Membangun kepuasan seorang pelayan

Rabu, 6 November 2019
Siapakah dia?? Yang sedang membangun kepuasan diri dengan melayani?? Tebar pesona dengan memposisikan jabatan untuk lebih bermanfaat. Seorang arsiparis merasa bisa tersenyum di sore hari tatkala berhasil memberikan pelayanan. Setidaknya tercatat empat orang sekaligus telah mendapat layanan pada hari Selasa, 5 November 2019
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

1. Kepala Seksi di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri menerima manfaat konsultasi penomoran naskah dinas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

2. Kasubag Informasi Hukum
Menindaklanjuti rapat pengelolaan dokumen kontrak KKKS, Pak Fauzi didampingi Maria dan Shinta menyambangi ruang arsip untuk memastikan kembali pelimpahan penyimpanan Arsip KKKS dari Direktorat Hulu Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

3. Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan
“dengan versi android, akan lebih sering baca surat” kata Pak Zainul setelah mendapatkan tutorial download aplikasi persuratan Ditjen Migas melalui Playstrore.

Meski telah lama aplikasi persuratan berbasis Web nangkring sebagai sarana perkantoran, namun kendala kecepatan akses menjadikan pengguna enggan dan tidak menciptakan ketertarikan untuk memanfaatkan aplikasi.

Pada hari ini, saat bersama salah seorang staf dari pak Zainul, saya bisa mendapatkan bukti, bahwa selaku pejabat pengawas lebih sering mendisposisi surat.

Inovasi aplikasi persuratan berbasis Android menjadi terobosan agar sarana perkantoran semakin berdaya guna untuk penyelarasan pekerjaan.

“terakhir buka aplikasi surat, di Bulan April, dan sekarang sudah ada 13 surat masuk” kata Ryan selaku Pengelola BMN yang menjadi staf dari pak Zainul.

Saya bersama Ryan sedang asyik ngobrol lepas mendarat di Bandara Abdurrahman Saleh Malang, untuk mengikuti diklat Info grafis.

Tepat di sebelah Ryan, seorang teman analis wilayah kerja, Farhan, yang juga sebagai pengguna aplikasi persuratan Ditjen Migas,kusarankan untuk mengunduh versi android dari playstrore.

4. Kepala Seksi di Subdit Penerimaan Negara Migas
Merasa membutuhkan data sebagai bahan rapat dengan Direktorat Jenderal di Kementerian Keuangan, Pak Supriyadi menyambangi ruang arsip untuk mendapatkan file surat tertanggal desember 2018.

Pasalnya, filling di aplikasi persuratan sudah tidak dapat menampilkan file Pdf. Berbekal data surat yang dicetak dari aplikasi tersebut, pak supriyadi mendapatkan layanan penelusuran file Pdf.

Demi pemeliharaan kecepatan akses, arsiparis melaksanakan kewenangan untuk menutup akses file Pdf dan hanya menampilkan data surat saja. Penutupan diberlakukan untuk file Pdf lebih dari tiga bulan silam.
Namun demikian, kebutuhan dari pengguna masih dapat terlayani dengan baik oleh tim kerja arsip Ditjen Migas.

Akhir ilustrasi diatas, kiranya kiprah arsiparis menjadi catatan karir dalam membangun kepuasan sebagai pelayan. Pelayanan berdasarkan kompetensi.

Semoga bermanfaat

Analisa Naskah Kedinasan

Disebut sebagai pakar tata persuratan oleh salah satu pejabat pengawas di lingkungan Direktorat Pembinaan Program Migas melalui pesan singkat πŸ‘‡ πŸ‘‡
[5/11 15.27] Iin Dmbd: Sore mas Nurul. Boleh minta waktunya besok ke DMBD. Terserah waktunya mas Nurul. Sebagai pakar tata persuratan banyak yg mau kita tunjukan ke mas mengenai tata persuratan kita yang kita rasa perlu perbaikan
[5/11 15.27] Iin Dmbd: Terima kasih ditunggu waktunya
[5/11 15.45] Iin Dmbd: Kalau hari ini mas nurul dimana
[5/11 16.09] Iin Dmbd: Makasih pencerahannya mas Nurul

Mengejutkan bukan????
Seorang arsiparis dipercaya sebagai pakar tata naskah dinas di instansi pemerintah.
Tak berapa lama, setelah meninggalkan ruangan pak Aco selaku atasanku di ruang yang berada di Lantai 15, langkah kaki terhenti di lantai 10 subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri.

Bu Iin dan Kak Evalyn yang telah mengharap kedatangan ku segera menyampaikan kejanggalan yang dialami oleh unit tersebut terkait penomoran naskah dinas. Penomoran Surat Kemampuan Usaha Penunjang Migas (SKUP) dengan masa berlaku seumur hidup, dimaknai dengan register tunggal.

Meski seumur hidup, salah satu lisensi kemigasan tersebut memerlukan updating atau penyesuaian pada lampiran naskah. Penyesuaian yang hanya terdapat pada lampiran dimaknai tidak merubah naskah utama sehingga tidak memunculkan nomor register baru.

Selaku konseptor lisensi kemigasan yang mengukur apresiasi penggunaan Produk Dalam Negeri, mereka mengkonfirmasi kembali kepadaku yang pada waktu sebelumnya telah kuberikan pandangan melalui saluran telepon bahwa:
1. Prinsip registrasi naskah kedinasan berada pada pelaksanaan kinerja dan wewenang dalam jabatan (penandatanganan)
2. Registrasi menunjukkan keterangan urutan/nomor, waktu/tanggal serta nama pejabat yang menduduki jabatan.
3. Ketika pembaharuan informasi berupa database maka registrasi akan secara otomatis atau bukan berupa penomoran surat.

Kejanggalan yang di rasakan bu Iin dan Kak Evalyn masih menyelimuti terkait keabsahan naskah kedinasan. Tatkala nomor SKUP tidak berubah, namun terjadi pembaharuan pada lampiran. Sedangkan proses pembaruan ditangkap dengan waktu dan tanggal yang berbeda dengan lisensi SKUP nya.

Dan aku pun menyarankan
1. Isi lampiran merupakan bagian dari substansi SKUP untuk itu perlu penerbitan SKUP dengan nomor baru dengan merujuk nomor SKUP sebelumnya
2. Penerbitan kembali SKUP termaksud, tanpa bermaksud merubah esensi masa berlaku SKUP sesuai ketentuan peraturan penerbitan lisensi SKUP, namun perubahan isi lampiran menunjukkan wewenang jabatan direktur sesuai waktu dan tanggal

Akhir dari konsultasi arsiparis terkait tata naskah dinas tersebut menjadi kebutuhan organisasi Ditjen Migas agar tersedia analis naskah kedinasan.

Tanpa menafikan jabatan perancang perundang-undangan yang memiliki kompetensi legal drafting, namun realitasnya monitoring penerbitan naskah dinas akan menjaga keabsahan dokumen yang diterbitkan Ditjen Migas

Semoga bermanfaat

Arsip Rahasia

Pada enam tahun yang lalu tepatnya tahun 2013, saat ramai terjadi sengketa informasi publik di pengadilan informasi publik, sedikit kusenggol melalui tautan πŸ‘‡
http://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/08/tak-ada-dokumen-rahasia.html

http://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/08/akses-arsip.html

Kedua tautan tersebut menjadi ilustrasi bahwa terjadi pergeseran tingkatan sifat informasi. Perhatian badan publik seperti instansi berkiblat dengan keberadaan Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik.

Dalam minggu ini, melalui WAG Arsiparis kuterima informasi tentang ketertarikan para arsiparis untuk mengunggah bungkus nasi dari kertas yang bertuliskan salah satu sifat informasi yakni RAHASIA.

Melalui tulisan ini, maka penulis mencoba ikut berpendapat terkait kejadian yang kadang menjebak pada diskusi tanpa batasan yang jelas.

Jika kita mendiskusikan tentang tingkatan kerahasiaan informasi, sebaiknya diawali dari tinjauan isi atau konten informasi, kemudian konteks kegiatan serta struktur informasi nya.

Selain itu, preseden hasil putusan pengadilan sengketa pada komisi informasi sejak diundangkan keterbukaan Informasi Publik dapat menjadi referensi diskusi.

Tahun 2013, menjadi masa yang ramai kala itu, terkait hak akses publik terkait arsip dinamis. Sebelumnya, pola pikir kita sebagai arsiparis untuk senantiasa menutup informasi pada arsip dinamis. Namun sejak diberlakukan PP 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Kearsipan tahun 2009, tidak serta merta arsip dinamis bersifat rahasia.

Ada jalur akselerasi akses arsip dan mekanisme pelayanan permintaan melalui PPID. Bahkan menjadi kewajiban badan publik dan pejabat publik untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat.

Tidak pasti tidak lupa, bagaimana berita πŸ“° di media kala itu tentang rekening gendut para petinggi di negara ini. Atau kita sudah akrab dengan Laporan Harta Kekayaan Penyelenggaraan Negara (LHKPN). Bahkan saat ini, adanya kewajiban LHKASN.

Arsip dan data sampai dengan informasi sudah menjadi tuntutan pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. Kedaulatan-arsip adalah kedaulatan data yang hingga saat ini masih perlu perumusan regulasi yang gamblang.

Praktik penulisan sifat “rahasia” pada suatu arsip, bisa jadi harus menimbang dan mengingat tinjauan informasinya. Paradigma sebelum era keterbukaan informasi publik masih mendera para konseptor naskah dinas dalam penulangan tingkatan informasi.

Era kemaren, isi baperjakat dan undangan pelantikan masih harus dibungkus berkali kali dan di tuliskan sifat “RAHASIA”. Tatkala proses pengisian Jabatan bukan lagi semata mata melalui baperjakat namun melalui proses open bidding, pastinya tidak lagi berdampak pada kerahasiaan undangan pelantikan.

Terlalu gampang nya, menuangkan sifat “rahasia” maka akan menghilang marwah sifat informasi. Tuntutan keterbukaan informasi publik, yang rahasia pun turun tingkatan kepada sifat “terbatas”. Contoh pada kasus sengketa informasi pada pengadilan komisi informasi.

Dalil kerahasiaan yang dijadikan alasan menutup informasi pembayaran barang dan jasa dapat ditolak oleh hakim tatkala tidak tersurat langsung pada perundangan yang berlaku.

Bahkan perjanjian pengusahaan sumber daya mineral antara pemerintah dengan suatu badan usaha pun tak luput dari tinjauan tingkatan informasi. Boleh saja dalil kerahasiaan, namun jenis informasi yang telah menjadi domain publik, tidak serta merta diberikan sifat RAHASIA.

Penulis berusaha memahami bahwa konteks tingkatan informasi saat ini, harus didasarkan dari subyek yang membutuhkan informasi, tujuan akses, dan jenis informasi.

Bahkan pada pemikiran yang luas, saat kehidupan berbangsa dan bernegara sangat dipengaruhi oleh Teknologi Informasi, kebiasaan dan tuntutan untuk menutup informasi yang memang harus dirahasiakan masih meleng karena tuntutan kecepatan penyelesaian pekerjaan.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/06/kedaulatan-arsip/

Ilustrasi tautan di atas πŸ”, penulis mencoba mendalami bagaimana konteks dan kondisi suatu kerahasiaan informasi.

Akhir tulisan ini, penulis menyimpulkan bahwa
1. Para konseptor naskah dinas sudah harus merubah paradigma tingkatan informasi yakni rahasia, terbatas, dan biasa.
2. Sejak diundangkan keterbukaan informasi publik dan pelaksanaan di komisi informasi, bahkan bisa dibilang, “sudah tidak ada lagi arsip rahasia”
3. Arsip rahasia hanya dapat terjadi jika secara nyata tertulis dan tersurat secara jelas pada Peraturan perundangan yang berlaku
4. Masih terjadi penafsiran yang berlebih terkait informasi yang terekam dalam arsip dinamis. Bahkan melalui Penetapan NSPK berupa Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses pun, nantinya akan dihadapkan dengan pelaksanaan tugas kebutuhan informasi publik.
5. Kebutuhan undang undang dan peraturan pemerintah untuk menjadi panduan para konseptor naskah dinas, perlu segera diterbitkan agar menjamin terlaksana kedaulatan-arsip.
6. Dengan adanya peraturan yang jelas terkait kerahasiaan arsip negara, maka praktik penuangan tingkatan sifat informasi arsip dapat tepat. Dan terlindungi makna kata rahasia yang tetap menjaga marwah “RAHASIA”
7. Realitas tafsir kerahasiaan arsip bahkan melalui dalil pada sidang sengketa informasi, menurunkan derajat sifat dari Rahasia ke Terbatas

Semoga bermanfaat

Pemeliharaan Arsip

4.968 boks arsip ukuran 20cmX40cm atau setara dengan 993.6 meter linear menjadi beban penyimpanan sampai dengan bulan November 2019.

Berikut kategori arsip inaktif dalam masa pemeliharaan dengan penyimpanan di ruang arsip terpisah dengan gedung Migas (Offstorage) :

1. Arsip substantif sebanyak 1.190 boks atau setara dengan 238 ML dengan rincian sebagai berikut:
πŸƒ Program Migas dengan total : 186 boks / 37.2 ML
– Subdit Penerimaan Negara : 79 ( 1-79)
– Subdit Kerjasama : 43 Boks ( 1-43)
– Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri : 64 boks
πŸƒ Usaha Hulu Migas dengan total : 190 boks /39.8 ML
– Subdit Eksplorasi : 156 Boks
– Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional : 43 boks
πŸƒ Usaha Hilir Migas dengan total: 309 boks/ 61.8 MLm
– Subdit Niaga : 158 boks (384-542)
– subdit Pengolahan : 89 Boks( 93-182)
– Subdit Pengolahan : 62 Boks ( 222-284)
πŸƒ Teknik dan lingkungan dengan total 434 boks / 86.8 ML
– Keselamatan Hilir : 72 Boks (1 – 72)
– standarisasi : 60 Boks ( 150-210)
– Usaha Penunjang : 60 boks (1-60)
– Lindungan Lingkungan : 242 boks(160-382)
– Keselamatan Hulu : 71(1-71)

2. Arsip Fasilitatif sebanyak 2.207 boks atau setara dengan 441.4 Meter Linear dengan rincian sbb:
– Persuratan : 647 boks
– Personil file Pensiun : 203 boks
– Belanja/pembayaran langsung & >200 juta : 510 boks
– Belanja / pelelangan Umum : 229 boks
– belanja / pembayaran infrastruktur : 164 boks
– Layanan pengadaan : 362 boks (331-693)
– berkas keuangan : 92 boks

3. Koleksi lainnya atau potensial disebut program prioritas nasional sebanyak 1.571 atau setara dengan 314.2 Meter Linear
– program LPG 3Kg : 1.118 boks
– Program Gas Rumah Tangga, Transportasi : 311 boks
– kajian Konsultasi (laporan penyedia jasa) : 142 boks

Masih tersisa 232 boks untuk melengkapi target pemeliharaan arsip di luar kantor dengan total 5.200 boks. Unit Kearsipan telah mempergunakan anggaran sebesar 170 juta per tahun dengan menyewa ruang simpan dari penyedia jasa kearsipan.

Jika dalam dua minggu lalu, stock opname untuk 600 boks telah terlaksana, maka dalam minggu ini, direncanakan rampung dalam kerangka menjaga siklus penyimpanan arsip inaktif.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/29/stock-opname-arsip-2/

Mushola Al Ukhuwah (10)

Mungkin para pembaca pernah mempunyai pengalaman dengan mushola? Ketika wilayah domisili berdekatan dengan mushola, tentunya memperingan langkah kita untuk menegakkan sholat. Selain itu, banyak manfaat dengan keberadaan mushola misalnya sebagai sarana untuk mempersiapkan generasi yang lebih taat berislam dimulai dari menegakkan tiang agama dan belajar membaca kitab suci.

Tulisan ini, merupakan kali kesepuluh sebagai ilustrasi mewujudkan perumahan yang mempunyai mushola. Melalui tulisan ini, semoga dapat membuka komunikasi antar warga dimana membangun mushola perlu kebersamaan.

Betapa berat proses pembangunan Mushola tanpa kebersamaan dimana dalam istilah lain berjamaah. Karena dengan berjamaah, usaha mewujudkan wilayah yang lebih mengabdi menjadi kekuatan tersendiri.

Dari kesendirian sebagai hamba ALLAH, tatkala belum kuasa melengkapi rukun islam dengan berhaji atau belum mengerti ilmu prioritas menjalankan agama, diri ini sedang dimabukkan untuk terus mengawal berdiri dan operasional Mushola.

SABTU, 2 november 2019, bisa dibilang seharian berada di Mushola VTB untuk sekedar merapikan sisa sisa bahan bangunan berupa kayu bekas dan mengepel lantai. Begitu juga di Sabtu yang lain saat tidak pulang kampung atau tidak acara kantor dan tidak bertugas mengantar anak dan istri,senantiasa meluangkan waktu libur kerja ke Mushola.

Bukan hanya waktu dan tenaga, secara apapun kuusahakan demi cita dan cinta kepada Sang Pencipta memaksakan kerelaan diri demi berlanjut nya proses pembangunan mushola. Setidaknya dengan kondisi laporan saldo minus, memberanikan diri melupakan pandangan umum untuk terus menyuarakan penggalangan dana.

Saldo Minus Per hari Sabtu, 2 November 2019 adalah sebesar Rp.5. 577.500,-.( PEMASUKAN : Rp. 171.794.500, & PENGELUARAN :Rp.177.372.000)

RINCIAN PENGELUARAN
* Bayar tukang 2 November 2019: 1.350.000
* Cat dasar : 360.000
* Bayar material 26 Oktober : 280.000
* Bayar tukang 26 Oktober : 1.890.000
* Bayar tukang 17 Oktober : 1.500.000
* Bayar material 17 Oktober : 1.469.000
* Bayar tukang 14 Oktober: 600.000
* Beli Roster K : 4.575.000
* Pemasangan pintu dan jendela: 5.400.000
* Tukang plester dan keramik Lt 2 : 10.900.000
* Material plester dan keramik Lt.2: 13.521.000
* Pembelanjaan Jan s.d. Maret : 73.255.000
* Pembelanjaan melalui Bp. Eko : 17.092.000
* Pembelanjaan melalui Bp. Irwan : 12.760.000
* Paket Kanopi & Atap genting (Sulani): 17.185.000
* Paket Keramik lantai dasar: 5.770.000
* Tukang Mei (Munadi/Heru/Syahril): 5.250.000
* Karpet 3 roll: 2.800.000
* Amplifier: 1.550.000

Pun malam ini, saat tukang membawa temannya untuk penawaran pemasangan kaca jendela aluminium dengan estimasi harga Rp. 5.200.000, tanpa berpikir panjang kusanggupi untuk menerima penawaran.

Ada kebutuhan mendesak di Mushola, bersamaan dengan Musim penghujan yang sudah mulai datang, yakni 3 daun jendela yang menghadang air masuk ke ruang lantai 2.

Dini hari ini, Minggu 3 November 2019 kuawali dalam perenunganku melalui rangkaian kata kata, memaksa diri memantaskan untuk menyuarakan kembali penggalangan dana.

Melalui WAG kutuliskan permohonan Donasi

“Assalamualaikum warahmatullahiwabarakatuh.
Alhamdulillah, Pembangunan Mushola Al Ukhuwah VTB terus berjalan untuk meraih masa muda, masa tua yang lebih mengabdi.
Bersama ini, ijinkan kami selaku Ketua RT 10 VTB menyampaikan kebutuhan dana untuk melanjutkan pembangunan Mushola dengan kebutuhan mendesak sebesar Rp. 16. 937.500
Rincian kebutuhan sbb:
🌟 SALDO MINUS Per hari Sabtu, 2 November 2019 Rp.5. 577.500,-.
🌟 Rencana pembayaran 3 jendela kaca alumnium sebesar Rp. 5.200.000
🌟 tukang harian masuk enam hari kerja (senin-sabtu) 4-9 november dibutuhkan Rp. 1. 620.000
🌟 Kebutuhan pemasangan Plafon: 4.540.000 dg rincian
Besi Holo 2×4, 0.35 ML : 20 btg X 15.500= 310.000
Besi Holo 4×4, 0,35 ML : 40 btg X 19.500= 780.000
Gypsum 17 lembar X 50.000 = 850.000
Baut 200×1.000 = 200.000
Jasa pasang borongan 60m2 X 40.000 = 2.400.000
Demikian kami sampaikan, atas perhatian bapak ibu dan Saudara kami ucapkan terima kasih
Ttd
Nurul Muhamad (Blok H6)

Hasilnya cukup positif, tiga orang warga langsung merespon dengan menyampaikan donasi sedekah pembangunan Mushola melalui transfer bank. Dan satu warga lagi segera menyusul.

Meski demikian, kurang lebih tersisa kebutuhan yang mendesak untuk pembangunan Mushola sebesar Rp.13. 937.500′-. Tekat ini semoga menjadi Ridhlo Nya.

Kiranya keberjamaahan dalam pembangunan Mushola al Ukhuwah Perumahan Villa Tanah Baru dapat menjadi bagian kecil untuk bekal kembali Keharibawaan Sang Khaliq

Daftar Donatur pembangunan mushola al Ukhuwah Villa Tanah Baru.
34. Arisan ibu2 blok FGH : 1.100.000,
35. Jawahirul Ade Ahyar: 1.000.000,
36. Ari Cahyo(H8): (1.000.000, + jam Digital)
37. Roesdan(F3): 1.000.000,
38. Agus(G4): 1.000.000,
39. Zidane: 1.000.000,
40. H. Apriyanto: 1.000.000,
41. Rayhan (C3): 1.000.000,
42. Maradona: 1.000.000,
43. Irvan Ardiansyah (B10): 1.000.000,
44. Nasywa(H6): 2.000.000,
45. Pradipta (H6): 1.500.000,
46. Rosnaetti (E3): 1.000.000,
47. H. Anwari: 1.000.000,
48. H.A. D5: 1.000.000,
49. Nurdin: 1.000.000,
50. Fatimatuzzahra (H6): 1.500.000,
51. Wiyono Kanopi (Bp.Rusdan): 1.000.000 (jasa tukang),
52. NN blok D: 1.000.000,
53. Jamaah masjid al ikhlas gd. Migas: 1.000.000,
54. Aniswatul M.: 1.000.000,
55. Shareva D5: 1.000.000
56. Hamba Allah F4: 700.000,
57. Romli(G6): 500.000,
58. Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500.000,
59. Juhani : 500.000,
60. H.A. (saudara suwandi): 500.000,
61. Totok: 500.000,
62. Habib Asy Asy’ari (relasi puryanto security): 500.000,
63. H.A.: 500.000,
64. Sulani Kanopi: 500.000,
65. Ika Sri Martiani (kakanda Bogi): 500.000,
66. H.A. : 350.000,
67. H. Syamsudin : 320.000,
68. H.A.: 300.000,
69. Bu Yanti C9 : 450.000,
70. Hari Susilo BNI (temen Irwan) : 300.000,
71. H. A.: 300.000,
72. H.A. blok C: 250.000,
73. H.A.: 200.000.
74. Bu ari (H5): 250.000,
75. H.A. : 200.000,
76. Bu Maria (H4): 500.000,
77. H.A: 150.000
78. Kotak infaq (Tromol): 450.000
79. H. A: 150.000
80. H. A: 300.000
81. Alm Romilah (ibunda Nurul): 2.000.000
82. H. A: 150.000
83. nana(bunda Biru) : 1.000.000
84. Haji Yanto: 1.000.000
1. Pratama Persada: 15.000.000
2. Abdul Haris Semendawai 13.000.000,
3. Eko Saputro(D6) 10.492.000
4. PT. MN. Investama ( Bp. Suwandi): 10.000.000,
5. Nurul Muhamad: 10.000.000,
6. Kotak Amal Tarawih 2019: 9.104.500,
7. Hj. Normawati (Ibunda Irwan): 7.000.000
8. Baderi(B3) 7.000.000,
9. Hadi Suprayitno(G1): 6.000.000,
10. H. Imron (T.B. bintang Jaya): 5.850.000 (60 btg kanal C baja ringan, 50 btg reng baja),
11. Patmawati (Ibunda Erna F6): 5.000.000,
12. Suwandi(C3): 4.000.000,
13. Adiknya Suwandi : 4.000.000,
14. Bayu Suryono Hadi(C6): 4.000.000
15. Afrian J.P(H7): 3.242.000 (1 jt uang & TOA&kipas A.)
16. Kader PKS seTanah Baru: 3.000.000,
17. Krestiana Evelyn(H6): 3.000.000,
18. Endang G2: 2.500.000,
19. H. Suryadi(D9): 2.420.000 (hebel dan semen),
20. Pegawai LPSK (Relasi Bp.Dawai): 2.250.000,
21. Gagah Pramada(F6) 2.703.000,
22. Aan Mardian : 2.620.000 (semen 20 sak+ 1, 5jt),
23. Hamba Allah E7: 2.000.000,
24. Ifa Rufaida(kakanda Irwan): 2.000.000,
25. Bogi (E1): 2.000.000,
26. Wahyuni (ibunda Agus): 2.000.000
27. PT Multi Consulting Utama ( Bp. ade): 1.500.000,
28. Hamba Allah: 1.500.000,
29. Hj.Halimah (Ibunda Netty E3): 1.500.000,
30. Habib Salim : 1.475.000,
31. Alm.Radjiyem(Ibunda Ibnu): 1.300.000,
32. NN (teman Rusdan): 1.250.000,
33. Ibnu F1: 1.500.000,

Anak lanang

Klesat kleset, sambat sumok, eh malah ngajak ngecat. Sendang kapit pancuran, istilah Jawa yang menandakan anak laki laki yang lahir diantara adik dan kakak perempuan.

10.30 malam, Thole yang masih belum terasa kantuk, dan terobsesi ngecat tembok rumah, merasa tenggelam dengan memainkan rol naik turun.

Sejak petang, tertidur dalam perjalanan membeli cat tembok di toko warna warni, Jl. MARGONDA RAYA, DEPOK, menjadikan Thole belum didatangi rasa kantuk.

Apakah ini juga yang dinamakan jiwa terobsesi? Kadang sebagai orang tua, disuguhkan hal hal yang baru dari kelakuan anak. Contohnya si Thole karena terobsesi dengan ngecat tembok, tak mau tidur sebelum ngecat.

Sebelumnya, 30 menit (10.00 – 10.30 malem), Thole sudah berada di tempat tidurnya sembari mendengar cerita sebelum tidur dari bapaknya. Namun kelar cerita, gelisah yang katanya gerah, panas. Karena memang AC di kamar sudah tidak dingin.

Endingnya ngecat tembok. Mendekati 45 menit, tu bocah juga belum mau berhenti

Persiapan pemberkasan arsip

Pembuatan daftar berkas demi meraih perubahan wajah perkantoran terus dimonitor oleh Pejabat pengawas urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal Migas. Sebagai tindak lanjut pertemuan tanggal 17 Oktober 2019 dengan kesepakatan membuat 🏑 rumah berkas dengan judul sesuai daftar berkas telah dilaksanakan oleh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Langkah teknis setelah tersedia media simpan sesuai dengan judul daftar berkas adalah pemberkasan naskah kedinasan yang tercipta dan ditempatkan di media simpan yang telah di tentukan.

Contoh 1: nota dinas permintaan pengadaan barang yang diajukan oleh pelaksana kegiatan kepada pimpinan unit kerja disimpan pada media simpan tersebut. Kemudian dokumen tagihan pengadaan pun perlu diberkaskan pada media simpan tersebut. Tidak lupa juga pertanggungjawaban pengguna barang nya.

Contoh 2: nota dinas dan surat tugas pengajuan perjalanan dinas diberkaskan sesuai dengan media simpan yang sesuai dengan judul daftar berkas. Kemudian tagihan perjalanan dinas dan Laporan perjalanan dinas pun diberkaskan dan disimpan pada media sesuai dengan judul daftar berkas.

Contoh 3: nota dinas dan surat penyelenggaraan rapat di dalam maupun di luar kantor dalam pelaksanaan kegiatan anggaran. Arsip tagihan pembayaran hotel beserta laporan rapat, daftar hadir rapat, notulen rapat, undangan rapat, permintaan narasumber, pembayaran honor narasumber tidak luput untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas.

Pelaksanaana contoh tersebut pastinya akan menemukan kendala dalam pemberkasan karena tidak semua dipegang oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penata arsip. Realitas saat ini, arsip berada di masing masing PIC pelaksana kegiatan. Bahkan, karena penugasan yang didasarkan pemerataan pekerjaan, keberadaan arsip dengan kesamaan kegiatan akan berada di beberapa staf.

Dari hal hal diatas, memunculkan pertanyaan tugas baru untuk dilakukan. Beberapa respon orang, pastinya membuat ribet dan susah karena beberapa kondisi.
1. apakah petugas surat/pengadministrasi umum /penatalaksana arsip harus meminta arsip yang dipegang masing masing staf tersebut??

2. Apakah perlu menggandakan atau memfotokopi arsip yang dipegang oleh pelaksanaan kegiatan untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas?

3. Apakah perlu meminta berkas pengadaan dan pembayaran dari bagian keuangan untuk diberkaskan?

4. Apakah perlu menggandakan dan memfotokopi berkas pengadaan dan pembayaran karena yang asli harus dikelola oleh Bagian keuangan dan para Pejabat Pembuat Komitmen/PPK

Pertanyaan diatas tentunya menyelimuti para petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip dalam melanjutkan kegiatan penyusun daftar berkas.

Melalui tulisan ini, penulis akan mengajak berfikir sejenak terkait tujuan pengarsipan yakni untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan rekaman kegiatan dalam rangka menjamin ketersediaan arsip.

Jika mendasarkan tujuan pengarsipan diatas, maka hendaknya pertanyaan diatas harus dilaksanakan. Namun demikian, jika belum dapat meminta berkas dari para pelaksana kegiatan, belum bisa mengandalkan berkas pengadaan dari Pejabat Pembuat Komitmen /PPK dan berkas pembayaran dari Bagian Keuangan, maka yang dapat dilakukan adalah menulis dalam daftar isi berkas.

Sebagai analogi, daftar isi berkas itu sama halnya daftar isi buku. Buku yang tebal pasti memiliki daftar isi yang menunjukkan informasi keberadaan halaman.

Maka yang dilakukan oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip, disiplin untuk mengisi daftar isi berkas yang dibuat dan diletakkan pada setiap media simpan sesuai judul daftar isi berkas.

Jangan lupa untuk menuliskan dan mengkonfirmasi keberadaan setiap arsip.
Contohnya:
1. Nota dinas permintaan pengadaan barang yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani tuliskan nomor nota dinas dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai di daftar isi berkas
2. Surat undangan rapat dan permintaan narasumber yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani, tuliskan nomor surat dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai pengonsep di daftar isi berkas.
3. Laporan perjalanan dinas, harus diminta dari pegawai yang melaksanakan tugas.
4. Notulen rapat dan Laporan rapat kepada, harus diminta dari pengkonsep.

Catatan:
🌟 Kedepan, nanti akan dibuatkan edaran dan diingatkan kembali bahwa konsep surat harus dibuat dan ditandatangani lebih dari satu karena kepentingan untuk dikirim, dan untuk diberkaskan.

🌟 Untuk arsip yang menjadi domain tugas PPK dan Bagian Keuangan, sebaiknya secara aktif digandakan untuk diberkaskan dan ditempatkan pada media simpan sesuai judul daftar berkas.

Semoga bermanfaat

Program kegiatan kearsipan

Menjadi buah pembicaraan dan mencuri perhatian pimpinan tinggi merupakan dambaan urusan kearsipan. Untuk itu pengorganisasian kearsipan yang berjenjang antara Unit Kearsipan dapat diinisiasi melalui Program kearsipan. Bahwa kesamaan program kearsipan akan terlihat masif tatkala terlaksana di keseluruhan unit kearsipan 2 di lingkungan KESDM.

Kiranya hal tersebut menjadi salah satu konsen Bagian Tata Usaha Biro KESDM, bapak Achmad Sudaryanto dalam slide presentasi yabg yang berjudul Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

Dalam kurun waktu 10 tahun terakhir sejak diundangkan pada tahun 2009 dan pengaturan dan penetapan kebijakan Pemerintah, kebijakan Arsip Nasional sampai dengan pengaturan di Kementerian dan lembaga belum signifikan dalam mengubah wajah kearsipan.

Seolah kearsipan berjalan di tempat, bahkan kondisi kurangnya anggaran, kearsipan tidak ada di tataran prioritas pimpinan organisasi, kurang nya sumber daya manusia kearsipan terus mengungkung semangat komunitas kearsipan.

Pemahaman kita selama ini terkait “Organisasi tanpa arsip, ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, saksi bisu tak terpisahkan, handal dan abadi kesaksian keberhasilan” hanya menjadi kalimat manis tanpa ada perwujudan dalam konteks institusional.

Pun misalnya, pendapat para pakar dan realitas keadaan seperti indikasi kejahatan dokumen berupa pemalsuan, kebocoran informasi, menyimpan dokumen yang bukan hak nya, merahasiakan yang terbuka, pemusnahan tanpa prosedur masih berupa informasi tanpa ada tindak lanjut.

Begitu pentingnya kearsipan tersebut mungkin belum terasa saat peran kearsipan sebagai pengungkit penataan tata laksana di Reformasi Birokrasi memiliki bobot 1% saja.

Padahal, ketentuan pidana sebagai ancaman berdasarkan undang undang misalnya Sengaja menguasai arsip dengan kurungan 5 tahun penjara telah terbukti memakan korban.

Penyimpanan arsip memang bukan hanya berada di pemerintahan saja. Namun juga berada di Pihak ketiga sebagai penyedia barang dan jasa. Menjadi delik pidana tatkala pihak terkait yg tidak menyerahkan dokumen pelaksanaan kegiatan anggaran kepada negara.

Saat ini ramai juga dibicarakan bahwa mulai tahun 2021 pengawasan arsip akan menggandeng pihak penegak hukum. Diharapkan dapat melakukan penerapan sangsi pidana terkait penghilangan dokumen.

Alih alih, otak ini masih belum bisa memahami kondisi kearsipan. Disaat permasalahan pengelolaan dihadapkan dengan segala keterbatasan, insan kearsipan seolah dibuat spaneng dan penuh kekhawatiran dengan penegakan peraturan berbasis ancaman pidana.

Realitas di Sekjen KESDM, seperti yang disampaikan kabag TU dan Kearsipan KESDM, Potensi pertumbuhan komunikasi kedinasan semakin hari semakin meningkat seiring pengguna ANGGARAN.

Menjadi pertanyaanku, Apakah secara regulasi sudah mulai mengantisipasi dampak pertumbuhan arsip terkait karakteris bentuk kertas yang memakan biaya simpan dan pengelolaan????

Lagi lagi, kebijakan kearsipan di tataran Kementerian merupakan kebutuhan mendesak untuk segera di penuhi. Target tahun 2019 terkait revisi tata naskah dinas, dan JRA harus menunggu keterhubungan antar instansi.

Tidak mengherankan jika target tersebut dapat terselesaikan di tahun 2023. Penetapan empat instrumen kearsipan yang wajib yakni tata naskah dinas, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan Akses dan Klasifikasi melalui pimpinan Kementerian memerlukan dua sampai tiga tahun lagi.

Fokus pada sisi penyediaan sistem melalui penetapan kebijakan kearsipan ternyata melupakan sejenak urusan pengelolaan arsip. Inti pengelolaan yang sejatinya pelaksanaan penyusutan berkala, urung terlaksana. Fakta tersebut didukung dengan penampakan setara 200 ton arsip yang masih dalam kondisi tidak teratur di satu lokal Gedung Pusat Arsip.

Sisi yang lain, gelegar Penyiapan kebijakan kearsipan yang sepenggal sepenggal ternyata bukan hanya melupakan fokus pengelolaan arsip, namun juga indikasi gagal paham terkait sumber daya manusia kearsipan. Sumber Daya manusia kearsipan bukan hanya arsiparis, namun masih terjebak pemenuhan 159 formasi arsiparis.

Cita cita meraih predikat Unit Kearsipan terbaik nasional bukan melulu adanya sistem, terpenuhi kebutuhan arsiparis bahkan akreditasi kearsipan yang sempurna, namun adanya Harmonosasi program kearsipan nasional bersama Lembaga Kearsipan,ANRI.

Akhir tulisan, penulis hanya mengilustrasikan masih banyak pekerjaan rumah yg dapat dipikir bersama sama. Dilakukan secara berkelanjutan dan komprehensif bukan sepotong sepotong bak ibarat gagap informasi dan tuntunan kondisi kearsipan.

Penulis selaku arsiparis berusaha memaknai positif adanya Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagaimana paparan pejabat terkait di forum para arsiparis. Semoga lekas tergambar wajah kearsipan KESDM yang cerah dan indah.

Sadar atau tidak, begitu berat pekerjaan rumah kearsipan, belum tentu saya pun sanggup menyelesaikan dalam waktu 5 tahun.

Semoga bermanfaat

Kinerja Arsiparis itu Melayani

Kehadiran arsiparis di suatu unit kerja diharapkan mensuport kinerja unit. Keberhasilan unit kerja berkat dukungan kinerja arsiparis. Bagaimana cara mengukur kalimat diatas? Gampang sekali loh, cara mengukur suporting /manfaat hasil pekerjaan arsiparis adalah dengan menyertakan tanda tangan atasan langsung pada bukti kerja. Dengan adanya tanda tangan 🧀 atasan langsung, bisa dikatakan kualitas pekerjaan telah mencapai seratus persen. Gampang kanπŸ˜…πŸ˜…πŸ˜…πŸ˜…

So, dekatin atasan langsung y…. Cari perhatian dan berikan perhatian kepada atasan langsung, serta layani segala permintaan atasan langsung πŸ˜…πŸ˜…πŸ˜­πŸ˜­πŸ€£ kalo beliau si atasan langsung, belum makan siang, beliin…. .. Kalo capek, pijitin deh, kalo belum mandi… Jgn coba coba mandiin yaπŸ˜‹πŸ˜‹πŸ˜‹πŸ™„

Hal diatas merupakan satu dari banyak informasi yang kudengarkan dan kutuliskan kembali. Meski kutambahi dengan rangkaian kata untuk melucu, ngelawaak yang terkesan garing, namun poin kehadiran arsiparis sangat dinantikan oleh unit kerja melalui sikap melayani pimpinan setulus hati.

Bertempat di auditorium Prof J. A. KATILI Pusat Penelitian Dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Cirebon Jawa Barat, terlaksana forum diskusi arsiparis di Lingkungan Kementerian ESDM.

Forum tersebut dibuka oleh Bapak Achmad Sudaryanto yang membacakan sambutan kepala Biro Umum KESDM. Tercatat 79 orang yang membubuhkan tanda tangan pada daftar hadir baik dari peserta dan panitia.

Siti Nurhayati selaku pembicara memaparkan banyak hal terkait sertifikasi/ uji kompetensi dan penilaian kinerja arsiparis. Ibu yang populer dengan panggilan INUNK tersebut berasal dari Direktorat Sertifikasi dan SDM Kearsipan ANRI. Sosok perempuan yang penulis ketahui sebagai pasangan πŸ‘« hidup atau istri Pak Imam Mulyantono yang saat ini sebagai salah satu pimpinan tinggi pratama di Lembaga Kearsipan Nasional.

Berikut beberapa poin-poin isi pemaparan antara lain:
🌟 Sumber Daya manusia kearsipan antara lain arsiparis, fungsional umum bidang kearsipan dan kepala lembaga kearsipan, pejabat struktural pada urusan kearsipan

🌟 Seseorang yang memiliki kompetensi kearsipan yang diperoleh dari Pendidikan Formal jurusan kearsipan dan melalui pendidikan dan pelatihan, memiliki tugas dan fungsi urusan kearsipan.

🌟 Meski sudah di atur pada Undang Undang, pada praktik nya masih terdapat arsiparis yang tidak melaksanakan tugas pokok kearsipan.

Pak Kasianto dari Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Migas Cepu menyaut kalimat narasumber tentang prosentase tugas pokok harus lebih banyak dari pada tugas tambahan. “pada realitanya, sesuai kondisi lapangan, lebih banyak tugas tambahan dari pada tugas pokok” ujar Pak Kasianto selaku arsiparis muda bersama dua orang temennya

🌟 Fungsi tugas arsiparis sejak penciptaan, pemberkasan sampai memprediksi arsip yang potensial menjadi arsip statis. Pengawasan potensi arsip statis dapat dimulai dari penggunaan kertas.

🌟 Kewenangan arsiparis memandang potensi merusak informasi, memperhatikan kewenangan akses, dan menerima penugasan penelusuran.

🌟 Pengadaan arsiparis dapat dilaksanakan dari pengangkatan pertama, impasing, pindah jabatan, dan promosi. Contoh impasing yakni ASN berijazah D3 dengan golongan ruang 3D ,maka dapat impasing ke penyelia.

Selain itu, pengadaan arsiparis dapat melalui pengangkatan kembali dari keadaan arsiparis antara lain:
Diberhentikan sebagai PNS, menjalani cuti di luar tanggungan negara, tugas belajar lebih dari satu tahun, menjalani penugasan pada jabatan lain.

Dapat juga melalui Alih jenjang (dari jabatan terampil ke jenjang keahlian)

🌟 Kelaikan pada kenaikan jenjang jabatan melalui sertifikasi dimaksudkan untuk mengukur pemahaman rincian tugas jenjang di atas. Dengan demikian akan menyelaras pelaksana tugas arsiparis.

🌟 Kegiatan yang sudah di rencanakan sejak awal tahun merupakan tugas pokok. Pada kegiatan yang tidak direncanakan sejak awal, akan menjadi tugas tambahan.
Pak ceme menanyakan kembali terkait kategori tugas tambahan.

🌟 Apa yang akan dikerjakan mendasarkan pada rincian tugas tiap jenjang sesuai Perka ANRI nomor 4 tahun 2017 dan Bukti apa yang nanti akan dilaporkan saat penilaian mendasarkan pada SKHK

🌟 Format dan teknis bukti kinerja arsiparis diharapkan sesuai dengan SKHK untuk menggambarkan kualitas kinerja. Dengan kata lain, standarisasi format dan contoh bukti kerja dapat dirujuk pada SKHK.

Seorang arsiparis pastinya akansangat memperhatikan cara membuat bukti kerja seperti contoh yang terdapat di SKHK. Misalnya kegiatan pemindahan memiliki batasan berpindahnya fisik arsip. Bukti pemindahan dengan laporan pemindahan sesuai dengan format yg disebut di SKHK. Antara kegiatan dengan bukti haruslah nyambung.

🌟 Berjajar kegiatan tambahan sampai dengan 7 kali dibatasi nilai angka tiga.

Pada akhir tulisan ini, senantiasa melakukan pencatatan kegiatan sesuai dengan jenjang jabatan dan mengumpulkan bukti kerja sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (SKHK)

Prestasi Kinerja VS Beban kinerja

Kamis, 31 Oktober 2019
Sosialisasi penilaian kinerja arsiparis yang diselenggarakan di Cirebon mengundang 90 orang arsiparis di Lingkungan Kementerian ESDM. Para ASN yang mengemban tugas dalam jabatan Arsiparis tersebar di seluruh satuan kerja KESDM tersebut antara lain:
🌟 25 orang di unit Sekretariat Jenderal,
🌟 1 orang di Inspektorat Jenderal
🌟 3 orang di Ditjen Migas,
🌟 2 orang di Ditjen Ketenagalistrikan,
🌟 4 orang di Ditjen Mineral dan Batubara
🌟 2 orang di Ditjen EBTKE
🌟 23 orang di Badan Geologi
🌟 18 orang di Badan Litbang
🌟 11 orang di Badan Pengembangan SDM

Persebaran arsiparis di unit substantif atau unit portofolio Energi dan Sumber Daya Mineral atawa unit Direktorat Jenderal tidak mencapai 20% dari keseluruhan arsiparis yakni sebanyak 11 orang saja.

Fakta tersebut menguak kembali ketidaksesuaian beban kearsipan, tatkala disandingkan antara tuntutan kehandalan ketersediaan informasi sumber daya alam sebagai hak keadilan sosial dengan sumber daya manusia kearsipan sebagai penjaga rekaman kegiatan.

Disaat informasi arsip substantif KESDM menjadi aset organisasi yang bernilai lebih menasional, harus dipaksakan hanya dengan 11 orang tenaga kearsipan. Apakah sebelas orang tersebut dianggap sebagai manusia super sehingga pantas dituntut untuk mengumpulkan serpihan serpihan warisan bangsa dalam bentuk rekaman kegiatan pengelolaan energi dan sumber daya mineral Indonesia????

Beban kerja dan harapan kearsipan yang kiranya sangat mustahil terselesaikan meski diberikan waktu 100 tahun lagi. Kembali lagi saat para profesional kearsipan sudah mulai dituntut dalam peningkatan kompetensi harus dihadapkan dengan kondisi tidak sebanding, bahkan sangat jomplang antara jumlah arsip sebagai obyek pekerjaan dengan total kapasitas kemampuan olah.

Miris kiranya, jikalau kearsipan harus diserahkan sepenuhnya kepada arsiparis. Pun dari jenjang keahlian dengan obyek pembangunan sistem kearsipan yang hanya diisi 3 orang, bisa jadi tak dapat mengangkat isu perbaikan ke arah yang lebih baik.

Sedangkan 8 orang arsiparis jenjang ketrampilan masih harus dihadapkan dengan kebutuhan penyelesaian kinerja organisasi non kearsipan. Tak jarang kita dapat temui jabatan arsiparis yang masih diberikan tugas pekerjaan non kearsipan bahkan selama tahun kerja penuh.

Akhirnya, tulisan ini hanya menyampaikan kegelisahan atas tingkat persebaran penempatan arsiparis di seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian ESDM. Apa yang salah?, bagaimana membenahi keadaan tersebut? Mulai dari mana mengawali perbaikan kondisi tersebut?

Paling akhir adalah, “harus kah tuntutan pembangunan kearsipan demi ketersediaan bukti pertanggungjawaban nasional sektor energi dan sumber daya mineral Indonesia hanya dipasrahkan hanya kepada arsiparis saja????

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai