Mail Handling, agenda elektronik

Terimakasih mas Yudi, kang Irwan, Toni, Dunong atas ajakan minum jus belimbing campur tomat di kantin Sekjen sembari ngobrol ngalor ngidul, ngomongin cita cita terwujud efektivitas persuratan berbasis TIK.
Rabu, 31 Juli 2019
_——————————–_———-_++++++++

Satu terobosan untuk Reformasi Birokrasi pada area perubahan ketatalaksanaan adalah ketika kewenangan pada unit Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) dapat konsisten mengawal satu aplikasi secara berkelanjutan. Narasi tersebut menjadi pilihan terbaik kala efisiensi dan efektivitas penggunaan anggaran menjadi pendekatan dalam suksesi kepemimpinan.

Dalih efisiensi dan efektivitas mengemuka dalam dua tahun terakhir dari pandangan beratnya ongkos operasional pelaksanaan birokrasi khususnya belanja Teknologi Informasi yang tersebar di seluruh unit pada tiap Satker di lingkungan KESDM.

Keadaan di atas menghentikan perdebatan dan perlombaan diantara Satker di KESDM dalam kerangka kegiatan melalui pendekatan pemanfaatan teknologi informasi. Termasuk pada urusan aplikasi persuratan dinas. Kini tiap unit utama atau satker di lingkungan KESDM menunjukkan dukungan kepada PUSDATIN dalam pengembangan aplikasi persuratan.

Tidak ada yang menghiraukan lagi saat tercium aroma bangkai aplikasi persuratan pada masing masing satker. Tuntutan kebutuhan layanan perkantoran demi untuk terus memberikan dukungan kepada manajemen, cukup menjadi alasan menanti produk baru aplikasi pengurusan naskah dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/30/pengembangan-aplikasi-persuratan/

Penulis tertarik dengan pernyataan pimpinan PUSDATIN, pak Nunung, terkait rencana menempatkan beberapa sampai puluhan pranata komputer untuk memonitor day to day atas keberadaan aplikasi perkantoran.

Pernyataan tersebut disampaikan saat pertemuan dalam Uji coba aplikasi naskah dinas elektronik pada hari Rabu, 31 Juli 2009 di Gedung Heritage KESDM.

Tentu saja penempatan beberapa petugas baik pranata komputer atau programer profesional menjadi pilihan yang lebih baik, dibandingkan saat aplikasi persuratan masih ditangani oleh tiap Satker.

Untuk itu, sejak bulan ketiga menuju ke empat di tahun 2019, dari Bandung terdengar start pembahasan sebanyak dua kesempatan.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/07/pengembangan-aplikasi-persuratan-kesdm/

Meski berasa remedial, belajar mengulang , namun forum telah menggambarkan nuansa baru dalam kekompakan untuk satu tujuan bersama, terbangunnya aplikasi perkantoran yang user friendly dan mencakup seluruh satuan kerja di Lingkungan KESDM.

Respon yang terkesan resisten dari pimpinan forum, tatkala penulis menarasi satu episode dimana terjadi curahan komitmen manajemen/pimpinan tinggi madya yang mendirect secara langsung pembangunan sehingga menghasilkan aplikasi persuratan yang efektif berjalan.

Bukan menjadi preseden yang baik, namun seolah memerintah untuk amnesia atas keadaan sebelumnya.
Apakah ini yang disebut kenyataan, apakah yang lalu sudah menjadi kisah usang yang tak berguna pada cita cita masa mendatang.

Suatu episode komitmen pimpinan sangat membekas di memori penulis yang sebetulnya hanya untuk mengantarkan beberapa pendapat terhadap aplikasi naskah dinas.

Penulis menyampaikan kegelisahan diri dari penentuan istilah “operator” yang dipergunakan sebagai penamaan peran penerima atau petugas pencatat surat masuk. Operator merupakan salah satu role, atau peran pengguna aplikasi persuratan.

Desakan kata kata pimpinan forum yang mendasarkan pada paparan akhirnya melemparkan penulis untuk berkata pada poin penamaan fitur jendela input data surat masuk. Merujuk BAB IV, Permen ESDM No. 42 tahun 2015 tentang pedoman tata naskah dinas.

Dinamika forum berjalan apik meski perdebatan teknis dapat diakhiri dengan fitur manajemen pengguna. Berkali kali penulis hanya bisa menyampaikan peran admin untuk melakukan customize atau pengaturan sesuai karakteristik persuratan tiap satker.

Misal pengaturan surat tembusan, admin pada satker dapat memindahkan surat tembusan dari data surat masuk pada akun pimpinan ke akun lain sesuai permintaan pimpinan yang bersangkutan.

Pengaturan tersebut berada di manajemen pengguna. Seolah melupakan fitur manajemen pengguna, forum terus larut dengan fungsi atau fitur surat masuk dan sedikit gambaran fitur surat keluar.

Di akhir tulisan ini, berharap terjadi penambahan intensitas diskusi sehingga memperjelas distribusi pemahaman πŸ“‘ alur atau work flow atau SOP persuratan dari pemilik bisnis proses ke PUSDATIN.

Secara pribadi, semoga saya dapat menarasikan secara βœπŸ“„ tertulis terkait beberapa alur atau work flow pada sistem informasi persuratan dinas (SIPD) Ditjen Migas pada tulisan berikutnya. Misalnya terkait jurnal disposisi dan seterusnya.

Narasi yang mendudukkan peran persuratan dalam manajemen di birokrasi. Narasi yang dapat memancing diskusi dari kontek kedudukan persuratan dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan.
Narasi persuratan bahwa tidak lain dan tidak bukan, kedudukan persuratan sebagai supporting komunikasi kedinasan yang efisien dan efektif

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Join the Conversation

1 Comment

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: