilaian Reformasi Birokrasi, ketatalaksanaan, serta manajemen perubahan

Sedangkan ketatausahaan menangani persuratan, kesekretariatan pimpinan, pengurusan dokumen perjalanan paspor dinas dan visa, tata naskah dinas, kearsipan, pengaturan rapat dinas dan upacara bendera.

Selain itu terkait dengan pengadaan langsung, meski mulai tahun 2018 struktur organisasi pengadaan diturunkan ke unit Direktorat, Bagian Umum kepegawaian dan organisasi masih mengkoordinasikan pengadaan barang inventarisasi kantor.

Berbagai macam urusan tersebut di atas dilaksanakan oleh pimpinan beserta staf atau jabatan fungsional umum dan tertentu. Jabatan fungsional tertentu yang berada di bawah Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi antara lain analis kepegawaian, arsiparis, pengelola Pengadaan barang/jasa, pengelola Barang Milik Negara, Pengadministrasi umum, pengolah data analis tata usaha dan sekretaris.

Selaku arsiparis di unit kerja teknis, mungkin perlu treatment berbeda dengan unit kesekretariatan jenderal. Jika terlalu ansih pada kearsipan, kesan terasa sepi dari bentuk perhatian pimpinan akan semakin nyata.

Meski secara umum kedudukan kearsipan pada setiap instansi terlihat sama, namun prioritas organisasi akan melihat kearsipan pada porsi yang berbeda beda.

Kedudukan kearsipan Di kantor Ditjen Migas sebagai bagian terkecil pada tingkat prioritas organisasi. Wajar jika kearsipan belum mendapatkan apresiasi pimpinan.

Penulis berpendapat bahwa kemajuan kearsipan harus pula dikaitkan dengan kedudukan dukungan administrasi kepada manajemen internal. Tuntutan kearsipan yang bermula dari Undang Undang kearsipan tahun 2009, seyogyanya dilihat dari kedudukan kearsipan di tiap instansi khususnya unit teknis.

Tatkala kemajuan kearsipan berada di pundak arsiparis dan pejabat struktural, maka narasi yang dibangun harus selaras dengan kinerja unit organisasi. Keselarasan akan membawa dampak yang signifikan termasuk anggaran kegiatan sampai dengan apresiasi pimpinan.

Contoh riil saat tuntutan pelaporan arsip secara berjenjang sebagai tautan berikut

Regulasi yang menetapkan kewajiban distribusi laporan arsip perlu dinarasikan dalam fungsi organisasi sehingga dapat dicantumkan dalam tiap Key Indikator Performance (KIP) tiap pejabat yang melaksanakan urusan kearsipan.

Narasi dalam bentuk sosialisasi yang berkelanjutan atau dalam suatu edaran menteri pemberdayaan aparatur sipil dapat juga menjadi pilihan.

Mungkin terlalu tinggi untuk berandai andai, pemikiran dari level arsiparis kategori ketrampilan seperti saya. Merasa diri penuh kinerja menjadi boomerang tatkala tidak memahami prioritas organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/
Pada tautan tersebut di atas ⬆, gambaran merasa diri penuh prestasi kinerja, masih belum cukup menjadi narasi sehingga menjadi prioritas dukungan administrasi bagi unit teknis.

Akhirnya melalui tulisan ini, penulis menginisiasi narasi dalam bentuk catatan yang dapat meninggal potret sederhana pembangunan kearsipan. Jika memang kondisi kearsipan saat ini bukan prioritas organisasi, namun kearsipan mempunyai ciri khas dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Sebagaimana tulisan di atas ⬆ , narasi kearsipan diyakini penulis akan membentuk salah satu budaya kerja. Semoga budaya kerja selama ini akan dimaknai dalam pembentukan kehidupan. Pembentukan kemajuan salah satu urusan pembangunan dari aktivitas menceritakan secara konsisten. Menarasikan urusan kearsipan.

ISI
Inovasi yang dilakukan selaku arsiparis selama tiga tahun terakhir kurang waktu tahun 2016 sampai dengan 2019 ini dapat dinarasikan sebagai berikut.

Tahun 2016
Meniti kembali jejak jejak kearsipan Ditjen Migas di tahun 2016????? Jejak yang tertinggal dalam mengawal kearsipan dalam manajemen birokrasi pemerintahan.

Bak ibarat lilin 🕯di tengah belantara hutan, kearsipan di Ditjen Migas merasa diri dalam harapan tinggi untuk bisa menjadi penerang kegelapan informasi. Berbeda dengan sumber informasi lainnya, kearsipan kental dengan ciri kertas sebagai kekhasan identitas jati diri suatu organisasi.

Adakah jejak kearsipan itu? Secarik kertas tertanggal 26 Agustus 2016 bertandatangan pimpinan tinggi pratama, menjadi satu jejak kearsipan. Jejak penggunaan logo Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai identitas.

Tak dipungkiri, identitas terpatri pada kertas menjadi bukti keberadaan organisasi. Bahkan sampai kepada suatu asumsi, terungkapnya kepalsuan yang mengaku sebagai instansi resmi.

Dari satu jejak kearsipan itu, kuuntuai cerita sebagai apresiasi diri dalam peran mengawal kearsipan. Berharap jejak kearsipan dapat berperan dalam menghidupkan lentera penerang kegelapan informasi di antara riuh dan gemerlapnya industri informasi.

Pun kiranya pada secarik kertas bertanggal 9 Agustus, 15 Agustus 2016 dan tanggal 20 September 2016, terdapat jejak kearsipan dalam Nota Dinas Bertanda tangan pimpinan.

Atas tujuan pengurusan surat sebagai salah satu area kearsipan, inisiasi untuk mewujudkan penciptaan arsip yang terdokumentasi dengan baik menjadi langkah kearsipan.

Kertas yang selalu mengisi sisi meja kerja, kertas yang kadang mengubur infomasi karena terlalu banyak, menjadi perhatian kearsipan. Melalui pendekatan teknologi informasi e surat, kearsipan mulai menarasikan tata laksana persuratan dalam menggapai kondisi perkantoran elektronik (e office).

Berbekal dukungan Direktur Jenderal kala itu, hampir tiga tahun, ratusan ribu surat mondar mandir antar meja kerja tanpa bentuk kertas. Penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran dapat berujung pada efisiensi ruang arsip.

Tahun 2017 dan 2018

Legacy, sengaja mencomot kata “legacy” untuk memaknai hasil kerja arsiparis untuk mendukung kinerja unit kerja. Bisa jadi terasa aneh, biasanya istilah Legacy dipakai untuk pemimpin. Beberapa berita online telah mempergunakan istilah Legacy untuk mengabarkan para Menteri pada Kabinet Kerja Jokowi-JK yang akan memasuki akhir masa jabatannya.

Ya anggap saja, arsiparis merupakan pemimpin kecil pada urusan kearsipan. Sifat profesional, independen dan mandiri bisa jadi tidak mengurangi jiwa kepemimpinan pada urusan kearsipan. Atau sebut saja bukan arsiparis namun subyeknya kearsipan. Urusan arsip yang dapat berkontribusi pada suatu legacy

Meski teralu jauh untuk dapat berperan dalam meninggal Legacy, minimal merasa diri turut dalam berkontribusi dalam suatu kalimat ” Selamat tinggal ribuan lembar kertas” sebagaimana dalam tulisan minggu lalu pada tautan ⬇ berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/19/jejak-arsip-kertas-tahun-2016/

Jika di tahun 2016, tertinggal jejak-jejak kearsipan untuk Legacy penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran di Ditjen Migas, Bagaimana di tahun 2018 dan 2017????

Saya kemudian menengok kembali jejak digital yang menangkap laporan pelaksanaan pekerjaan kearsipan yang pernah saya susun.

Dalam tautan berikut di ⬇
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/10/pengelolaan-arsip-mei-sd-oktober-2017.html?m=1 menjadi gambaran ratusan meter linear arsip yang berhasil dievakuasi untuk mendukung pencapaian kinerja unit berupa penataan ruang kerja pada Gedung Migas. Bahkan tanpa ada tambahan anggaran.

Sebanyak 1772 boks atau setara dengan 354 meter linear dan ratusan kardus besar berisi arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas berpindah ke ruang arsip tanpa dukungan tambahan anggaran. Dengan rasa cinta dan tanggung jawab atas peran kearsipan, maka berbagai cara dilakukan agar dapat mendukung program renovasi dan penataan ruang kerja.

Semula ruang arsip berada di Lantai 12 dan 10 harus dipindahkan ke ke lantai 4. Ruang kerja Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas di pindah ke ruang transit sehingga mendesak tim kerja arsip Ditjen Migas harus berjibaku.

Lagi lagi, sebagai arsiparis dapat merasa bangga dapat berkontribusi dalam meninggalkan legacy berupa penataan ruang kerja pada Gedung Migas. Kearsipan menjadi salah satu penyokong pencapaian kinerja unit (Bagian Umum Ditjen Migas) untuk melakukan branding Ditjen Migas.

Sedangkan tahun 2018 adalah turut serta dalam meninggal legacy menjaga keselamatan Gedung Migas. Sebagaimana penulis tulis pada tautan berikut ⬇⬇⬇ ⬇ https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

Meski berada pada titik kepuasan untuk berkontribusi dalam meninggal legacy, namun terdapat salah satu fragmen dimana kearsipan harus menerima kenyataan pahit.

Secarik kertas pada bulan Juli 2018, bertanda tangan Kepala Bagian (eselon 3) ditujukan kepada Sesditjen Migas (eselon 2) telah memantik perhatian pimpinan atas penyediaan sarana simpan berupa roll opeck. Disebabkan dinamika suksesi kepemimpinan atau pergantian ses Ditjen waktu itu dan prioritas kinerja unit bagian umum menyebabkan tidak terealisasi. Sampai dengan tahun 2019, tidak satu pun rol opek dapat diadakan.

Legacy kearsipan menjadi salah satu bentuk layanan. Legacy kearsipan diantaranya wujud supporting. Legacy kearsipan di unit kerja teknis belum mampu tertanam dalam memori prioritas staf sampai pejabat. Legacy kearsipan masih belum terlalu penting jika dihadapan dengan urusan perkantoran lainnya.

Akhirnya, memaknai legacy tetap sebagai legacy. Arsiparis dan kearsipan, tetap merasa puas sebab turut berkontribusi dalam legacy unit kerja. Tidak mesti harus mendapatkan perhatian berlebih. Cukup sebagai bagian yang dibelakang namun mengharmonsasi keadaan.

Hikayat menceritakan kehidupan, begitulah kiranya kedudukan kearsipan sebagai layanan perkantoran. Arsiparis dan kearsipan telah cukup berbangga dengan turut dalam pencapaian kinerja unit.

Cara menyelesaikan pekerjaan arsiparis adalah dengan membentuk tim kerja, memilih untuk totalitas aktivitas di ruang arsip, bekerjasama dengan para pengemudi

MEMBENTUK TIM KERJA
Pengelolaan arsip di Ditjen Migas dilaksanakan secara bersamaan dalam satu tim yang kompak. Tim Kerja Arsip Ditjen migas berada di dalam manajemen Sekretariat Ditjen Migas, Cq. Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dalam melaksanakan urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal

Pelaksanaan Urusan Ketatausahaan tersebut diawasi oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha meskipun tidak tersebut secara tertulis didalam tata laksana organisasi bahwa wujud pelaksanaan ketatausahaan adalah kearsipan namun pada informasi jabatan seorang Kasubag Tata Usaha melaksanakan urusan kearsipan.

Sedangkan dalam pelaksanaan fungsional kearsipan terdapat jabatan arsiparis sebagai bawahan dari kasubag tata usaha. Jabatan arsiparis tediri tingkat terampil dan tingkat ahli. tingkat terampil berjenjang mulai pelaksana, lanjutan, dan penyelia. Tingkatan Ahli berjenjang dari Pertama, Muda, Madya, dan Utama

Selain Arsiparis dan Calon arsiparis, tim kerja arsip ditjen migas didukung oleh petugas pramu bhakti kantor dan tenaga lepas yang ditugaskan untuk urusan kearsipan, teknisi sipil serta dukungan programer komputer 💻

Anggota Tim terdiri dari Mulyanto dengan Jabatan Arsiparis Ahli pertama, Nurul Muhamad Jabatan Arsiparis Penyelia, Juli Supadmo & Kasmari sebagai calon arsiparis terampil (jalur impasing), Tatang & Rusyantoro Jabatan Driver (perbantuan), Reni Pramitasari, Gilang Catur H, Gondo Awang, Fakhreza sebagai tenaga pramu bhakti, dan Catur, Avis & Alif sebagai tenaga lepas (penambahan orang sesuai kebutuhan dan bersifat temporary) serta Rosyid perbantuan tim teknisi sipil serta supporting Programer IT oleh Kevin Hadinata

Pembagian tugas dalam tim kerja arsip ditjen migas yakni:
1. Sdr. Mulyanto menangani dukungan administrasi seperti SPPD, konseptor surat, menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan dan menyusun daftar arsip musnah, mempersiapkan rancangan NSPK seperti SOP dan Petunjuk Teknis, mengolah data arsip inaktif

2. Nurul Muhamad melaksanakan tugas antara lain mempersiapkan masukan untuk penyusunan kegiatan dan anggaran kearsipan, mempersiapkan konsep laporan kearsipan kepada pimpinan, melakukan pemilahan arsip dg uji struktur arsip berdasarkan tata naskah dinas, uji kontek dan konten arsip, memandu olah data untuk manuver, identifikasi arsip yg di scan, memandu proses penataan dan penyimpanan arsip, memberikan bimtek atau sosialisasi, monev rancang bangun aplikasi surat dan aplikasi arsip, analisa penelusuran/pencarian arsip, dan membuat tulisan yg dipublis kedalaman blog serta memandu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim.

3. Juli Supadmo dan Kasmari bertugas menerima arsip yg telah dilakukan uji struktur, kontek dan konten untuk ditempatkan dalam map (mengikat), dalam boks, dalam lemari/rol opek serta pengaturan ruang simpan arsip. Selain itu bertugas melaksanakan pemindahan arsip, menyusun rekapan daftar boks simpan/pindah, memberikan label dan penomoran boks&lemari dan mengurusi catatan/formulir peminjaman arsip

4. Reni Pramitasari melaksanakan pengetikan surat&nota dinas, pelaksanaan petty cash, operator aplikasi surat dg scan dan upload, memandu siswa magang, entri deskrepsi arsip ke excel atau aplikasi arsip, olah data arsip untuk manuver sesuai arahan pemandu

5. Gilang, Gondo, dan Catur melaksanakan tugas entri/deskrepsi, olah data, pemberkasan, manuver arsip pada jenis arsip masing masing sesuai pembagian tugas oleh pemandu sesuai uji struktur/kontek/konten. Selain itu juga membantu pengaturan ruang arsip, pemindahan dan peminjaman arsip.

6. Fakhreza melaksanakan tugas admin aplikasi surat, asrot sosialisasi, entri data arsip, pengetikan laporan, pembuatan video dokumentasi serta setting peralatan komputer,

7. Avis dan Alif serta Rosyid membantu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim sesuai arahan pemandu

9. Kevin Hadinata supporting perbaikan, pengembangan aplikasi surat dan aplikasi arsip.

10. Tatang sebagai direktur perdagingan (mensortir non arsip dan arsip musnah dan Rusyantoro membantu penempatan arsip ke dalam map (mengikat)

Dengan pembagian kerja tersebut diharapkan seluruh anggota tim dapat mengkomunikasikan kepada pemandu. Kedudukan antar anggota tim kerja arsip ditjen migas sejajar (semua tidak ada batasan tinggi dan rendah, atasan dan bawahan, senior dan junior) namun semua dapat saling membantu, saling melengkapi. Dalam pelaksanaan tugas masing2 anggota tim diharapkan melakukan konsultasi dan komunikasi kepada pemandu.

TOTALITAS DI RUANG ARSIP

Kok gak pernah kelihatan, kata syahrul sewaktu bersama sama turun dari lift. Tak mendapatkan jawaban dari lisanku, dia pun meneruskan “Gaul dong, gk bosen gaul hanya dengan dokumen”

Lisan ini seolah terkunci, tak bisa berkata kata, atau sedikit beralasan untuk menjawab kalimat Syahrul itu. Senin sampai jumat cepat berlalu, hingga 2 bulan full keberadaan perhatian pada ruang arsip Ditjen Migas.

Memang sudah menjadi pilihan profesi, dan dalam profesi ini perlu perhatian yg sangat manja. Informasi yang berkualitas dari media kertas berjubel pada ruangan yang seadanya mendesak untuk terus bergerak hingga menempatkan arsip berada tempatnya.

Selama dua bulan, enam ribu kilo atawa enam ton bahan non arsip hasil penyortiran telah berhasil kami pisahkan demi menjaga kualitas informasi arsip kertas di ruang arsip.

Arsip persuratan, berkas pengangkutan migas, berkas penyimpanan migas adalah 3 jenis arsip yg menghiasi meja pengolahan tiap harinya selama dua bulan ini.

Aktivitas penyortiran, menyaingi tiap berkas, menyatukan pada kesatuan kesamaan berkas, mendata pada aplikasi arsip digital adalah hal yang kami anggap menjadi tarikat si penjaga informasi.

Pengabdian ini kami terus ilham sebagai pelaksanaan tugas untuk organisasi Ditjen Migas. Keterbatasan tempat ruang simpan dan pertumbuhan arsip kertas yang begitu cepat harus kami sikapi dengan mengambil jalan tarikat secara full di ruang arsip.

Kami tak mengenal lagi penugasan pimpinan untuk rapat atau kegiatan lain yang mempertemukan dengan teman kerja seperti syahrul. Ini adalah pilihan kami sendiri hingga nanti arsip migas dapat terolah kembali demi menyimpan kualitas informasi kertas.

Sebagaimana janji profesi, tarikat di ruang arsip akan kami senangi, akan kami jalani hingga datang saat nanti, datangnya generasi pengganti.

Informasi di dalam arsip menjadi perhatian kami, terus berusaha menjaga kualitas informasi ditengah tengah keterbatasan ruang simpan saat ini.

BEKERJA SAMA DENGAN PARA DRIVER

“Ruangan memberikan kesan longgar ” kata salah satu pegawai yang memasuki ruang arsip. Arsip di ruang arsip mulai berkurang. Ruang arsip terlihat lega. Enam bulan sejak bulan Januari 2019, tim menyusur kardus kardus besar hasil pemindahan arsip dari ruang kerja.

Sebagaimana terlihat di dalam video tersebut. Aktivitas kearsipan terbagi pada tugas masing masing personel. Pemilahan dengan mengelompok arsip berdasarkan masalah, kegiatan dan berdasarkan bentuknya kemudian diikat dengan map yang diberikan tanda kode unit kerja.

Tugas pak Mikun untuk mengikat arsip dengan tali rafia dan map. Meski jabatan sebenarnya adalah driver, namun ketertarikan nuansa kerja arsip menjadikan beliau terjun bersama tim arsip. Driver senior di ditjen migas yang tiap hari menjemput dan mengantar penumpang, mempunyai waktu longgar untuk memberikan kontribusi yang lebih untuk Ditjen Migas.

Penempatan arsip pada sarana map lebih dirasa lebih memberikan area media simpan dibanding dengan odner. Peralatan odner biasa dipergunakan menyimpan file pekerjaan semasa berada di ruang kerja (unit pengolah). Setelah arsip berada di ruang arsip, odner tersebut diperiksa oleh arsiparis.

Proses pemeriksaan isi odner memperhatikan judul yang tertera pada odner. Jika tidak sesuai maka diberikan judul baru. File isi odner yang berbentuk copy atau bukan kategori arsip inaktif akan disingkirkan menjadi bahan non arsip.

Adalah pak Tatang yang bertugas merapikan bahan non arsip. Isi informasi yang identik dengan arsip, memerlukan ke hati-hatian dalam pengurusannya. Meski bahan non arsip perlu dilakukan pemilahan agar nanti memudahkan dalam mengeksekusi ke pihak ketiga.

Pak Tatang juga memiliki jabatan yang sama dengan pak Mikun. Pengemudi senior berNIP memiliki masa kerja yang sangat membantu untuk mendukung kehati hatian dalam pengelolaan bahan non arsip.

Tim kerja arsip Ditjen Migas memiliki nuansa kerja yang lebih dinamis. Keberadaan pak Tatang dan pak Mikun mengundang para pegawai yang membutuhkan layanan pengantaran mendatangi pengemudi di ruang arsip.

Keberadaan mereka di ruang arsip tiap harinya, meramaikan dan mengundang pegawai lain untuk datang ke ruang arsip. Ruang arsip terkesan meriah. Kemeriahan memberikan suasana pengolahan arsip.

Selain mereka berdua, satu lagi driver berNIP yang juga tertarik untuk membantu dan masuk ke dalam tim kerja arsip. Sosok Pak Junaidin yang sering dipanggil Jhon. Saat ini mengolah dosir pegawai bersama Kasmari.

Secara sukarela, mereka menerima tawaranku untuk dapat bermanfaat untuk ditjen Migas. Lepas dari tugas pokok pada layanan antar jemput pegawai, mereka bersedia untuk mengolah arsip.

Sungguh kehidupan ini mempermudah pekerjaanku sebagai arsiparis. Kesendirian dalam tanggung jawab penyelesaian beban kerja kearsipan, terbantu dengan kehadiran senior di Ditjen Migas. Kehidupan yang berisikan pergaulan yang baik, mendukung pencapaian tujuan kerja.

Semoga niat baik para driver senior tersebut menjadikan ladang amal bagi mereka. Bekerja bukan hanya sekedar mencapai hasil, namun bekerja harus dapat menciptakan suasana kerja. Dengan suasana kerja yang baik dan menarik, tak bisa menghalangi kehadiran mereka. Kehadiran yang sangat membantu ditjen migas dalam mengelola rekaman kegiatan

MAHASISWA DAN SISWA MAGANG

Awal tahun 2019 ini, menjadi spesial di ruang pemilahan arsip ditjen Migas. Kehadiran Mahasiswa untuk menjalani masa Praktek Kerja Lapangan memeriahkan suasana kerja kearsipan.

Sejak Senin, 7 Januari 2019,
Tsasa & Della belajar menggunakan tiga aplikasi yang digunakan oleh unit kearsipan ditjen migas untuk mengolah arsipnya. Tiga aplikasi tersebut yaitu Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan, Arsip Digital, Sistem Informasi Persuratan Dinas.

1. Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan (kurun waktu surat 2007 s.d.2017)

Aktivitas login dan diinput data surat ke database sistem informasi, pemindaian fisik arsip atau scanning kemudian melakukan pengunggahan atau upload menjadi pemandangan keseharian mahasiswa tersebut.

Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan dipergunakan untuk menyimpan surat keluar yg ditandatangani oleh direktur jenderal sampai dengan para direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk kurun waktu tahun 2007 s. d. 2016.

Penyimpanan file pdf dipastikan dengan memeriksa lampiran file pada data surat yang telah terinput pada aplikasi tersebut.

Sedikit menambahkan info bahwa sarana pengurusan surat yang diberi nama “Aplikasi Tata Laksana Persuratan” merupakan alat bantu para sekretaris atau pengadministrasi dalam memberikan nomor surat. Jika selama ini dikenal adanya buku agenda surat, maka aplikasi tersebut difungsikan sebagai buku agenda surat keluar dan surat masuk.

Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Ditjen akan dilakukan input data surat oleh para sekretaris untuk mendapatkan nomor register surat keluar.

2. Sistem Informasi Persuratan Dinas (pengurusan surat pada tahun 2017 s.d saat ini)
Dari laporan harian mahasiswa atas nama tsasa, menyebutkan bahwa pada hari ketiga sampai ke lima melaksanakan beberapa aktivitas yakni
– Login ke Sistem Informasi Persuratan Ditjen Migas sebagai arsiparis.
– Melakukan pengecekan data surat keluar dari DJM (Direktur Jenderal Migas) pada sistem.
– Apabila data surat keluar belum terdapat lampiran file pdf maka diperlukan scan surat
– Scan menggunakan aplikasi adobe professional.
– Surat yang sudah discan kemudian diberi nama sesuai nomor surat
– Mengunggah atau upload file pdf sesuai data surat keluar pada aplikasi persuratan.
– Surat yang telah discan, disimpan ke dalam folder sesuai dengan unit pengolahnya seperti DJM.I, DJM.O, DJM.E, DJM.B, DJM.S. kemudian di simpan berdasarkan bulan surat.
– Surat yang diinput ke aplikasi hanya surat yang bertandatangan pimpinan di lingkungan ditjen migas.
– Surat yang diinput ke aplikasi tidak hanya berupa surat dinas, namun juga ada surat keputusan dan nota dinas.

Sedangkan Della melakukan praktik Pemberkasan Berkas perizinan Surat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) mempergunakan aplikasi termaksud antara lain:
– mencari data nota dinas subdit pengembangan investasi migas DMBI) ke direktur pembinaan program migas (DMB) pada aplikasi
– melakukan scan dan upload nota dinas termaksud
– Mencari DataSurat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) sesuai nama perusahaan
– Melakukan scan dalam bentuk pdf dan diunggah dalam aplikasi.

3. Aplikasi Arsip Digital

Jawaban Tsasa atas pertanyaan bagaimana peran TIK dalam kearsipan adalah sebagai berikut:
– Menurut Mustafa dalam buku “Sistem Otomasi Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis”, sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi terutama penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan yang rutin sehari-hari dilakukan di unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.
– Sistem otomasi kearsipan dapat membantu mengelola arsip dengan efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan teknologi informasi dapat diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan.
– Penerapan Teknologi informasi pada kearsipan diantaranya adalah kegiatan penciptaan (registrasi), klasifikasi dan pengindeksan, penyimpanan, pengelolaan, penyusutan, akses, temu kembali.

Mengapa Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mempertahankan ketiga aplikasi tersebut???
berikut jawaban Tsasa:

1. Tiga aplikasi tersebut dapat mempermudah proses administrasi dan proses pengarsipan di Ditjen Migas.
Contoh: Sejak Tahun 2007 s. d. 2015 persuratan internal di Ditjen Migas dilakukan melalui Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan. Aplikasi termaksud dimanfaatkan sebagai sarana registrasi atau penomoran surat.

Pada Tahun tahun tersebut disposisi surat masih dilakukan secara manual/tulis tangan. Penomoran surat dan nota dinas, serta keputusan melalui aplikasi.

Pimpinan yang sangat perhatian terhadap persuratan pada tahun 2016, membawa kemajuan praktik administrasi. Sejak tahun 2017, Registrasi, Disposisi dan distribusi surat dapat dilakukan melalui aplikasi. yakni bernama Sistem Informasi Persuratan Dinas.

Dapat dikatakan bahwa Ditjen Migas sudah melakukan pembiasaan e office. adanya aplikasi tersebut, dapat membantu mengurangi penggunaan kertas dan efisiensi waktu.

Sedangkan aplikasi arsip digital mempermudah dalam penemuan kembali arsip. aplikasi Arsip Digital mempunyai fungsi untuk meregistrasi arsip untuk keperluan pencarian lokasi fisik arsip dan pdf.

2. Penggunaan tiga aplikasi tersebut merupakan salah satu upaya dalam pemeliharaan arsip. Berdasarkan Perka ANRI nomor 9 tahun 2018 tentang pedoman pemeliharaan arsip dinamis, salah satu upaya pemeliharaan arsip dinamis adalah dengan melakukan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Di Ditjen Migas, arsip persuratan dilakukan alih media dengan cara melakukan scanning/pemindaian arsip. Arsip disimpan dalam format pdf, kemudian diupload ke aplikasi sebagai lampiran surat yang telah diregister. Dengan begitu, arsip tidak hanya tersimpan dalam bentuk kertas (konvensional) namun juga disimpan dalam media lain. Arsip yang telah dialih media tidak mengubah isi informasi arsip.

Pada aplikasi “Sistem tata laksana persuratan dinas (2007-2015),data surat yang telah diregistrasi, akan dilakukan pengecekan apakah sudah dilengkapi lampiran file pdf atau belum. Apabila belum, maka dilakukan scanning kemudian file akan diupload ke aplikasi. Apabila sudah, harus dipastikan bahwa file dapat dibuka/dilihat

Tidak ada hambatan dan kendala dalam melaksanakan pekerjaan kearsipan.

PENUTUP
Kesimpulan
Memaknai pekerjaan sebagai ibadah, dan kearsipan sebagai jalan mendukung tercapai nya kinerja organisasi.

Perawatan Aplikasi Persuratan

Layaknya sebagai peralatan, database aplikasi juga memerlukan perawatan. Jika sisi penggunaan dilaksanakan monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi surat untuk meningkatkan fungsi, maka pada sisi aplikasi sebagai alat perlu dilakukan optimasi untuk menjaga performa fungsi aplikasi.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Pemindahan database dari server dengan operating system (OS) Windows ke server dengan operating system (OS) menjadi pilihan agar kecepatan akses dapat terjaga seiring dengan terus bertambah nya data baik data input maupun data upload.

Berawal dari arahan pembicaraan level pimpinan tinggi terkait dengan server disposisi persuratan secara online dari Dirjen Migas kepada Kapusdatin pada 14 Juli 2019. Hasil pembicaraan tersebut di screen shoot dan diteruskan ke unit IT Ditjen Migas.

Hal tersebut juga senada dengan yang disampaikan Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas yang mengeluhkan kelambatan aplikasi persuratan.

Hasil analisa pihak IT Migas dalam hal ini Pak Agusetiawan Mendrova bahwa Bandwidth pemakaian internet di ditjen migas sedang tinggi, sehingga bandwidth pemakaian aplikasi persuratan juga tertekan.

Kevin Hadinata sebagai programmer pun melakukan pengecekan dengan pembersihan query2 serta mengurangi loading page yang tadinya 100 surat menjadi hanya 25 surat saja.

Kejadian ini sontak memancing arahan Kapusdatin untuk segera diganti dengan Nadine 2.0 barengan sama Sekjen. Meski demikian, hasil konfirmasi kepada tim teknis pengembangan aplikasi surat dari Pusdatin masih belum memperlihatkan kesiapan. Untuk itu pada tanggal 17 Juli 2019, pak Agus Mendrova telah menyiapkan server buat migrasi.

Perkembangan selanjutnya di tanggal 31 Juli 2019, tatkala penulis yang menghadiri undangan pembahasan teknis Nadine 2.0 mendengar langsung dari pimpinan rapat, bahwa akan diterapkan nya di lingkungan sekjen.

baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/31/mail-handling-agenda-elektronik/

Kebutuhan pimpinan akan aplikasi surat begitu nyata. Sarana dispo surat secara online telah menciptakan habit baru dalam penjagaan institusi publik meski di hari libur dan tidak berada di kantor.

Kemudahan yang didukung dengan pemanfaatan teknologi internet menjelma perkantoran tidak mengenal hari libur. Hal ini tergambar pada kutipan berikut
[11/8 07.31] Sekretaris Dirjen: Pagi gaess..tanya dong
[11/8 10.24] Sekretaris Dirjen: Ya gpp. Td pak DJM nanyain kenapa hari ini gak bisa diakses e suratnya.
[11/8 10.25] Kevin: Iyaa kita lg pemeliharaan system dari sabtu
[11/8 10.25] Sekretaris Dirjen: Td udah koordinasi jug sama mas agus unit IT Ditjen Migas, Oke thanks

Penentuan hari sabtu dan minggu untuk proses migrasi ke server baru hingga selesai pada tanggal 11 Agustus 2018 oleh Kevin Hadinata, tetap saja bertabrakan dengan kebutuhan pimpinan.

Pun hari Senin , 12 Agustus 2019, saat Dani selaku Sekretaris Dirjen yang menyambangi penulis selaku PIC aplikasi surat pada sisi penggunaan/ tata usaha.

Pelaksana tugas DIRJEN MIGAS yang menjabat sebagai Sekjen DEN masih menyampaikan keluhan terkait akses yang sebetulnya secara teknis migrasi telah selesai, namun diperlukan pengaturan teknis terkait sistem operasi Linux.

[13/8 09.00] nurul muhamad: Man teman, untuk yang di ruangan, tentunya akses e surat mempergunakan PC y…
Ada sedikit perubahan pengaturan, dikarenakan saat ini aplikasi e surat telah migrasi ke rumah baru yakni Server OS LINUX
[13/8 09.02] nurul muhamad: Perubahan pengaturan tsb menyebabkan aplikasi tidak bisa nongol y, kayak kasus pak ja, dan bu Iin di DMT.
Pun pagi ini di ruangan Eva sekre DMO
[13/8 09.03] nurul muhamad: So….man teman dapat menghubungi pihak berwajib yakni urusan pengaturan jaringan internet dibawah naungan pak agus mendrova y…..Info yang saya Terima pagi ini, Saudara Janes (timnya pak agus)siap melakukan pengaturan di masing2 PC

Kesigapan Janes (pasukan dibawah kendali pak agus Mendrova) untuk menyambangi para petugas persuratan di tiap ruangan unit kerja untuk melakukan pengaturan ada PC menjadikan sarana persuratan dapat dimanfaatkan kembali pernah hari ini, tanggal 13 Agustus 2019.

[13/8 08.36] Sekretaris DMO: sudah bisa mas. dibantu dengan mas Janes ppl. tengkyu
[13/8 09.17] Pengadministrasi DMTS: Sy sampun om nurul sm om janes
[13/8 09.22] Pengadministrasi DMOO: Makasiih mas janes
[13/8 09.45] Pengadministrasi DMTO: Terimakasih kpd Tim Operator jaringannya sudah terhubung 🙏🙏🙏
[13/8 10.23] Pengadministrasi DMOAi: Tks Om Nurul, Om Janes sdh aktif lagi nih.. matursuwun.👍🙏👍🙏

Gambaran perawatan aplikasi surat sebagaimana diatas tentunya memerlukan kerjasama dari beberapa unit kerja. Unit tata usaha selaku pemilik bisnis proses persuratan tidak dapat berjalan sendirian tanpa bantuan tim IT Ditjen Migas.

Pun demikian, arahan pimpinan tinggi Ditjen Migas terkait sarana prasarana teknologi Informasi dan jaringan internet yang berada di Bagian Rencana dan Laporan pada Sekretariat Ditjen Migas memerlukan dukungan pengelola persuratan.

Di akhir tulisan, semoga habit pimpinan di Institusi publik yang telah menembus batas hari libur dan keberadaan di Kantor dalam mendisposisi surat dapat terlaksana dengan kehandalan aplikasi surat.

Berharap Sistem informasi persuratan dinas yang terbangun dan efektif dipergunakan sejak 2016 terus bertahan seiring sampai nantinya akan tergantikan dengan sistem dari Pusdatin.

QURBAN DI VTB

Suatu doktrin suci membentuk tradisi dalam mengenang peristiwa luar biasa dari satu nilai demokratis nya hubungan 👪 AYAH Nabi IBRAHIM dengan ANAK Nabi ISMAIL. Kepasrahan kepada Tuhan dari wujud keimanan bapak dan anak digantikan dengan hewan sembelihan.

Satu dimensi spiritual yang turun temurun dari generasi ke generasi sampai pada era milenial saat ini, menggambarkan kedekatan ikatan keluarga secara bersama sama menggapai kesadaran ilahiah. Suatu kesadaran yang tak terbatas logika.

Pun di perumahan Villa Tanah Baru, tiga tahun terakhir menggelar penyembelihan di area Tanah Fasilitas sosial gazebo dan Lapangan Badminton. Di tahun 2019 ini kala perayaan jatuh pada sabtu, selang dua puluh empat jam kemudian tepatnya pada minggu, 11 Agustus 2019, seekor 🐮 dan tiga ekor kambing 🐐 menjadi hewan sembelihan untuk memperingati hari besar Idhul Adha.

Sebagaimana perayaan yang digelar secara masal, nampak rasa kebersamaan menaungi warga Villa Tanah baru. Bahu membahu bekerjasama sampai pada batas terdistribusi daging kurban.

Terimakasih kami haturkan kepada para shohibul Qurban tahun 2019 di Perumahan Villa Tanah Baru
⭐ 🌟satu ekor Sapi
Ibu Mahida (istri pa Aan)
Ibu Dwi (istri pa Bien)
Ibu rini (istri pa Bogi)
Ibu sri (istri pa Toto)
Ibu fegy (istri pa Julius )
Ibu Anis (istri pa Yanto)
Ibu Novi (istri pa baderi)
⭐🌟tiga ekor Kambing
Aziza binti Eko
Shareefa binti H. Yanto

H.syamsudin

Terimakasih pula kami haturkan bapak bapak yang telah berkenan berbagi tugas dalam pelaksanaan.
🍃Koor. Pelaksanaan: H.Yanto
🍃acara: H.Ade
🍃pencacahan dan pembagian: Bien
🍃pendamping tukang sembelih: Yulius
🍃konsumsi dan umum: Eko dan Ries (koor. Security)

Tak lupa seluruh warga yang khususnya bapak2 di VTB untuk dapat turut serta dalam pencacahan sampai terdistribusi nya daging Qurban.

Semoga bermanfaat

Memori di Sleman

Agutus 2019 kembali lagi di Sleman. Bulan yang bertepatan dengan lebaran haji, dimana nuansa komunikasi penuh cinta antara bapak dan anak (ayah nabi Ibrahim & anak Nabi Ismail), nuansa dimensi gaibnya keimanan kepada Sang Pencipta, tatkala kepasrahan bapak dan anak perintah Tuhan diganti dengan hewan sembelihan.

Kepulangan ku ke Sleman di Agustus ini merupakan kali ke empat pada tahun 2019. Pulang ke tempat kelahiran, memunculkan kembali memori terbentuk kehidupanku. Rekaman ingatan untuk dibuka dengan kembali pada jalan jalan yang dulu pernah aku lewati saat masih punya dunia bermain (masa SD). Menyaksikan dengan mata 👀 keadaan persawahan yang menjadi arena bermainku waktu kecil. Merasakan nuansa kenangan gelapnya dunia 🌏

Kelar menjalani ibadah jumat, 8 Agustus 2019 di masjid, perut kosong membawa ke warung mie ayam, makanan legendaris bagiku. Tepat berada di belakang pabrik Sibalec, begitu terasa kenangan mencicip manis nya sari tebu.

Pun di kala disapa oleh seorang ibu mantan pegawai Sibalec, perusahaan bohlam dimana ibuku mencari sesuap nasi. Kenangan dulu terkuak kembali.

Kini saat membersamai tiga manusia titipan ilahi, di kala bisa pulang ke Sleman, saat menanam memori. Adanya kebun binatang mini, pantai Samas, pameran buku menjadi tempat untuk menguntai kenangan di Yogyakarta.

Februari 2019, pulang kampung di Sleman terjadi hal yang monumental untuk diri Dipta mengenal pantai Laut kidul
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/03/pulang-ke-sleman-jogja/

April 2019 ke Sleman mendekat cucu dengan kakek nenek kuceritakan melalui tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/08/ke-sleman-lagi/

Juni 2019, untuk berlebaran sembari menikmati bakmi, kaliurang dan taman pelangi di Sleman
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/07/kuliner-dan-rekreasi-malam/

Klasifikasi arsip

Rabu, 7 Agustus 2019, ruang rapat study PND yang beralamat di taman tekno BSD Serpong menjadi tempat berlangsung pembahasan penyusunan draft lampiran III Ran klasifikasi arsip minyak dan gas bumi.

Apakah itu klasifikasi arsip?????

Pada regulasi kearsipan yang berlaku saat ini, klasifikasi arsip merupakan instrumen wajib yang diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan 2009.

Praktik administrasi pada lingkup tatalaksana persuratan, klasifikasi dituangkan pada pencatatan atau registrasi baik surat masuk dan naskah dinas yang ditandatangani oleh pimpinan. Selanjutnya klasifikasi diharapkan memudahkan dalam pemberkasan arsip dengan tujuan menjaga keutuhan rekaman kegiatan pada tiap pelaksanaan fungsi organisasi.

Klasifikasi arsip yang telah ada di Kementerian ESDM sebagai pada Peraturan Menteri ESDM Tahun 2006 tentang tata persuratan dinas dan kearsipan dirasa perlu untuk pembaharuan di kala terjadi perubahan ketentuan perundangan urusan kearsipan.

Corak klasifikasi yang mempergunakan kode nomor 🔢 yakni 0 untuk masalah manajemen, 1 untuk masalah migas, dan seterusnya sampai 7 untuk masalah kepegawaian, 8 untuk masalah keuangan yang berakhir di nomor 9 akan disesuaikan dengan kode alfa numerik.

Tentunya agenda setting ini akan berdampak signifikan pada praktik pencatatan/registrasi arsip. Selain itu merubah pola pikir pelaksanaan administrasi persuratan di seluruh satuan kerja di lingkungan Kementerian ESDM.

Dinamika diskusi diawali dari paparan draft hasil pembahasan one on one meeting antara biro umum KESDM dengan Sekretariat Ditjen Migas pada tanggal 1 Agustus 2019

Meski dibatasi dengan time line penyusunan sampai dengan akhir Agustus 2019, draft yang telah tersusun memerlukan umpan balik dari unit kerja pemilik bisnis proses yakni direktorat pembinaan program Migas, direktorat pembinaan usaha Hulu migas, direktorat pembinaan usaha hilir Migas dan direktorat teknik dan lingkungan Migas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/05/jenis-arsip-migas-ditjen-migas/

Kehadiran pak Fauzi Budiman selaku tenaga ahli memunculkan pandangan bahwa agar pembahasan klasifikasi dapat lebih komprehensif terkait dengan beberapa peraturan bukan hanya struktur organisasi dan tata laksana melainkan pada uraian jabatan struktural di lingkungan KESDM yang sampai dengan hari ini belum ditetapkan.

Pandangan tersebut sangat beralasan ketika klasifikasi arsip dikaitkan dengan hak akses informasi publik dimana nantinya menjadi acuan sistem keamanan akses (sifat rahasia, terbuka, dan terbatas).

Beliau menambahkan bahwa klasifikasi dengan pendekatan nomenklatur atau hanya berdasarkan fungsi jabatan administrator/eselon tiga sampai dengan fungsi eselon dua masih menumbuhkan kesan sumir jika tidak memunculkan produk administrasi. Hal tersebut akan berdampak pula keberadaan arsip di kala dibutuhkan.

Selain itu, perubahan NSPK pada suatu urusan misal yang selama ini yang terjadi pada urusan perizinan, menyebabkan klasifikasi arsip bakal tidak berguna oleh karena proses bisnis yang sudah hilang dari fungsi jabatan eselon 3 terkait.

Yang lebih penting dari pertimbangan diatas, tenaga ahli yang saat ini menjabat kepala Sub Bagian Informasi Hukum pada Bagian Hukum Ditjen Migas, menekankan terkait pola pikir tanggung jawab atas keberadaan arsip dari sudut pandang produk administrasi.

Jangan sampai terjadi mis kontrol terhadap keberadaan arsip di kala arsip saat ini pada posisi yang sangat penting antara lain untuk alat mengukur akuntabilitas kinerja unit, data dukung key indikator perfomance/KIP, bukti penetapan kinerja/PK suatu jabatan, bahan pengawasan oleh auditor, pembuktian pada ranah hukum sampai dengan memori organisasi publik yang tentunya menjadi konsumsi publik.

Tenaga ahli yang sebelumnya menjabat kasubag kepegawaian menegaskan kembali agar tidak terlalu gegabah dalam penyusunan rancangan peraturan menteri ESDM tentang Tata Naskah Dinas dan Kearsipan jika nanti akan menjadi acuan bukan hanya pada urusan kearsipan namun juga pada urusan organisasi dan tata laksana serta domain pelayanan informasi publik.

Selaku pejabat pengawas di Biro Umum, Wisudowati menanggapi bahwa selain target waktu sampai akhir Agustus 2019, agenda setting untuk menyediakan landasan pelaksanaan urusan kearsipan dalam bentuk peraturan menteri telah dilakukan sejak tahun 2016 (proses yang cukup panjang), sedangkan produk penetapan tersebut sangat diperlukan untuk memperbaiki penilaian kinerja kearsipan (rekomendasi Arsip Nasional RI).

Terkait metodologi penyusunan draft, Kasubag Kearsipan pada Biro umum menambah bahwa memang masih menggali referensi di kala penggabungan tiga instrumen kearsipan yakni klasifikasi, sistem klasifikasi dan keamanan arsip, dan jadwal retensi arsip.

Penyebutan unit pengolah sebagai pada draft lampiran permen tersebut diakui nya sebagai acuan dalam pelayanan informasi kepada publik yang membutuhkan atau dalam hal ini adalah PPID. Termasuk klasifikasi keamanan dan pemilik hak akses dengan penyebutan jabatan pimpinan tinggi, jabatan administrator, jabatan pengawas sampai dengan fungsional tertentu.

Dinamika diskusi semakin memperlihatkan perbedaan pendekatan dalam penyusunan klasifikasi. Penulis turut urun rembug dengan menyampaikan memori tahun 2009 s.d 2010 saat terjadi dinamika forum pada penentuan jenis arsip pada JRA MIGAS ditetapkan oleh Menteri tahun 2011. Kala itu pun terjadi perbedaan pendekatan penyusunan penetapan jenis jenis arsip.Pendekatan analisa fungsi organisasi yang menjadi dasar penentuan jenis arsip kemudian menyasar ke proses bisnis yang dimiliki oleh fungsi organisasi.

Bahkan analisa holistik versus analisa fungsi organisasi pada kajian kearsipan masih menjadi warna yang belum bisa menyatu. Perbedaan metode perumusan penetapan jenis arsip saat ini bukan analisa holistik vs analisa fungsi organisasi saja, namun sudah mengarah kepada produk administrasi (struktur arsip).

Hal tersebut terlihat pada jenis arsip yang ditetapkan pada permen JRA Migas tahun 2011 bahwa nuansa metodologi atau pendekatan nomenklatur, proses bisnis dan juga terdapat beberapa pendekatan produk administrasi.

Akhirnya tulisan ini sekedar memberikan pandangan umum bahwa:
1. Adanya alternatif penyusunan klasifikasi menunggu ditetapkan nya rancangan peraturan menteri tentang uraian jabatan struktural di lingkungan KESDM
2. Meski klasifikasi arsip akan membentuk pola pikir ASN yang dapat dikaitkan dengan kontrol keberadaan arsip sebagai data dukung penilaian kinerja unit dan pejabat, bersuara saat terjadi delik hukum, namun demikian, kondisi saat ini masih jauh panggang dari api.

Demi pemberian dukungan kepada unit pembina disepakati draft sementara, meski nantinya akan terjadi klasifikasi yang tidak ketemu dengan arsip nya. Klasifikasi yang belum memperlihatkan produk administrasi. Klasifikasi yang mempergunakan penamaan nomenklatur untuk menamai jenis arsip.

Meski pendekatan nomenklatur terkesan sumir, namun satu kesatuan berkas yang tidak terpisah merepresentasikan transaksi proses business dalam satu fungsi unit eselon dua.

Narasi Kearsipan

Kini saat berada pada keadaan dunia tanpa batas, narasi dalam pendekatan Story telling menjadi pilihan dalam membawakan suatu agenda setting. Termasuk dalam membawa diri pada peran terkecil suatu pembangunan kearsipan.

Selaku arsiparis di unit kerja teknis, mungkin perlu treatment berbeda dengan unit kesekretariatan jenderal. Jika terlalu ansih pada kearsipan, kesan terasa sepi dari bentuk perhatian pimpinan akan semakin nyata.

Meski secara umum kedudukan kearsipan pada setiap instansi terlihat sama, namun prioritas organisasi akan melihat kearsipan pada porsi yang berbeda beda.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/12/administrasi-perkantoran/
Tautan tulisan diatas memperlihatkan kedudukan kearsipan sebagai bagian terkecil pada tingkat prioritas organisasi. Wajar jika kearsipan belum mendapatkan apresiasi pimpinan.

Penulis berpendapat bahwa kemajuan kearsipan harus pula dikaitkan dengan kedudukan dukungan administrasi kepada manajemen internal. Tuntutan kearsipan yang bermula dari Undang Undang kearsipan tahun 2009, seyogyanya dilihat dari kedudukan kearsipan di tiap instansi khususnya unit teknis.

Tatkala kemajuan kearsipan berada di pundak arsiparis dan pejabat struktural, maka narasi yang dibangun harus selaras dengan kinerja unit organisasi. Keselarasan akan membawa dampak yang signifikan termasuk anggaran kegiatan sampai dengan apresiasi pimpinan.

Contoh riil saat tuntutan pelaporan arsip secara berjenjang sebagai tautan berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/19/pelaporan-arsip/
Regulasi yang menetapkan kewajiban distribusi laporan arsip perlu dinarasikan dalam fungsi organisasi sehingga dapat dicantumkan dalam tiap Key Indikator Performance (KIP) tiap pejabat yang melaksanakan urusan kearsipan.

Narasi dalam bentuk sosialisasi yang berkelanjutan atau dalam suatu edaran menteri pemberdayaan aparatur sipil dapat juga menjadi pilihan.

Mungkin terlalu tinggi untuk berandai andai, pemikiran dari level arsiparis kategori ketrampilan seperti saya. Merasa diri penuh kinerja menjadi boomerang tatkala tidak memahami prioritas organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/
Pada tautan tersebut di atas ⬆, gambaran merasa diri penuh prestasi kinerja, masih belum cukup menjadi narasi sehingga menjadi prioritas dukungan administrasi bagi unit teknis.

Akhirnya melalui tulisan ini, penulis menginisiasi narasi dalam bentuk catatan yang dapat meninggal potret sederhana pembangunan kearsipan. Jika memang kondisi kearsipan saat ini bukan prioritas organisasi, namun kearsipan mempunyai ciri khas dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Sebagaimana tulisan di atas ⬆ , narasi kearsipan diyakini penulis akan membentuk salah satu budaya kerja. Semoga budaya kerja selama ini akan dimaknai dalam pembentukan kehidupan. Pembentukan kemajuan salah satu urusan pembangunan dari aktivitas menceritakan secara konsisten. Menarasikan urusan kearsipan.

Ketika budaya menjadi suatu sudut pandang dalam memahami terbentuknya suatu peradaban kehidupan manusia, muncul pendekatan baru dalam memaknai terbentuk kehidupan. Bisa dibilang sebuah teori baru dalam pembentukan kehidupan . Kata mas Budi pada dialog macapat Syafaat di Bantul bulan Juli 2019. Pak Budi yang merupakan sahabat karib cak nun saat menjalani hari hari di Yogyakarta pada awal kiprah Emha Ainun Nadjib.

Cerita cerita yang dibawakan terus menerus, cerita yang konsisten disampaikan kepada khalayak umum, akan membentuk citra kehidupan. Begitu dahsyat suatu narasi ketika kondisi dunia berada pada genggaman internet.

Narasi yang sedih dapat mengucurkan air mata si pembaca. Narasi yang menyentuh hati dapat menjadikan pembaca luluh lantak. Narasi kebencian membuat semakin runyam.

Flu Singapur

‘Nak, sakit itu datang karena disuruh oleh Allah, bukan karena yang lain, jadi kakak dan tole harus bisa nerima, kalo tidak mau terima, nanti Allah marah’, kataku kepada anak anak.

Kalimat yang mungkin susah dimengerti nalar bocah. Pun secara sadar, di era zaman now, nalar dewasa pun masih dapat lupa. Memang datangnya penyakit karena Allah, tapi bla bla bla…..hingga berbagai alasan untuk merespon kondisi yang sejatinya akan mengubur akidah manusia kepada Sang Pencipta.

Bisa jadi, kondisi sehat saat ini, dengan mudah nya saya menyampaikan kalimat itu, meski hanya kepada anak anak ku sendiri. Namun bagaimana jika mengalami sendiri sakit itu, apa dengan lancar mengeluarkan kata kata dengan mulut untuk legowo menerima sakit????. Semoga nalar ini terus diingatkan untuk kuat dan penuh kedaulatan diri dari keadaan apapun termasuk datangnya sakit.

Sepuluh hari terakhir, anak anak terkena penyakit kaki dan tangan ✋, bintik bintik yang tidak terasa gatal menghiasi kulit. Enggak tau kenapa orang orang menyebut dengan nama flu singapur.

Rara, si bontot lebih dulu terdapat bentol bentol di tangan dan kakinya. Kemudian Thole menyusul lebih banyak pada bagian siku 💪tangan dan lutut kakinya. Sedangkan anak mbarep Naswa mengalami untuk kedua kalinya.

Berbeda dengan “cangkrangan” bentol pada kulit tidak di iringi dengan demam pada badan anak anak. Penampakan yang terlihat adalah nafsu makan dan minum susu 🍼dengan dot menjadi berkurang.

Bahkan ketika nafsu makan sudah mulai membaik, asupan susu menurun, nampak botol 🍼 yang selalu menyisakan sampai dengan setengah botol (pada thole).

Kemungkinan bentol pada rongga mulut terjadi pada Nasywa. Berkali kali merintih saat mengunyah dan menelan makanan.

Tetap tenang menemani anak anak di musim flu singapur. Ada pelajaran yang luar biasa dengan datangnya flu singapur di 🏡 keluarga yang menghinggapi tangan dan kaki anak anaku.

Satu, diingatkan atas kekuatan tauhid, bahwa semua datang dan kembali semata mata dari kehendak Ilahi Rabbi. Dua, menjadi sarana untuk saling menguatkan sesama anggota keluarga. Tiga, mengasah rasa pengertian kepada anak disaat tuntutan pekerjaan dan ekonomi menghiasi perjalanan hidup zaman milenial.

Terkadang, rasa kantuk oleh sebab capek dan rencana mengumpulkan tenaga menghadapi hari kerja menjadi tantangan dalam merawat anak. Rengekan anak meminta perhatian yang lebih dari hari hari sebelum datangnya sakit, terlewat kan bagi orang tua.

Memahami perasaan anak sama halnya berusaha memahami kehendak Sang Pencipta melalui dinamika kondisi perjalanan kehidupan baik sakit, sehat, senang, duka, lara, terpuruk, bangkit, dan seterusnya.

Semoga bermanfaat

Buat situs web Anda di WordPress.com
Memulai