19,5 Ton Bahan non arsip Keluar dari Gd. Migas

Selama tahun 2018 Kearsipan Ditjen Migas telah memberikan kontribusi untuk dukungan manajemen internal. Dengan peran pada lini layanan perkantoran, kearsipan telah memberikan kontribusi bagi keteraturan dan kerapian ruang kerja. Bukan hanya pada area administrasi perkantoran saja, bahkan dari sisi keamanan gedung, peran kearsipan menjadi kegiatan yang dapat mengurangi beban gedung.

Melalui kegiatan kearsipan kurang lebih 19, 5 Ton bahan non Arsip telah dikeluarkan dari Gedung Migas. Hal tersebut secara tidak langsung telah mengurangi beban Gedung sehingga dapat mendukung terjadi nya keselamatan.

Kegiatan Renovasi pada sebelas lantai pada Gedung Migas dengan lebih dari 30 ruang kerja pun dapat sukses dengan peran kearsipan. Meski hanya peran kecil, namun jika ruangan masih terdapat dokumen, kita bisa asumsi kan, kontraktor akan mengalami kesulitan dalam memulai pekerjaan.

Pemindahan dokumen yg terjadi pada seluruh unit kerja, memerlukan kepastian tersimpannya, arsip negara. dalam hal ini, layanan kearsipan menjadi kebutuhan yang mendesak.

Jika bercerita renovasi total gedung kantor, kita mendapat melihat sekjen KESDM, tumpukan arsip di Aula Gedung Pusat Arsip KESDM yang masih eksis sampai hari ini. Bisa dibayangkan jika tidak terdapat aula yang mampu menampung arsip Sekjen KESDM.

Layanan penataan arsip pun didatangkan untuk memberikan solusi pemindahan arsip sebagai dampak renovasi gedung sekjen, namun di Gedung Migas, dapat berjalan dengan kegiatan penataan rutin.

Minggu pertama di tahun 2019, tim arsip disibukkan dengan arsip dari unit Direktorat Pembinaan Program Migas atau yg disingkat dengan DMB. Sejak minggu terakhir di tahun 2018, pak Triono sebagai pengadministrasi umum pada Sub Direktorat Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri yang berkode unit DMBD telah menghubungi kami sebagai tim arsip untuk mengambil arsip.

Unit termaksud akan menempati ruang kerja baru sebagai hasil renovasi gedung. Letak ruangan DMBD di lantai 6 Gd. Migas akan berpindah ke lantai 10.
Sebagaimana disposisi Kepala Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi, tim Arsip memindahkan ke ruang arsip lantai empat gedung migas.

Kami sebagai tim arsip ditjen migas harus sigap untuk melaksanakan arahan pejabat administrator yang menaungi layanan perkantoran. Dalam hal layanan kearsipan, tim arsip telah berbagi tugas.

Tugas untuk mengambil arsip dari unit adalah gondo, alif, dan Avis. Keterbatasan staf di unit pengolah menarik untuk kami dalam menjalankan tugas sebagai bagian dari layanan perkantoran. Biasanya arsip telah di pack ke dalam kardus besar, namun kali ini arsip masih berada di tempatnya pada unit pengolah.

Secara ideal dalam petunjuk tenis kearsipan, pemindahan arsip dari unit pengolah dilaksanakan oleh staf pada unit pengolah dan diterima oleh petugas pada ruang arsip. Pemindahan tersebut disertakan daftar arsip dan dilengkapi dengan berita acara.

Dengan latar belakang kondisi pada kantor Ditjen Migas, maka unit kearsipan menentukan terobosan untuk jemput bola. Tim arsip secara aktif menjemput arsip yang berada di unit pengolah. Hal tersebut didasarkan pada alasan yakni antara lain:
1. keterbatasan staf pada unit pengolah
2. Keadaan akan pindah ruangan kerja
3. Jika tim arsip tidak aktif, maka akan didahului tim cleaning service
4. Cepat menyelamatkan arsip sama dengan cepat menyelamatkan aset organisasi
5. layanan internal

Gondo dkk mengambil arsip menggunakan troli 🛒. Arsip ditempatkan pada container dan ditulis kode unit. Tim lainnya di ruang arsip bersiap untuk mengolah dg pemilahan dengan uji arsip.

Sdr. Kasmari memilih milah berdasar kelompok arsip. kelompok tersebut antara lain:
– dokumen pelelangan umum dari tahun 2006 s.d. 2014
– berkas penandasahan Tenaga kerja asing bidang migas tahun 2016 s.d 2017
– Berkas Rekomendasi Impor Barang yg dipergunakan untuk menunjang industri migas 2016 s. d 2018
– Ijin Pembukaan Kantor Perwakilan Badan Usaha Tetap (Perusahaan Asing) sampai dengan 2018
– Berkas perencanaanaan anggaran sampai dengan tindak lanjut pengawasan internal (itjen) dan eksternal (BPK)
– Berkas pelaksanaan anggaran seperti DIPA sejak tahun 2003 s. d. tahun 2016
– Berkas Koperasi KPDM tahun 2003 s. d. 2006
– Laporan Kegiatan kajian atau konsultan atau pekerjaan yang dilaksanakan oleh pihak ketiga atau rekanan.
– Persuratan (surat masuk, Nota Dinas Undangan
– copy pertanggungjawaban perjalanan dinas tahun 2010 s.d. 2017
– laporan perjalanan dinas sejak 2009
– laporan tim dan laporan kegiatan
– Laporan tingkat komponen dalam negeri tahun 2010 s. d. 2014

Rabu, 3 Januari 2018 menjelang pulang, haji Tatang bilang bahwa hari ini telah dapat empat karung. Hasil yang cukup banyak dibanding hari hari biasa dengan rata rata satu karung saja.

Barang yang masuk karung adalah kertas putih yang telah dipisah berdasarkan jenisnya. Kertas tersebut merupakan hasil aktivitas merapikan dari rekan kerja yang bernama pak junaidi alfin dan pak mikun.

Mereka berdua adalah tambahan tenaga baru yang tertarik untuk bergabung dengan tim arsip. Sebetulnya jabatan mereka adalah driver, sama dengan haji Tatang.

Bahan kerja yang dirapikan oleh pak junaidi Alvin dan pak mikun adalah bahan non arsip sebagai hasil hasil uji arsip yang dilaksanakan oleh arsiparis Penyelia ditjen migas.

Bahan dan material tersebut antara lain duplikasi, map kosong, bahan cetakan, referensi, buku, majalah, leafleat, lampiran terpisah atau kacau dari suatu Berkas permohonan penandasahan/rekomendasi/ijin yg telah habis masa berlaku.

Selain bahan non arsip, terdapat ikutan arsip dimana kelompok arsip pernah dimusnahkan sebagaimana ditetapkan oleh Keputusan MESDM bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM. Berka tersebut adalah rekomendasi penggunaan tenaga kerja asing (salah satu rekomendasi migas yg telah di putus melalui peraturan MESDM untuk dihilangkan dari tugas ditjen migas).

Selain itu kelompok berkas penandasahan impor barang yg dipergunakan sebagai penunjang industri migas. Berkas tersebut menjadi bagian dari pengukuran tingkat komponen dalam negeri dalam rangka pemberdayaan potensi dalam negeri.

Hari Kamis 3 Jan 2019 kembali mendapatkan empat karung bahan non arsip. Dari Ratusan odner yg sudah dipindahkan ke ruang arsip, sebagian besar berkategori duplikasi.

Bahan yg telah lolos uji arsip kemudian di cek kembali kedalam data arsip. Adalah kelompok laporan dipa (projek yg dilaksanakan pihak ketiga). Selain itu juga kelompok dokumen lelang untuk dicek perusahaan pemenang.

Pengecekan berdasar daftar arsip atau aplikasi arsip digital dilaksanakan oleh Sdr. Juli Supadmo. Kelompok dokumen lelang akan didata hanya pada arsip pemenang lelang (pekerjaan sebelum 2016). Arsip lelang untuk perusahaan yang kalah, akan masuk menjadi kategori non arsip.

Sedangkan kelompok Laporan Dipa yang dilakukan input data adalah yang belum pernah dilakukan input data. Artinya jika sudah terdapat data, maka bahan yang diketemukan dianggap sebagai bahan non arsip (duplikasi).

Baik seri Dokumen lelang dan laporan dipa, perhatian uji arsip mempergunakan data nilai dan jenis proyek. untuk proyek yang bersifat infrastruktur akan mendapat perhatian dalam penyimpanan.

Nilai pekerjaan yang lebih dari milyar akan menjadi sorotan utama dalam uji arsip. ke berhati hatian dalam melakukan uji arsip menjadi titik tolak penemuan kembali jika suatu waktu arsip dibutuhkan.

Melalui tulisan ini, kami sebagai tim arsip berpendapat bahwa bahan dan material yang dicurigai sebagai arsip, ternyata lebih dari 60 persen merupakan bahan non arsip.

Bahan non arsip yg telah berhasil kami pilah dan keluarkan dari gedung MIGAS selama tahun 2018 kurang lebih 19, 5 ton. Berat Bahan non arsip tersebut cukup signifikan untuk memberikan penyegaran daya tahan gedung.

berikut adalah catatan bahan non arsip yang telah berhasil di pisahkan dari arsip dan juga telah dikeluarkan dari gedung migas.
30 Des : 1,057, 9 Des : 1.025, 11Nov : 1,007, 30 Sept : 1,302, 11 Sept : 1.000, 2 Sept : 1.008
19 agustus : 1,564, 12 agustus : 1,766, 4 Agustus 2018 : 1.340, 28 Juli 2018 : 1.115, 22 Juli 2018 : 1.850, 30 Juni : 1.453, 29 April : 1.110, 24 Feb : 1.307, 4 Feb : 943, 2 Jan : 686

Iklan

Diterbitkan oleh Nurul Muhamad

Arsiparis Ditjen Migas

Join the Conversation

4 Comments

Tinggalkan komentar

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda di WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: