Normalisasi Ruang Arsip

Perpindahan seluruh pejabat dan pegawai Direktorat Pembinaan Program Migas (DMB) yang berjumlah kurang lebih 60 orang dari Lantai 6 ke Lantai 10 sejak Januari 2019 masih meninggalkan arsip.

Hal tersebut diungkap Basuki Koordinator tim kebersihan di Ditjen Migas pada WAG “Umum & Kepegawaian” melalui foto foto. Dari keterangan foto tertulis arsip aktif dan penampakan arsip berada di Almari, sebagian sudah di kardus.

Selama proses perpindahan ruang kerja termaksud, tim arsip telah melaksanakan arahan pimpinan (disposisi) atas nota dinas permintaan dan koordinasi penyelamatan arsip antara lain:
– subdit investasi migas (DMBI) yang sebagian besar terkait dengan berkas kemampuan Usaha Penunjang Migas.
– Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri (DMBD) dengan arsip terbanyak pada berkas Impor Barang untuk penunjang industri migas.
– Subdit Kerjasama (DMBK) yang terdiri berkas monitoring hubungan Bilateral, Multilateral dan Organisasi Regional & Internasional.
– Subdit Penyiapan Program (DMBS) yang terdapat berkas Renstra, Alokasi gas, Infrastruktur Gas, Harga Gas, FSRU.

Menurut catatan kami, masih terdapat pending pada Subdit Penerimaan Negara (DMBP) dimana berkas masih berada di Lantai 6. Tim arsip berharap agar ruang tersebut dikunci sebelum nanti terkena jadwal renovasi tahap keempat.

Tim arsip dan kondisi ruang arsip masih berada dalam proses normalisasi setelah menerima arsip dari dua puluh enam (26) unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Proses normalisasi kondisi ruang arsip dilaksanakan dengan pemindahan 471 boks ke Gd. Pusat Arsip KESDM (Tangerang Selatan) dan stock opname arsip yang disimpan pada ruang sewa) Gd. O ANRI di Jl. Ampera Raya Jaksel.

Dengan normalisasi diharapkan terjadi pergeseran tumpukan boks di ruang arsip lantai 4 Gd. Migas sehingga dapat menjaga ketersediaan area pengolahan dan penyimpanan arsip.

Selain kondisi normalisasi, tim arsip terus melakukan pengolahan arsip dengan melakukan uji kontek konten serta struktur. Uji arsip tersebut menjadi landasan dalam penyiangan dan penyortiran arsip yang diharapkan dapat menjamin kualitas sumber informasi arsip.

Selama dua bulan ini (Januari – Februari 2019)Tim arsip telah melaksanakan penyiangan dan penyortiran arsip pada 754 boks. Hasil nya cukup mendukung normalisasi kondisi ruangan arsip yakni menyisakan kurang lebih 440 boks arsip. Artinya terjadi pengurangan volume sebanyak 314 boks (kategori duplikasi dan bahan non arsip)

Rincian penyiangan dan penyortiran arsip adalah sebagai berikut:
– 450 boks arsip persuratan menjadi 311 bok arsip(susut karena proses penyiangan duplikasi)
– 120 boks arsip RKBI/RIB menjadi 47 boks (penyortiran menyisakan arsip produk administrasi penandasahan)
– 214 boks arsip pengangkutan migas menjadi 68 boks (penyortiran menyisakan arsip bertandatangan pejabat dan petugas evaluator perizinan)
– 70 arsip penyimpanan migas menjadi 14 boks

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Join the Conversation

2 Comments

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: