Laporan pekerjaan untuk lomba arsiparis teladan 2019

PENDAHULUAN
Berdasarkan Peraturan Menteri ESDM 18/2016, Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi Ditjen merupakan salah satu bagian di Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Bentuk dukungan administrasi kepada berlangsungnya kantor Ditjen Migas yang diemban oleh Sekretariat Ditjen Migas secara fisik akan bertumpu kepada Bagian Umum, Kepagawaian, dan Organisasi.

Penulis berpendapat bahwa dukungan administrasi kepada Ditjen Migas termaksud dapat terlaksana dengan baik jika terdapat juga didalamnya aktivitas layanan operasional perkantoran ,fisik gedung kantor dan manajemen pegawai, organisasi, serta ketatausahaan.

Wajar jika Jumlah pegawai di bagian umum, kepegawaian dan organisasi hampir sama dengan jumlah pegawai satu unit Direktorat.

Pejabat Administrator atau pejabat eselon tiga yang memimpin unit kerja ini disebut Kepala Bagian. Saat ini di jabat oleh Bapak Mukti Yunarso.

Seorang Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dibantu oleh tiga orang pejabat pengawas atau tiga orang pejabat eselon empat.

Untuk pelaksanaan urusan layanan operasional perkantoran dan urusan fisik gedung, Kepala Bagian di bantu oleh pejabat pengawas yang saat ini dijabat oleh Bapak M. Cholid. Sedangkan pejabat pengawas sub bagian kepegawaian dan organisasi dijabat oleh Hening. Pejabat pengawas di dub bagian tata usaha dijabat oleh Ibu Ike Widiyanti.

Sebagaimana Kerangka Acuan Kerja pada RKAKL tahun 2017, perkantoran Ditjen Migas yang berada di Gedung Migas (sebelumnya bernama Gedung Plaza Centris) ditunjang beberapa prasarana yang harus tersedia antara lain layanan operasional seperti langganan daya listrik PLN, Penyediaan Air Bersih, Pengelolaan Air Limbah, Jaringan Telepon dan siaran televisi, Jasa Kebersihan, Jasa Keamanan, Jasa Teknisi Sipil, Jasa Teknisi elektro, Jasa Boga (kantin), Jasa Pengemudi, Jasa Pramu kantor dan Jasa perbaikan peralatan kantor lainnya.

Tak lupa keperluan sehari hari perkantoran yakni adanya barang persediaan berupa alat tulis kantor dan obat obatan pada klinik umum dan klinik gigi serta penyediaan BBM kendaraan operasional dan perawatan kendaraan dinas.

Selain prasarana di atas, sarana kerja seperti ruang kerja antara lain adanya komputer, printer, sound system, Televisi, Handy Talki, Televisi, screen projector 📽, mesin foto copy, work station atau meja kursi, kulkas, peralatan pantry, dispenser diperlukan perawatan tahun berjalan atau pembaharuan sebagaimana kaidah umur barang milik negara.

Pada manajemen kepegawaian terdapat pelaksanaan pengadaan pegawai, penempatan, rotasi dan mutasi, orientasi calon pegawai dan magang, urusan pendidikan kilat, pengurusan administrasi pegawai antara lain rekap kehadiran terkait dengan gaji tunjangan serta uang makan, kenaikan pangkat dan gaji berkala, Laporan Harta Kekayaan ASN dan Penyelenggara Negara, penilaian kinerja jabatan fungsional, Kompilasi Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

Pada Urusan organisasi terdapat penyusunan SOP, analisa beban kerja, uraian jabatan, informasi jabatan, Penilaian kinerja pejabat, bezzeting, pembahasan pengisian jabatan, reorganisaai, Penilaian Reformasi Birokrasi, ketatalaksanaan, serta manajemen perubahan

Sedangkan ketatausahaan menangani persuratan, kesekretariatan pimpinan, pengurusan dokumen perjalanan paspor dinas dan visa, tata naskah dinas, kearsipan, pengaturan rapat dinas dan upacara bendera.

Selain itu terkait dengan pengadaan langsung, meski mulai tahun 2018 struktur organisasi pengadaan diturunkan ke unit Direktorat, Bagian Umum kepegawaian dan organisasi masih mengkoordinasikan pengadaan barang inventarisasi kantor.

Berbagai macam urusan tersebut di atas dilaksanakan oleh pimpinan beserta staf atau jabatan fungsional umum dan tertentu. Jabatan fungsional tertentu yang berada di bawah Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi antara lain analis kepegawaian, arsiparis, pengelola Pengadaan barang/jasa, pengelola Barang Milik Negara, Pengadministrasi umum, pengolah data analis tata usaha dan sekretaris.

Selaku arsiparis di unit kerja teknis, mungkin perlu treatment berbeda dengan unit kesekretariatan jenderal. Jika terlalu ansih pada kearsipan, kesan terasa sepi dari bentuk perhatian pimpinan akan semakin nyata.

Meski secara umum kedudukan kearsipan pada setiap instansi terlihat sama, namun prioritas organisasi akan melihat kearsipan pada porsi yang berbeda beda.

Kedudukan kearsipan Di kantor Ditjen Migas sebagai bagian terkecil pada tingkat prioritas organisasi. Wajar jika kearsipan belum mendapatkan apresiasi pimpinan.

Penulis berpendapat bahwa kemajuan kearsipan harus pula dikaitkan dengan kedudukan dukungan administrasi kepada manajemen internal. Tuntutan kearsipan yang bermula dari Undang Undang kearsipan tahun 2009, seyogyanya dilihat dari kedudukan kearsipan di tiap instansi khususnya unit teknis.

Tatkala kemajuan kearsipan berada di pundak arsiparis dan pejabat struktural, maka narasi yang dibangun harus selaras dengan kinerja unit organisasi. Keselarasan akan membawa dampak yang signifikan termasuk anggaran kegiatan sampai dengan apresiasi pimpinan.

Contoh riil saat tuntutan pelaporan arsip secara berjenjang sebagai tautan berikut

Regulasi yang menetapkan kewajiban distribusi laporan arsip perlu dinarasikan dalam fungsi organisasi sehingga dapat dicantumkan dalam tiap Key Indikator Performance (KIP) tiap pejabat yang melaksanakan urusan kearsipan.

Narasi dalam bentuk sosialisasi yang berkelanjutan atau dalam suatu edaran menteri pemberdayaan aparatur sipil dapat juga menjadi pilihan.

Mungkin terlalu tinggi untuk berandai andai, pemikiran dari level arsiparis kategori ketrampilan seperti saya. Merasa diri penuh kinerja menjadi boomerang tatkala tidak memahami prioritas organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/15/kinerja-arsip-migas-50-hari-2019/
Pada tautan tersebut di atas ⬆, gambaran merasa diri penuh prestasi kinerja, masih belum cukup menjadi narasi sehingga menjadi prioritas dukungan administrasi bagi unit teknis.

Akhirnya melalui tulisan ini, penulis menginisiasi narasi dalam bentuk catatan yang dapat meninggal potret sederhana pembangunan kearsipan. Jika memang kondisi kearsipan saat ini bukan prioritas organisasi, namun kearsipan mempunyai ciri khas dalam mendukung pencapaian kinerja organisasi.

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/09/potret-arsip-di-ditjen-migas/

Sebagaimana tulisan di atas ⬆ , narasi kearsipan diyakini penulis akan membentuk salah satu budaya kerja. Semoga budaya kerja selama ini akan dimaknai dalam pembentukan kehidupan. Pembentukan kemajuan salah satu urusan pembangunan dari aktivitas menceritakan secara konsisten. Menarasikan urusan kearsipan.

ISI
Inovasi yang dilakukan selaku arsiparis selama tiga tahun terakhir kurang waktu tahun 2016 sampai dengan 2019 ini dapat dinarasikan sebagai berikut.

Tahun 2016
Meniti kembali jejak jejak kearsipan Ditjen Migas di tahun 2016????? Jejak yang tertinggal dalam mengawal kearsipan dalam manajemen birokrasi pemerintahan.

Bak ibarat lilin 🕯di tengah belantara hutan, kearsipan di Ditjen Migas merasa diri dalam harapan tinggi untuk bisa menjadi penerang kegelapan informasi. Berbeda dengan sumber informasi lainnya, kearsipan kental dengan ciri kertas sebagai kekhasan identitas jati diri suatu organisasi.

Adakah jejak kearsipan itu? Secarik kertas tertanggal 26 Agustus 2016 bertandatangan pimpinan tinggi pratama, menjadi satu jejak kearsipan. Jejak penggunaan logo Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai identitas.

Tak dipungkiri, identitas terpatri pada kertas menjadi bukti keberadaan organisasi. Bahkan sampai kepada suatu asumsi, terungkapnya kepalsuan yang mengaku sebagai instansi resmi.

Dari satu jejak kearsipan itu, kuuntuai cerita sebagai apresiasi diri dalam peran mengawal kearsipan. Berharap jejak kearsipan dapat berperan dalam menghidupkan lentera penerang kegelapan informasi di antara riuh dan gemerlapnya industri informasi.

Pun kiranya pada secarik kertas bertanggal 9 Agustus, 15 Agustus 2016 dan tanggal 20 September 2016, terdapat jejak kearsipan dalam Nota Dinas Bertanda tangan pimpinan.

Atas tujuan pengurusan surat sebagai salah satu area kearsipan, inisiasi untuk mewujudkan penciptaan arsip yang terdokumentasi dengan baik menjadi langkah kearsipan.

Kertas yang selalu mengisi sisi meja kerja, kertas yang kadang mengubur infomasi karena terlalu banyak, menjadi perhatian kearsipan. Melalui pendekatan teknologi informasi e surat, kearsipan mulai menarasikan tata laksana persuratan dalam menggapai kondisi perkantoran elektronik (e office).

Berbekal dukungan Direktur Jenderal kala itu, hampir tiga tahun, ratusan ribu surat mondar mandir antar meja kerja tanpa bentuk kertas. Penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran dapat berujung pada efisiensi ruang arsip.

Tahun 2017 dan 2018

Legacy, sengaja mencomot kata “legacy” untuk memaknai hasil kerja arsiparis untuk mendukung kinerja unit kerja. Bisa jadi terasa aneh, biasanya istilah Legacy dipakai untuk pemimpin. Beberapa berita online telah mempergunakan istilah Legacy untuk mengabarkan para Menteri pada Kabinet Kerja Jokowi-JK yang akan memasuki akhir masa jabatannya.

Ya anggap saja, arsiparis merupakan pemimpin kecil pada urusan kearsipan. Sifat profesional, independen dan mandiri bisa jadi tidak mengurangi jiwa kepemimpinan pada urusan kearsipan. Atau sebut saja bukan arsiparis namun subyeknya kearsipan. Urusan arsip yang dapat berkontribusi pada suatu legacy

Meski teralu jauh untuk dapat berperan dalam meninggal Legacy, minimal merasa diri turut dalam berkontribusi dalam suatu kalimat ” Selamat tinggal ribuan lembar kertas” sebagaimana dalam tulisan minggu lalu pada tautan ⬇ berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/19/jejak-arsip-kertas-tahun-2016/

Jika di tahun 2016, tertinggal jejak-jejak kearsipan untuk Legacy penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran di Ditjen Migas, Bagaimana di tahun 2018 dan 2017????

Saya kemudian menengok kembali jejak digital yang menangkap laporan pelaksanaan pekerjaan kearsipan yang pernah saya susun.

Dalam tautan berikut di ⬇
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/10/pengelolaan-arsip-mei-sd-oktober-2017.html?m=1 menjadi gambaran ratusan meter linear arsip yang berhasil dievakuasi untuk mendukung pencapaian kinerja unit berupa penataan ruang kerja pada Gedung Migas. Bahkan tanpa ada tambahan anggaran.

Sebanyak 1772 boks atau setara dengan 354 meter linear dan ratusan kardus besar berisi arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas berpindah ke ruang arsip tanpa dukungan tambahan anggaran. Dengan rasa cinta dan tanggung jawab atas peran kearsipan, maka berbagai cara dilakukan agar dapat mendukung program renovasi dan penataan ruang kerja.

Semula ruang arsip berada di Lantai 12 dan 10 harus dipindahkan ke ke lantai 4. Ruang kerja Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas di pindah ke ruang transit sehingga mendesak tim kerja arsip Ditjen Migas harus berjibaku.

Lagi lagi, sebagai arsiparis dapat merasa bangga dapat berkontribusi dalam meninggalkan legacy berupa penataan ruang kerja pada Gedung Migas. Kearsipan menjadi salah satu penyokong pencapaian kinerja unit (Bagian Umum Ditjen Migas) untuk melakukan branding Ditjen Migas.

Sedangkan tahun 2018 adalah turut serta dalam meninggal legacy menjaga keselamatan Gedung Migas. Sebagaimana penulis tulis pada tautan berikut ⬇⬇⬇ ⬇ https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

Meski berada pada titik kepuasan untuk berkontribusi dalam meninggal legacy, namun terdapat salah satu fragmen dimana kearsipan harus menerima kenyataan pahit.

Secarik kertas pada bulan Juli 2018, bertanda tangan Kepala Bagian (eselon 3) ditujukan kepada Sesditjen Migas (eselon 2) telah memantik perhatian pimpinan atas penyediaan sarana simpan berupa roll opeck. Disebabkan dinamika suksesi kepemimpinan atau pergantian ses Ditjen waktu itu dan prioritas kinerja unit bagian umum menyebabkan tidak terealisasi. Sampai dengan tahun 2019, tidak satu pun rol opek dapat diadakan.

Legacy kearsipan menjadi salah satu bentuk layanan. Legacy kearsipan diantaranya wujud supporting. Legacy kearsipan di unit kerja teknis belum mampu tertanam dalam memori prioritas staf sampai pejabat. Legacy kearsipan masih belum terlalu penting jika dihadapan dengan urusan perkantoran lainnya.

Akhirnya, memaknai legacy tetap sebagai legacy. Arsiparis dan kearsipan, tetap merasa puas sebab turut berkontribusi dalam legacy unit kerja. Tidak mesti harus mendapatkan perhatian berlebih. Cukup sebagai bagian yang dibelakang namun mengharmonsasi keadaan.

Hikayat menceritakan kehidupan, begitulah kiranya kedudukan kearsipan sebagai layanan perkantoran. Arsiparis dan kearsipan telah cukup berbangga dengan turut dalam pencapaian kinerja unit.

Cara menyelesaikan pekerjaan arsiparis adalah dengan membentuk tim kerja, memilih untuk totalitas aktivitas di ruang arsip, bekerjasama dengan para pengemudi

MEMBENTUK TIM KERJA
Pengelolaan arsip di Ditjen Migas dilaksanakan secara bersamaan dalam satu tim yang kompak. Tim Kerja Arsip Ditjen migas berada di dalam manajemen Sekretariat Ditjen Migas, Cq. Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dalam melaksanakan urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal

Pelaksanaan Urusan Ketatausahaan tersebut diawasi oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha meskipun tidak tersebut secara tertulis didalam tata laksana organisasi bahwa wujud pelaksanaan ketatausahaan adalah kearsipan namun pada informasi jabatan seorang Kasubag Tata Usaha melaksanakan urusan kearsipan.

Sedangkan dalam pelaksanaan fungsional kearsipan terdapat jabatan arsiparis sebagai bawahan dari kasubag tata usaha. Jabatan arsiparis tediri tingkat terampil dan tingkat ahli. tingkat terampil berjenjang mulai pelaksana, lanjutan, dan penyelia. Tingkatan Ahli berjenjang dari Pertama, Muda, Madya, dan Utama

Selain Arsiparis dan Calon arsiparis, tim kerja arsip ditjen migas didukung oleh petugas pramu bhakti kantor dan tenaga lepas yang ditugaskan untuk urusan kearsipan, teknisi sipil serta dukungan programer komputer 💻

Anggota Tim terdiri dari Mulyanto dengan Jabatan Arsiparis Ahli pertama, Nurul Muhamad Jabatan Arsiparis Penyelia, Juli Supadmo & Kasmari sebagai calon arsiparis terampil (jalur impasing), Tatang & Rusyantoro Jabatan Driver (perbantuan), Reni Pramitasari, Gilang Catur H, Gondo Awang, Fakhreza sebagai tenaga pramu bhakti, dan Catur, Avis & Alif sebagai tenaga lepas (penambahan orang sesuai kebutuhan dan bersifat temporary) serta Rosyid perbantuan tim teknisi sipil serta supporting Programer IT oleh Kevin Hadinata

Pembagian tugas dalam tim kerja arsip ditjen migas yakni:
1. Sdr. Mulyanto menangani dukungan administrasi seperti SPPD, konseptor surat, menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan dan menyusun daftar arsip musnah, mempersiapkan rancangan NSPK seperti SOP dan Petunjuk Teknis, mengolah data arsip inaktif

2. Nurul Muhamad melaksanakan tugas antara lain mempersiapkan masukan untuk penyusunan kegiatan dan anggaran kearsipan, mempersiapkan konsep laporan kearsipan kepada pimpinan, melakukan pemilahan arsip dg uji struktur arsip berdasarkan tata naskah dinas, uji kontek dan konten arsip, memandu olah data untuk manuver, identifikasi arsip yg di scan, memandu proses penataan dan penyimpanan arsip, memberikan bimtek atau sosialisasi, monev rancang bangun aplikasi surat dan aplikasi arsip, analisa penelusuran/pencarian arsip, dan membuat tulisan yg dipublis kedalaman blog serta memandu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim.

3. Juli Supadmo dan Kasmari bertugas menerima arsip yg telah dilakukan uji struktur, kontek dan konten untuk ditempatkan dalam map (mengikat), dalam boks, dalam lemari/rol opek serta pengaturan ruang simpan arsip. Selain itu bertugas melaksanakan pemindahan arsip, menyusun rekapan daftar boks simpan/pindah, memberikan label dan penomoran boks&lemari dan mengurusi catatan/formulir peminjaman arsip

4. Reni Pramitasari melaksanakan pengetikan surat&nota dinas, pelaksanaan petty cash, operator aplikasi surat dg scan dan upload, memandu siswa magang, entri deskrepsi arsip ke excel atau aplikasi arsip, olah data arsip untuk manuver sesuai arahan pemandu

5. Gilang, Gondo, dan Catur melaksanakan tugas entri/deskrepsi, olah data, pemberkasan, manuver arsip pada jenis arsip masing masing sesuai pembagian tugas oleh pemandu sesuai uji struktur/kontek/konten. Selain itu juga membantu pengaturan ruang arsip, pemindahan dan peminjaman arsip.

6. Fakhreza melaksanakan tugas admin aplikasi surat, asrot sosialisasi, entri data arsip, pengetikan laporan, pembuatan video dokumentasi serta setting peralatan komputer,

7. Avis dan Alif serta Rosyid membantu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim sesuai arahan pemandu

9. Kevin Hadinata supporting perbaikan, pengembangan aplikasi surat dan aplikasi arsip.

10. Tatang sebagai direktur perdagingan (mensortir non arsip dan arsip musnah dan Rusyantoro membantu penempatan arsip ke dalam map (mengikat)

Dengan pembagian kerja tersebut diharapkan seluruh anggota tim dapat mengkomunikasikan kepada pemandu. Kedudukan antar anggota tim kerja arsip ditjen migas sejajar (semua tidak ada batasan tinggi dan rendah, atasan dan bawahan, senior dan junior) namun semua dapat saling membantu, saling melengkapi. Dalam pelaksanaan tugas masing2 anggota tim diharapkan melakukan konsultasi dan komunikasi kepada pemandu.

TOTALITAS DI RUANG ARSIP

Kok gak pernah kelihatan, kata syahrul sewaktu bersama sama turun dari lift. Tak mendapatkan jawaban dari lisanku, dia pun meneruskan “Gaul dong, gk bosen gaul hanya dengan dokumen”

Lisan ini seolah terkunci, tak bisa berkata kata, atau sedikit beralasan untuk menjawab kalimat Syahrul itu. Senin sampai jumat cepat berlalu, hingga 2 bulan full keberadaan perhatian pada ruang arsip Ditjen Migas.

Memang sudah menjadi pilihan profesi, dan dalam profesi ini perlu perhatian yg sangat manja. Informasi yang berkualitas dari media kertas berjubel pada ruangan yang seadanya mendesak untuk terus bergerak hingga menempatkan arsip berada tempatnya.

Selama dua bulan, enam ribu kilo atawa enam ton bahan non arsip hasil penyortiran telah berhasil kami pisahkan demi menjaga kualitas informasi arsip kertas di ruang arsip.

Arsip persuratan, berkas pengangkutan migas, berkas penyimpanan migas adalah 3 jenis arsip yg menghiasi meja pengolahan tiap harinya selama dua bulan ini.

Aktivitas penyortiran, menyaingi tiap berkas, menyatukan pada kesatuan kesamaan berkas, mendata pada aplikasi arsip digital adalah hal yang kami anggap menjadi tarikat si penjaga informasi.

Pengabdian ini kami terus ilham sebagai pelaksanaan tugas untuk organisasi Ditjen Migas. Keterbatasan tempat ruang simpan dan pertumbuhan arsip kertas yang begitu cepat harus kami sikapi dengan mengambil jalan tarikat secara full di ruang arsip.

Kami tak mengenal lagi penugasan pimpinan untuk rapat atau kegiatan lain yang mempertemukan dengan teman kerja seperti syahrul. Ini adalah pilihan kami sendiri hingga nanti arsip migas dapat terolah kembali demi menyimpan kualitas informasi kertas.

Sebagaimana janji profesi, tarikat di ruang arsip akan kami senangi, akan kami jalani hingga datang saat nanti, datangnya generasi pengganti.

Informasi di dalam arsip menjadi perhatian kami, terus berusaha menjaga kualitas informasi ditengah tengah keterbatasan ruang simpan saat ini.

BEKERJA SAMA DENGAN PARA DRIVER

“Ruangan memberikan kesan longgar ” kata salah satu pegawai yang memasuki ruang arsip. Arsip di ruang arsip mulai berkurang. Ruang arsip terlihat lega. Enam bulan sejak bulan Januari 2019, tim menyusur kardus kardus besar hasil pemindahan arsip dari ruang kerja.

Sebagaimana terlihat di dalam video tersebut. Aktivitas kearsipan terbagi pada tugas masing masing personel. Pemilahan dengan mengelompok arsip berdasarkan masalah, kegiatan dan berdasarkan bentuknya kemudian diikat dengan map yang diberikan tanda kode unit kerja.

Tugas pak Mikun untuk mengikat arsip dengan tali rafia dan map. Meski jabatan sebenarnya adalah driver, namun ketertarikan nuansa kerja arsip menjadikan beliau terjun bersama tim arsip. Driver senior di ditjen migas yang tiap hari menjemput dan mengantar penumpang, mempunyai waktu longgar untuk memberikan kontribusi yang lebih untuk Ditjen Migas.

Penempatan arsip pada sarana map lebih dirasa lebih memberikan area media simpan dibanding dengan odner. Peralatan odner biasa dipergunakan menyimpan file pekerjaan semasa berada di ruang kerja (unit pengolah). Setelah arsip berada di ruang arsip, odner tersebut diperiksa oleh arsiparis.

Proses pemeriksaan isi odner memperhatikan judul yang tertera pada odner. Jika tidak sesuai maka diberikan judul baru. File isi odner yang berbentuk copy atau bukan kategori arsip inaktif akan disingkirkan menjadi bahan non arsip.

Adalah pak Tatang yang bertugas merapikan bahan non arsip. Isi informasi yang identik dengan arsip, memerlukan ke hati-hatian dalam pengurusannya. Meski bahan non arsip perlu dilakukan pemilahan agar nanti memudahkan dalam mengeksekusi ke pihak ketiga.

Pak Tatang juga memiliki jabatan yang sama dengan pak Mikun. Pengemudi senior berNIP memiliki masa kerja yang sangat membantu untuk mendukung kehati hatian dalam pengelolaan bahan non arsip.

Tim kerja arsip Ditjen Migas memiliki nuansa kerja yang lebih dinamis. Keberadaan pak Tatang dan pak Mikun mengundang para pegawai yang membutuhkan layanan pengantaran mendatangi pengemudi di ruang arsip.

Keberadaan mereka di ruang arsip tiap harinya, meramaikan dan mengundang pegawai lain untuk datang ke ruang arsip. Ruang arsip terkesan meriah. Kemeriahan memberikan suasana pengolahan arsip.

Selain mereka berdua, satu lagi driver berNIP yang juga tertarik untuk membantu dan masuk ke dalam tim kerja arsip. Sosok Pak Junaidin yang sering dipanggil Jhon. Saat ini mengolah dosir pegawai bersama Kasmari.

Secara sukarela, mereka menerima tawaranku untuk dapat bermanfaat untuk ditjen Migas. Lepas dari tugas pokok pada layanan antar jemput pegawai, mereka bersedia untuk mengolah arsip.

Sungguh kehidupan ini mempermudah pekerjaanku sebagai arsiparis. Kesendirian dalam tanggung jawab penyelesaian beban kerja kearsipan, terbantu dengan kehadiran senior di Ditjen Migas. Kehidupan yang berisikan pergaulan yang baik, mendukung pencapaian tujuan kerja.

Semoga niat baik para driver senior tersebut menjadikan ladang amal bagi mereka. Bekerja bukan hanya sekedar mencapai hasil, namun bekerja harus dapat menciptakan suasana kerja. Dengan suasana kerja yang baik dan menarik, tak bisa menghalangi kehadiran mereka. Kehadiran yang sangat membantu ditjen migas dalam mengelola rekaman kegiatan

MAHASISWA DAN SISWA MAGANG

Awal tahun 2019 ini, menjadi spesial di ruang pemilahan arsip ditjen Migas. Kehadiran Mahasiswa untuk menjalani masa Praktek Kerja Lapangan memeriahkan suasana kerja kearsipan.

Sejak Senin, 7 Januari 2019,
Tsasa & Della belajar menggunakan tiga aplikasi yang digunakan oleh unit kearsipan ditjen migas untuk mengolah arsipnya. Tiga aplikasi tersebut yaitu Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan, Arsip Digital, Sistem Informasi Persuratan Dinas.

1. Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan (kurun waktu surat 2007 s.d.2017)

Aktivitas login dan diinput data surat ke database sistem informasi, pemindaian fisik arsip atau scanning kemudian melakukan pengunggahan atau upload menjadi pemandangan keseharian mahasiswa tersebut.

Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan dipergunakan untuk menyimpan surat keluar yg ditandatangani oleh direktur jenderal sampai dengan para direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk kurun waktu tahun 2007 s. d. 2016.

Penyimpanan file pdf dipastikan dengan memeriksa lampiran file pada data surat yang telah terinput pada aplikasi tersebut.

Sedikit menambahkan info bahwa sarana pengurusan surat yang diberi nama “Aplikasi Tata Laksana Persuratan” merupakan alat bantu para sekretaris atau pengadministrasi dalam memberikan nomor surat. Jika selama ini dikenal adanya buku agenda surat, maka aplikasi tersebut difungsikan sebagai buku agenda surat keluar dan surat masuk.

Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Ditjen akan dilakukan input data surat oleh para sekretaris untuk mendapatkan nomor register surat keluar.

2. Sistem Informasi Persuratan Dinas (pengurusan surat pada tahun 2017 s.d saat ini)
Dari laporan harian mahasiswa atas nama tsasa, menyebutkan bahwa pada hari ketiga sampai ke lima melaksanakan beberapa aktivitas yakni
– Login ke Sistem Informasi Persuratan Ditjen Migas sebagai arsiparis.
– Melakukan pengecekan data surat keluar dari DJM (Direktur Jenderal Migas) pada sistem.
– Apabila data surat keluar belum terdapat lampiran file pdf maka diperlukan scan surat
– Scan menggunakan aplikasi adobe professional.
– Surat yang sudah discan kemudian diberi nama sesuai nomor surat
– Mengunggah atau upload file pdf sesuai data surat keluar pada aplikasi persuratan.
– Surat yang telah discan, disimpan ke dalam folder sesuai dengan unit pengolahnya seperti DJM.I, DJM.O, DJM.E, DJM.B, DJM.S. kemudian di simpan berdasarkan bulan surat.
– Surat yang diinput ke aplikasi hanya surat yang bertandatangan pimpinan di lingkungan ditjen migas.
– Surat yang diinput ke aplikasi tidak hanya berupa surat dinas, namun juga ada surat keputusan dan nota dinas.

Sedangkan Della melakukan praktik Pemberkasan Berkas perizinan Surat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) mempergunakan aplikasi termaksud antara lain:
– mencari data nota dinas subdit pengembangan investasi migas DMBI) ke direktur pembinaan program migas (DMB) pada aplikasi
– melakukan scan dan upload nota dinas termaksud
– Mencari DataSurat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) sesuai nama perusahaan
– Melakukan scan dalam bentuk pdf dan diunggah dalam aplikasi.

3. Aplikasi Arsip Digital

Jawaban Tsasa atas pertanyaan bagaimana peran TIK dalam kearsipan adalah sebagai berikut:
– Menurut Mustafa dalam buku “Sistem Otomasi Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis”, sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi terutama penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan yang rutin sehari-hari dilakukan di unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.
– Sistem otomasi kearsipan dapat membantu mengelola arsip dengan efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan teknologi informasi dapat diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan.
– Penerapan Teknologi informasi pada kearsipan diantaranya adalah kegiatan penciptaan (registrasi), klasifikasi dan pengindeksan, penyimpanan, pengelolaan, penyusutan, akses, temu kembali.

Mengapa Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mempertahankan ketiga aplikasi tersebut???
berikut jawaban Tsasa:

1. Tiga aplikasi tersebut dapat mempermudah proses administrasi dan proses pengarsipan di Ditjen Migas.
Contoh: Sejak Tahun 2007 s. d. 2015 persuratan internal di Ditjen Migas dilakukan melalui Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan. Aplikasi termaksud dimanfaatkan sebagai sarana registrasi atau penomoran surat.

Pada Tahun tahun tersebut disposisi surat masih dilakukan secara manual/tulis tangan. Penomoran surat dan nota dinas, serta keputusan melalui aplikasi.

Pimpinan yang sangat perhatian terhadap persuratan pada tahun 2016, membawa kemajuan praktik administrasi. Sejak tahun 2017, Registrasi, Disposisi dan distribusi surat dapat dilakukan melalui aplikasi. yakni bernama Sistem Informasi Persuratan Dinas.

Dapat dikatakan bahwa Ditjen Migas sudah melakukan pembiasaan e office. adanya aplikasi tersebut, dapat membantu mengurangi penggunaan kertas dan efisiensi waktu.

Sedangkan aplikasi arsip digital mempermudah dalam penemuan kembali arsip. aplikasi Arsip Digital mempunyai fungsi untuk meregistrasi arsip untuk keperluan pencarian lokasi fisik arsip dan pdf.

2. Penggunaan tiga aplikasi tersebut merupakan salah satu upaya dalam pemeliharaan arsip. Berdasarkan Perka ANRI nomor 9 tahun 2018 tentang pedoman pemeliharaan arsip dinamis, salah satu upaya pemeliharaan arsip dinamis adalah dengan melakukan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Di Ditjen Migas, arsip persuratan dilakukan alih media dengan cara melakukan scanning/pemindaian arsip. Arsip disimpan dalam format pdf, kemudian diupload ke aplikasi sebagai lampiran surat yang telah diregister. Dengan begitu, arsip tidak hanya tersimpan dalam bentuk kertas (konvensional) namun juga disimpan dalam media lain. Arsip yang telah dialih media tidak mengubah isi informasi arsip.

Pada aplikasi “Sistem tata laksana persuratan dinas (2007-2015),data surat yang telah diregistrasi, akan dilakukan pengecekan apakah sudah dilengkapi lampiran file pdf atau belum. Apabila belum, maka dilakukan scanning kemudian file akan diupload ke aplikasi. Apabila sudah, harus dipastikan bahwa file dapat dibuka/dilihat

Tidak ada hambatan dan kendala dalam melaksanakan pekerjaan kearsipan.

PENUTUP
Kesimpulan
Memaknai pekerjaan sebagai ibadah, dan kearsipan sebagai jalan mendukung tercapai nya kinerja organisasi.

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Memulai
%d blogger menyukai ini: