Aplikasi persuratan

Monev e-surat

Kehadiran Kasubag Tata Usaha Menteri yang mewakili Biro Umum dan perwakilan PUSDATIN KESDM pada acara monitoring evaluasi e surat di lingkungan Ditjen Migas merupakan bentuk koordinasi antar satker dalam Kementerian ESDM.

Acara monitoring dan evaluasi persuratan di Lingkungan Ditjen Migas diselenggarakan pada hari Kamis, 4 Juli 2019 di Gedung Pusat Arsip KESDM Tangerang Selatan.

Peserta rapat adalah perwakilan seluruh sekretariat unit kerja yang membidangi urusan persuratan. Unit kerja tersebut terbagi atas level eselon yakni sedari Dirjen, direktur sampai dengan subdit/bagian.

Monev persuratan yang kedua kalinya setelah bulan Mei tersebut merupakan bentuk aktivitas yang didokumentasikan sebagai bagian kecil bentuk penilaian mandiri Reformasi Birokrasi. Ketetapan tim penilai PMPRB di lingkungan Ditjen Migas mengambil e surat sebagai sampel perubahan tatalaksana bidang teknologi informasi.

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/01/291/

Meski berada pada lingkup Direktorat Jenderal, urusan persuratan terkait erat dengan biro umum KESDM. Pak Irwan selalu salah satu kasubag tata usaha di Sekretariat Jenderal KESDM dalam sambutannya menyampaikan bahwa terkait persuratan di KESDM dilaksanakan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi berupa Aplikasi berbasis WEB.

Semoga di akhir tahun 2019 dapat terwujud aplikasi persuratan yang terintegrasi untuk semua satker di kementerian ESDM. Meski saat ini masih mempergunakan aplikasi versi tiap satuan kerja namun tidak mengurangi semangat dalam penyiapan infrastruktur persuratan yang digawangi PUSDATIN KESDM.

Ditjen Migas menyambut baik penyiapan aplikasi persuratan yang melingkupi seluruh satker di KESDM. Persuratan harus diposisi kan sebagai salah satu urusan ketatalaksanaan yang bertujuan memberikan dukungan manajemen.

Suatu saat aplikasi persuratan versi Ditjen Migas digeser dengan versi Pusdatin, tidak mengurangi makna persuratan yakni pemberian dukungan ketatalaksanaan kepada pimpinan dan unit kerja.

Monev e surat pada Kamis 4 Juli 2019 sepakat agar tiap unit kerja melalui petugas administrasi dan para sekretaris pimpinan dapat melaksanakan dokumentasi surat dengan sebaik baiknya.

Fasilitas dokumentasi surat yang tersedia pada aplikasi surat dapat dipergunakan untuk menyimpan file PDF pada masing masing unit kerja. Dokumentasi surat yang telah dilaksanakan oleh para petugas persuratan saat melakukan penomoran /registrasi surat.

Dalam kurun waktu Januari sampai dengan Juni 2019, ratusan surat yang bertandatangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas telah diregistrasi mempergunakan aplikasi e surat.

Dari ratusan tersebut perlu dilakukan pemindaian yang sebelumnya dilakukan pemilahan sesuai dengan nilai isi informasi. Dokumentasi akan menjamin ketersediaan arsip disaat dibutuhkan unit kerja dan pimpinan.

Trik pemilahan suray antara lain:
– perhatikan tujuan surat
– perhatikan isi informasi surat
– perhatikan kelengkapan berkas sebagai lampiran surat
– perhatian nilai strategis informasi surat
– Abaikan surat seperti permintaan ATK, konsumsi, bahan, kendaraan, dan seterusnya (sifat nya administratif pendukung)
– abaikan surat penugasan rutin
– dan seterusnya

Pada akhirnya, dengan monev e surat dapat memperbaiki layanan perkantoran terkait ketatalaksanaan. Pemanfaatan Teknologi komputer dapat mempersingkat kebutuhan waktu dalam penyajian informasi dan Dokumentasi yang bersumber dari arsip persuratan.

Semoga bermanfaat

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Join the Conversation

2 Comments

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: