Pengembangan aplikasi persuratan

Dalam tiga tahun belakangan ini, kehidupan keseharian tidak bisa dilepaskan dari sarana berbasis teknologi informasi komputer. Misalnya ada rasa enggan untuk naik angkot atau merasa mahal jika naik taksi, kebutuhan transportasi keseharian menuju dan meninggalkan kantor, tersedia layanan jasa gojek dan grab (berbasis teknologi IT)

Bahkan kebutuhan pembayaran pun tersedia layanan yang sama. Penulis hanya ingin menyampaikan bahwa ketersediaan layanan berbasis teknologi tersebut berpengaruh kepada kualitas kehidupan kita sehari hari jika kita memang membutuhkan.

Bagaimana dengan kearsipan???? Apakah kearsipan membutuhkan teknologi IT???, pelaksanaan kearsipan
dapat memanfaatkan teknologi IT, namun apakah pelaku kearsipan membutuhkan layanan berbasis teknogi termaksud.

Penulis pernah mengulas enam tahun silam, tepatnya 31 Januari 2013 pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/01/aplikasi-sistem-kearsipan-dinamis-sikd.html?m=1
Kearsipan diimplementasikan pada pendekatan teknologi informasi komputer yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Meski kita dengar sampai dengan tahun 2018 dari pemberitaan online, aplikasi tersebut terus disosialisasikan dan diberikan kepada seluruh instansi pemerintahan, namun belum dipergunakan oleh instansi penerima (contohnya di instansi tempat kerja penulis 🤭).

Penggunaan aplikasi yang disingkat dengan SIKD pada instansi memerlukan contoh dan bukti bahwa aplikasi user friendly. Atau menjadi catatan penting adalah “apakah ANRI sebagai pengembang aplikasi sudah menerapkan secara utuh aplikasi tersebut?”

Beberapa info teman yang bekerja di ANRI, meski dipergunakan secara konsisten oleh unit penerima surat, namun perekaman surat masuk belum sepenuhnya disambut dengan penuangan disposisi oleh pimpinan atas surat dan nota dinas kepada bawahan. Pimpinan masih menuangkan disposisi berbasis kertas.

Idealnya, setelah surat masuk direkam, pimpinan langsung menuangkan arahan atas surat (disposisi) pada aplikasi termaksud. Pencetakan surat dari aplikasi untuk disodorkan ke meja pimpinan merupakan praktik penggunaan aplikasi yang bukan hanya sangat tidak efektif.

Hal tersebut bisa disebabkan pimpinan tidak membutuhkan aplikasi. Disposisi surat lebih mudah dan nyaman jika mempergunakan media kertas. Surat masih bisa di cetak dan dibaca berupa fisik kertas. Toh tinggal memerintahkan sekretaris. Tidak susah, lebih simpel, malah sebagian pimpinan menganggap Disposisi berbasis kertas lebih cepat ketimbang berbasis teknologi

Maklum kalo pimpinan masih gaptek. Atau bisa jadi aplikasi surat terlalu ribet, tidak simpel seperti aplikasi berbasis andorid saat ini. Aplikasi gojek, tokopedia, bukalapak, lazada.

Penulis berpendapat bahwa teknologi dipergunakan sebagai sarana untuk memenuhi kebutuhan. Pertanyaannya adalah apakah persuratan membutuhkan teknologi?, jika iya, logisnya aplikasi berhasil guna.

Kemudian yang perlu diperdalam adalah apakah seluruh orang yang terkait dengan persuratan membutuhkan teknologi? Siapa saja orang/aktor/pelaku di dalam persuratan? Coba kita sebut dan urai kebutuhan para pelaku persuratan di instansi pemerintahan.
– petugas penerima surat, bisa jadi membutuhkan terkait bukti kerja yg mudah dicetak, bukti kerja yang terdokumentasikan, pencatatan dengan komputer lebih menyenangkan dibanding pencatatan dengan buku,

– sekretaris pimpinan juga membutuhkan untuk dokumentasi persuratan yg handal, tangg dan jam surat masuk yang tepat tidak bisa rubah lagi terkait dengan komputerisasi. Selain itu, dengan pencarian pun menjadi mudah. Namun demikian, masih tergantung pada pimpinan.

– pimpinan yang belum merasa butuh teknologi, ada kemungkinan untuk tidak mempergunakan. Makanya sering kita dapati aplikasi persuratan tidak berkembang.

– pengadministrasi menyesuaikan pimpinan
– arsiparis menerima arsip dalam media apapun

Dari kelima pelaku persuratan, user pimpinan lah yg sering ditemui penulis jadi bukti aplikasi surat tidak berjalan dengan utuh. Surat mandeg di akun pimpinan.

Kalo pimpinan yang mendiamkan surat masuk pada akun nya, sekretaris mau bagaimana?, dan mau mengingatkan terus menerus?, atau mungkin menawarkan agar surat di cetak dan disodorkan di meja pimpinan untuk dilakukan diaposisi?

Terkait hal tersebut, enam tahun yang lalu yakni tahun 2013, penulis membuat ulasan pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/01/kritik-terhadap-penggunaan.html?m=1

Tulisan tersebut menganalisa bahwa pemanfaatan teknologi sebagai bagian dari terobosan untuk memecahkan permasalahan birokrasi yang terlalu berliku liku. Namun demikian, pengembangan aplikasi surat harus mendasarkan pada kebutuhan pengguna, dan termasuk yang utama adalah kebutuhan pimpinan.

Penyediaan sarana persuratan elektronik bukan pada agenda setting, namun pada pemenuhan kebutuhan para pengguna.

Berdasarkan hal hal tersebut diatas lah, ketika penulis ditugaskan untuk mengawal penyediaan aplikasi persuratan elektronik sebagaimana ulasan penulis pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/10/persuratan-elektronik.html?m=1
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Secara langsung pucuk pimpinan mendikte penyediaan sarana pengelolaan surat berbasis teknologi informasi komputer. Hasilnya cukup berhasil guna.

Tantangan kedepan adalah mempertahankan capaian dimana pergantian pimpinan merupakan hal logis dari pengelola organisasi. Apakah aplikasi persuratan tetap dapat exis ditangan pimpinan yang berganti???

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: