Klasifikasi arsip

Rabu, 7 Agustus 2019, ruang rapat study PND yang beralamat di taman tekno BSD Serpong menjadi tempat berlangsung pembahasan penyusunan draft lampiran III Ran klasifikasi arsip minyak dan gas bumi.

Apakah itu klasifikasi arsip?????

Pada regulasi kearsipan yang berlaku saat ini, klasifikasi arsip merupakan instrumen wajib yang diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan 2009.

Praktik administrasi pada lingkup tatalaksana persuratan, klasifikasi dituangkan pada pencatatan atau registrasi baik surat masuk dan naskah dinas yang ditandatangani oleh pimpinan. Selanjutnya klasifikasi diharapkan memudahkan dalam pemberkasan arsip dengan tujuan menjaga keutuhan rekaman kegiatan pada tiap pelaksanaan fungsi organisasi.

Klasifikasi arsip yang telah ada di Kementerian ESDM sebagai pada Peraturan Menteri ESDM Tahun 2006 tentang tata persuratan dinas dan kearsipan dirasa perlu untuk pembaharuan di kala terjadi perubahan ketentuan perundangan urusan kearsipan.

Corak klasifikasi yang mempergunakan kode nomor 🔢 yakni 0 untuk masalah manajemen, 1 untuk masalah migas, dan seterusnya sampai 7 untuk masalah kepegawaian, 8 untuk masalah keuangan yang berakhir di nomor 9 akan disesuaikan dengan kode alfa numerik.

Tentunya agenda setting ini akan berdampak signifikan pada praktik pencatatan/registrasi arsip. Selain itu merubah pola pikir pelaksanaan administrasi persuratan di seluruh satuan kerja di lingkungan Kementerian ESDM.

Dinamika diskusi diawali dari paparan draft hasil pembahasan one on one meeting antara biro umum KESDM dengan Sekretariat Ditjen Migas pada tanggal 1 Agustus 2019

Meski dibatasi dengan time line penyusunan sampai dengan akhir Agustus 2019, draft yang telah tersusun memerlukan umpan balik dari unit kerja pemilik bisnis proses yakni direktorat pembinaan program Migas, direktorat pembinaan usaha Hulu migas, direktorat pembinaan usaha hilir Migas dan direktorat teknik dan lingkungan Migas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/05/jenis-arsip-migas-ditjen-migas/

Kehadiran pak Fauzi Budiman selaku tenaga ahli memunculkan pandangan bahwa agar pembahasan klasifikasi dapat lebih komprehensif terkait dengan beberapa peraturan bukan hanya struktur organisasi dan tata laksana melainkan pada uraian jabatan struktural di lingkungan KESDM yang sampai dengan hari ini belum ditetapkan.

Pandangan tersebut sangat beralasan ketika klasifikasi arsip dikaitkan dengan hak akses informasi publik dimana nantinya menjadi acuan sistem keamanan akses (sifat rahasia, terbuka, dan terbatas).

Beliau menambahkan bahwa klasifikasi dengan pendekatan nomenklatur atau hanya berdasarkan fungsi jabatan administrator/eselon tiga sampai dengan fungsi eselon dua masih menumbuhkan kesan sumir jika tidak memunculkan produk administrasi. Hal tersebut akan berdampak pula keberadaan arsip di kala dibutuhkan.

Selain itu, perubahan NSPK pada suatu urusan misal yang selama ini yang terjadi pada urusan perizinan, menyebabkan klasifikasi arsip bakal tidak berguna oleh karena proses bisnis yang sudah hilang dari fungsi jabatan eselon 3 terkait.

Yang lebih penting dari pertimbangan diatas, tenaga ahli yang saat ini menjabat kepala Sub Bagian Informasi Hukum pada Bagian Hukum Ditjen Migas, menekankan terkait pola pikir tanggung jawab atas keberadaan arsip dari sudut pandang produk administrasi.

Jangan sampai terjadi mis kontrol terhadap keberadaan arsip di kala arsip saat ini pada posisi yang sangat penting antara lain untuk alat mengukur akuntabilitas kinerja unit, data dukung key indikator perfomance/KIP, bukti penetapan kinerja/PK suatu jabatan, bahan pengawasan oleh auditor, pembuktian pada ranah hukum sampai dengan memori organisasi publik yang tentunya menjadi konsumsi publik.

Tenaga ahli yang sebelumnya menjabat kasubag kepegawaian menegaskan kembali agar tidak terlalu gegabah dalam penyusunan rancangan peraturan menteri ESDM tentang Tata Naskah Dinas dan Kearsipan jika nanti akan menjadi acuan bukan hanya pada urusan kearsipan namun juga pada urusan organisasi dan tata laksana serta domain pelayanan informasi publik.

Selaku pejabat pengawas di Biro Umum, Wisudowati menanggapi bahwa selain target waktu sampai akhir Agustus 2019, agenda setting untuk menyediakan landasan pelaksanaan urusan kearsipan dalam bentuk peraturan menteri telah dilakukan sejak tahun 2016 (proses yang cukup panjang), sedangkan produk penetapan tersebut sangat diperlukan untuk memperbaiki penilaian kinerja kearsipan (rekomendasi Arsip Nasional RI).

Terkait metodologi penyusunan draft, Kasubag Kearsipan pada Biro umum menambah bahwa memang masih menggali referensi di kala penggabungan tiga instrumen kearsipan yakni klasifikasi, sistem klasifikasi dan keamanan arsip, dan jadwal retensi arsip.

Penyebutan unit pengolah sebagai pada draft lampiran permen tersebut diakui nya sebagai acuan dalam pelayanan informasi kepada publik yang membutuhkan atau dalam hal ini adalah PPID. Termasuk klasifikasi keamanan dan pemilik hak akses dengan penyebutan jabatan pimpinan tinggi, jabatan administrator, jabatan pengawas sampai dengan fungsional tertentu.

Dinamika diskusi semakin memperlihatkan perbedaan pendekatan dalam penyusunan klasifikasi. Penulis turut urun rembug dengan menyampaikan memori tahun 2009 s.d 2010 saat terjadi dinamika forum pada penentuan jenis arsip pada JRA MIGAS ditetapkan oleh Menteri tahun 2011. Kala itu pun terjadi perbedaan pendekatan penyusunan penetapan jenis jenis arsip.Pendekatan analisa fungsi organisasi yang menjadi dasar penentuan jenis arsip kemudian menyasar ke proses bisnis yang dimiliki oleh fungsi organisasi.

Bahkan analisa holistik versus analisa fungsi organisasi pada kajian kearsipan masih menjadi warna yang belum bisa menyatu. Perbedaan metode perumusan penetapan jenis arsip saat ini bukan analisa holistik vs analisa fungsi organisasi saja, namun sudah mengarah kepada produk administrasi (struktur arsip).

Hal tersebut terlihat pada jenis arsip yang ditetapkan pada permen JRA Migas tahun 2011 bahwa nuansa metodologi atau pendekatan nomenklatur, proses bisnis dan juga terdapat beberapa pendekatan produk administrasi.

Akhirnya tulisan ini sekedar memberikan pandangan umum bahwa:
1. Adanya alternatif penyusunan klasifikasi menunggu ditetapkan nya rancangan peraturan menteri tentang uraian jabatan struktural di lingkungan KESDM
2. Meski klasifikasi arsip akan membentuk pola pikir ASN yang dapat dikaitkan dengan kontrol keberadaan arsip sebagai data dukung penilaian kinerja unit dan pejabat, bersuara saat terjadi delik hukum, namun demikian, kondisi saat ini masih jauh panggang dari api.

Demi pemberian dukungan kepada unit pembina disepakati draft sementara, meski nantinya akan terjadi klasifikasi yang tidak ketemu dengan arsip nya. Klasifikasi yang belum memperlihatkan produk administrasi. Klasifikasi yang mempergunakan penamaan nomenklatur untuk menamai jenis arsip.

Meski pendekatan nomenklatur terkesan sumir, namun satu kesatuan berkas yang tidak terpisah merepresentasikan transaksi proses business dalam satu fungsi unit eselon dua.

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Memulai
%d blogger menyukai ini: