Administrasi Perkantoran

Senin 11 Februari 2019, Mahasiswi Magang di Unit Kearsipan Ditjen Migas menanyakan Struktur Organisasi dan Tata Kerja dari Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Bagi ASN, mungkin saja informasi pada tulisan ini sudah tidak asing, namun demikian penulis mencoba manyajikan sebagai bahan informasi kepada mahasiswa magang.

Berdasarkan Peraturan Menteri ESDM 18/2016, Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi Ditjen merupakan salah satu bagian di Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Bentuk dukungan administrasi kepada berlangsungnya kantor Ditjen Migas yang diemban oleh Sekretariat Ditjen Migas secara fisik akan bertumpu kepada Bagian Umum, Kepagawaian, dan Organisasi.

Penulis berpendapat bahwa dukungan administrasi kepada Ditjen Migas termaksud dapat terlaksana dengan baik jika terdapat juga didalamnya aktivitas layanan operasional perkantoran ,fisik gedung kantor dan manajemen pegawai, organisasi, serta ketatausahaan.

Wajar jika Jumlah pegawai di bagian umum, kepegawaian dan organisasi hampir sama dengan jumlah pegawai satu unit Direktorat.

Pejabat Administrator atau pejabat eselon tiga yang memimpin unit kerja ini disebut Kepala Bagian. Saat ini di jabat oleh Bapak Mukti Yunarso.

Seorang Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dibantu oleh tiga orang pejabat pengawas atau tiga orang pejabat eselon empat.

Untuk pelaksanaan urusan layanan operasional perkantoran dan urusan fisik gedung, Kepala Bagian di bantu oleh pejabat pengawas yang saat ini dijabat oleh Bapak M. Cholid. Sedangkan pejabat pengawas sub bagian kepegawaian dan organisasi dijabat oleh Akhmad Fauzi Budiman. Pejabat pengawas di dub bagian tata usaha dijabat oleh Ibu Roosriani.

Sebagaimana Kerangka Acuan Kerja pada RKAKL tahun 2017, perkantoran Ditjen Migas yang berada di Gedung Migas (sebelumnya bernama Gedung Plaza Centris) ditunjang beberapa prasarana yang harus tersedia antara lain layanan operasional seperti langganan daya listrik PLN, Penyediaan Air Bersih, Pengelolaan Air Limbah, Jaringan Telepon dan siaran televisi, Jasa Kebersihan, Jasa Keamanan, Jasa Teknisi Sipil, Jasa Teknisi elektro, Jasa Boga (kantin), Jasa Pengemudi, Jasa Pramu kantor dan Jasa perbaikan peralatan kantor lainnya.

Tak lupa keperluan sehari hari perkantoran yakni adanya barang persediaan berupa alat tulis kantor dan obat obatan pada klinik umum dan klinik gigi serta penyediaan BBM kendaraan operasional dan perawatan kendaraan dinas.

Selain prasarana di atas, sarana kerja seperti ruang kerja antara lain adanya komputer, printer, sound system, Televisi, Handy Talki, Televisi, screen projector 📽, mesin foto copy, work station atau meja kursi, kulkas, peralatan pantry, dispenser diperlukan perawatan tahun berjalan atau pembaharuan sebagaimana kaidah umur barang milik negara.

Pada manajemen kepegawaian terdapat pelaksanaan pengadaan pegawai, penempatan, rotasi dan mutasi, orientasi calon pegawai dan magang, urusan pendidikan kilat, pengurusan administrasi pegawai antara lain rekap kehadiran terkait dengan gaji tunjangan serta uang makan, kenaikan pangkat dan gaji berkala, Laporan Harta Kekayaan ASN dan Penyelenggara Negara, penilaian kinerja jabatan fungsional, Kompilasi Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

Pada Urusan organisasi terdapat penyusunan SOP, analisa beban kerja, uraian jabatan, informasi jabatan, Penilaian kinerja pejabat, bezzeting, pembahasan pengisian jabatan, reorganisaai, Penilaian Reformasi Birokrasi, ketatalaksanaan, serta manajemen perubahan

Sedangkan ketatausahaan menangani persuratan, kesekretariatan pimpinan, pengurusan dokumen perjalanan paspor dinas dan visa, tata naskah dinas, kearsipan, pengaturan rapat dinas dan upacara bendera.

Selain itu terkait dengan pengadaan langsung, meski mulai tahun 2018 struktur organisasi pengadaan diturunkan ke unit Direktorat, Bagian Umum kepegawaian dan organisasi masih mengkoordinasikan pengadaan barang inventarisasi kantor.

Berbagai macam urusan tersebut di atas dilaksanakan oleh pimpinan beserta staf atau jabatan fungsional umum dan tertentu. Jabatan fungsional tertentu yang berada di bawah Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi antara lain analis kepegawaian, arsiparis, pengelola Pengadaan barang/jasa, pengelola Barang Milik Negara, Pengadministrasi umum, pengolah data analis tata usaha dan sekretaris.

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Join the Conversation

2 Comments

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: